Ett stort rekryteringsarbete i en samhällsviktig myndighet och rejält kapade kostnader när färre rekryteringsprocesser behöver avbrytas. Det kan sammanfatta samarbetet mellan Post- och telestyrelsen (PTS) och HOME of Recruitment.
Post- och telestyrelsen, PTS, är en myndighet som under de senaste åren vuxit och fortsätter att få fler medarbetare. De senaste åren har antalet medarbetare fördubblats. Idag arbetar cirka 460 personer i myndigheten och ser en fortsatt stor tillväxt.
Bakgrunden till tillväxten är den digitala utvecklingen och det förändrade omvärldsläget som innebär att myndighetens uppdrag blir allt mer komplext, det tillkommer nya uppdrag och nya samverkansområden som behöver omhändertas.
PTS arbetar för säker och tillgänglig kommunikation i Sverige inom områdena elektronisk kommunikation och post. Myndigheten bidrar till en trygg digital omställning genom samverkan, främjande insatser, reglering och tillsyn.
"Post och telestyrelsen är ett fint exempel på hur vi kan hjälpa en kund att verkligen utveckla det interna TA-arbetet på så många olika sätt, det tycker vi är jätteroligt!”
Anki Stafwerfeldt, grundare & konsult, HOME of Recruitment
Snabb tillväxttakt och stort ansvar för Talent Acquisition.
I den här tillväxtresan är Talent Acquisition centralt. Tidigare har rekryteringen skötts av myndighetens HR-partners, vilket, med ökande tillväxt, tog allt mer av deras arbetstid. Sofia Linden Falkenlöv, HR-specialist, blev den första renodlade rekryteraren som kom in för att ansvara för rekryteringsprocessen. Hon klev ombord i mars 2023 och sedan dess har det hänt mycket.
"Det stod snabbt klