Vi på HOME of Recruitment förespråkar som bekant ett kompetensbaserat arbetssätt när det kommer till rekrytering, och vi kan faktiskt inte ens när vi verkligen anstränger oss se några baksidor i detta sätt att arbeta med rekrytering. Men det finns så klart ett gäng utmaningar! Här är fyra utmaningar som vi identifierat och våra förslag på lösningar för att hantera dessa. Att kompetensbaserad rekrytering är det enda rätta enligt oss, betyder inte att vi inte kan se att det finns utmaningar med arbetssättet. Här listar vi dem och våra förslag till hur de kan hanteras.
Utmaning 1: Kompetensbaserad rekrytering är trots allt bara en metod
Först och främst. Ingen metod för rekrytering är perfekt. En utmaning med kompetensbaserad rekrytering är att hantera förväntan på just kompetensbaserad rekrytering. Om förväntan är att metoden ska ge felfria anställningsbeslut, top notch kandidatupplevelser för precis alla och alltid och att det från införandet av kompetensbaserad rekrytering ska vara noll diskrimineringsärenden någonsin, ja då är besvikelsen nära.
Vi på HOME of Recruitment har extremt (unikt?) höga ambitioner när det gäller att arbeta kompetensbaserat. Och vi om några behöver därför ständigt påminna oss själva om att det faktum att vi alltid gör vårt yttersta för just det, också alltid innebär att rekryteringen blir bättre än om vi inte hade brytt oss. Det ger oss tröst och minskar prestationsångest. Därtill påminner vi oss ofta om att det inte finns några verktyg eller metoder som är fulländade. Ingen metod passar alla kandidater och ingen metod är superduper valid. Alla metoder missgynnar vissa kandidater och alla metoder har sina begränsningar.
Några bra frågor att ställa sig själv och andra involverade i rekryteringsarbetet är ”vilka alternativ till vad vi nu valde att göra finns, och hur bra hade dessa alternativa sätt varit?” och ”givet vad vi har att tillgå, vilket alternativ är det bästa?” Att inleda rekryteringen med personlighetstester för screening kan så klart innebära att vi missar kompetenta kandidater eftersom tester inte är hundraprocentigt träffsäkra, men om alternativet i är att utifrån (o)personliga brev försöka dra slutsatser kring kandidaternas personlighetsdrag hade resultatet blivit riktigt uselt och många sökande hade diskriminerats och vi hade missat våra guldkorn.
Utmaning 2: ”Kompetens” är ett subjektivt begrepp
En annan utmaning med kompetensbaserad rekrytering är att ordet ”kompetens” inte har en tydlig definition och därmed otaliga subjektiva betydelser. HOME of Recruitments definition av ”kompetens” är förmågan att omsätta erfarenheter, kunskaper, personliga egenskaper och problemlösningsförmåga i framgångsrika beteenden, i både den aktuella rollen och i den miljö där man agerar.
Men även när definitionen av kompetens är gjord så är beteenden tyvärr inte något som enkelt kan observeras eller mätas. Alla vet också att olika adjektiv betyder olika saker för olika människor. ”Samarbetsorienterad” är en sak för mig och en annan för dig. Likväl är påståenden som ”goda kunskaper i Excel” eller ”god ledarförmåga” både relativa och subjektiva. Detta skapar problem när vi ska försöka mäta kompetenserna objektivt och bedöma vilken kandidat som har mest av den ena eller andra.
För att hantera denna utmaning behöver mycket tid läggas på att tillsammans bena ut vad som menas med exempelvis ”samarbetsorienterad” under kravprofilsarbetet. Det gäller att alla involverade har så stor samsyn som möjligt, både rekryteraren, chefen och andra involverade i rekryteringsarbetet. Kommer vi ha fullständig samsyn om vi gör det här kompetensbaserat? Nej, vi är fortfarande subjektiva individer, men att vi ägnar tid åt att bryta ner de abstrakta kompetenserna i mer konkreta beteenden gör stor skillnad.
Vi använder oss av HOME of Recruitments kompetensramverk när vi gör detta. Genom att utgå från dessa tolv adjektiv och påbörjade definitioner av hur adjektiven tar sig uttryck i form av beteenden, kan vi komma längre i kravprofilsarbetet. Vårt kompetensramverk hjälper oss också att skapa struktur för våra kompetensbaserade intervjuer, arbetsprov, referenstagningar och bedömningarna av desamma. Här hittar du mer information om HOME of Recruitments kompetensramverk, vad som krävs för att använda det i era rekryteringar och i vilka systemstöd för rekrytering som du hittar det.
Utmaning 3: Vi vet sällan vad som är avgörande för framgång i en viss roll
En annan utmaning med kompetensbaserad rekrytering är att det är svårt att veta vad som exakt är avgörande för att lyckas i en viss roll. Vad är det som krävs för att prestera på en hög nivå? Hur vet vi att samarbetsorientering bidrar till framgång? Hur har vi kommit fram till kraven i kravprofilen?
Få arbetsgivare har tydliga och objektiva KPI:er kopplade till prestation. Och om vi inte har fakta att basera valet av kompetenser på blir det lätt spekulationer. Därtill är det många roller som är nya för oss när vi ska ta fram kravprofilen. Eller så inser vi att rollen kommer att ändras snabbt över tid, och att det blir omöjligt att veta vad som krävs, och vad som är ett framgångsrikt beteende, om ett halvår in i tjänsten.
Bästa lösningen på denna utmaning är att validera att kompetenserna som definierats i kravprofilsarbetet och därmed rekryterats utifrån, sedan också är vad som på riktigt kopplas till arbetsprestation i rollen. Om det redan finns många personer med den aktuella rollen i verksamheten, och det finns objektiva prestationsindikatorer för dessa personer, är processen ganska enkel. Mät kompetensen hos de anställda, på samma sätt som den avses mätas i rekryteringsprocessen, till exempel med testverktyg. Undersök därefter relationen mellan kompetens och prestation. Detta är något som Aon, en av våra samarbetspartners, har mycket erfarenheter av att hjälpa sina kunder med.
En sådan validering kan vara svår att göra eftersom den tar tid och kräver resurser och kompetens. Valideringen kan också vara omöjlig att göra, om det är för få personer i verksamheten som redan har rollen och/eller om det saknas prestationsdata. Då får man, som de absolut flesta också gör, helt sonika förlita sig på tidigare och generell forskning, som lösning på utmaningen. Vi får alltså utgå från att det som forskningen visar på generell nivå också till stor del gäller för oss, på lokal nivå. Vi får alltså anta att samvetsgrannhet förutsäger generell arbetsprestation, eller att en hög begåvning förutsäger arbetsprestation i en komplex roll eller i en tjänst där mycket nytt ska hanteras eller läras in på kort tid av den person som får jobbet. Vill du fördjupa dig i detta så hittar du ett antal poddavsnitt, bland annat: Intervju med Sofia Sjöberg, Personlighetstest, Intervju med Anders Sjöberg och Att välja testleverantör för att nämna några avsnitt av Rekryteringspodden där vi tar upp testverktyg.
Utmaning 4: Vi är subjektiva med förutfattade meningar och fördomar
En stor utmaning med kompetensbaserad rekrytering – vilket såklart är en ännu större utmaning med ”ogenomtänkt, magkänsla-baserad rekrytering” – är att vi människor är subjektiva. Så länge människor på något sätt är involverade i rekryteringsarbetet kommer vi aldrig att ha en objektiv, fördomsfri rekryteringsprocess. Att vi är subjektiva i rekryteringsarbetet visar sig exempelvis genom att olika personer bedömer samma intervju på olika sätt. Det finns med andra ord en brist i själva mätinstrumentet. Och oavsett hur mycket träning vi har i rekryteringshantverkets alla moment, visar forskning att vi bedömer kompetens på olika sätt. Vi har kognitiva begränsningar och vi påverkas dessutom undermedvetet av irrelevanta faktorer. Det kan handla om hur lik kandidaten är oss själva, första intrycket, vår egen sinnesstämning och helt knasiga saker som personens längd, ålder och vikt.
För att hantera denna utmaning finns det dock en hel del saker vi kan göra:
Designa din urvalsprocess väl
För det första behöver vi använda oss av bra urvalsmetoder för att mäta kompetensen vi söker. Vi kan inte nog understryka vikten av att tänka till kring din design av urvalsprocess, för att öka chanserna för en träffsäker och inkluderande rekrytering. Att ha perspektivet ”vilka guldkorn kommer att identifieras och väljas fram med detta steg i urvalet?” är klokt. Alla steg i urvalet kommer att gynna respektive missgynna vissa kategorier av kandidater. Tiotusenkronorsfrågan är vilket urvalssteg som gynnar de kandidater du är på jakt efter i just din rekrytering.
Vi behöver alltså komplettera intervjuer med exempelvis arbetsprover, referenstagning och tillförlitliga tester. Den metod som har högst validitet (=bäst på att förutsäga framtida arbetsprestation) bör placeras först i ordningen, och de mest subjektiva bedömningarna bör ligga så långt bak i processen som det går. Att placera en urvalsmetod med hög validitet tidigt minskar risken för att du med din subjektivitet råkar välja bort fel kandidater. Självklart är det oerhört viktigt att de eventuella testverktyg som används är valida och bygger på relevant forskning.
Utbilda de som är involverade i rekryteringsarbetet
Säkerställ att de som är involverade i att rekrytera får utbildning kring bias och kandidatupplevelse, och träning i intervjuteknik och bedömning. Det gäller alltså inte bara rekryterare och HR, utan även rekryterande chefer. För att kunna förhålla sig någorlunda objektiv är det helt avgörande med medvetenhet om sina egna begränsningar och fördomar. Om man inte är medveten om detta finns heller inga incitament att hålla sig till en framtagen struktur eller process, vilket både påverkar kvalitet i urvals- och anställningsbeslut, och era kandidaters upplevelse av ert varumärke utifrån vad de får vara med om under rekryteringens gång.
Använd mekanisk bedömning
Sträva efter en så mekanisk bedömning av alla kandidater som möjligt. Genom att gradera kandidaternas matchning mot de olika kompetenserna i kravprofilen höjs kvalitén i ditt beslutsunderlag. När du använder en skala för din bedömning, och på så vis tvingar dig själv och övriga involverade i rekryteringsarbetet, att fundera över hur väl kandidaten motsvarar det som söks får du ett mycket mer underbyggt underlag för dina urvalsbeslut. Testverktyg för rekrytering ger per definition en gradering av kandidatens svar. I en kompetensbaserad intervju bör du applicera samma systematik. När du funderar över i vilken grad det du hört och antecknat under intervjun motsvarar det du vet att du är ute efter i ditt rekryteringsarbete, ökar chanserna för att beslutet baseras på relevant information snarare än generella intryck. Forskning visar att mekanisk bedömning är överlägsen en så kallad intuitiv (mänsklig) sådan.
Bör vi arbeta kompetensbaserat?
Det finns case-studier som stödjer många av de fördelar som kompetensbaserad rekrytering innebär, och därtill har vi på HOME of Recruitment vid det här laget väldigt många egna exempel från verkligheten där kompetensbaserad rekrytering bidragit med både bättre kandidatupplevelser, ökad mångfald, kortare ledtider, minskade kostnader och sist men inte minst mer träffsäkerhet i anställningsbesluten.
Sammanfattningsvis kan vi konstatera att kompetensbaserad rekrytering en väldigt bra, men såklart inte helt perfekt, metod. Arbetssättet har sina utmaningar och begränsningar, men när vi är medvetna om dessa och vet hur vi ska hantera dem är arbetssättet överlägset de alternativ som finns.
Idag använder många verksamheter rekryteringsmetoder som helt saknar vetenskapligt stöd, och det vill vi på HOME of Recruitment förändra. Vår förhoppning är att tillsammans med våra kunder ta steg i rätt riktning. Vi får kompetensbaserad rekrytering att ske i verkligheten, genom att göra det som är komplext och avancerat till förståeligt och användbart i vardagen.
Alla steg i rätt riktning är bra steg att ta
Vill du veta mer om hur vi hjälper arbetsgivare i både privat och offentlig sektor att dra nytta av allt vad kompetensbaserad rekrytering innebär, är du alltid varmt välkommen att kontakta oss. Du kan också läsa mer om vad några av våra uppdragsgivare sagt om våra samarbeten här på vår blogg.
Jag hoppas att du har nytta av innehållet i denna text, att du känner dig stärkt i att alla steg i rätt riktning är bra steg att ta - oavsett hur små de är - och önskar dig stort lycka till i ditt arbete för rättvisa, kandidatvänliga, träffsäkra och inkluderande rekryteringar!
Kompetensbaserad rekrytering enligt oss
Om du vill veta mer om hur vi på HOME of Recruitment ser på kompetensbaserad rekrytering kan du läsa om det i den här artikeln - Vår definition av kompetensbaserad rekrytering.
Josefin Malmer, grundare & konsult
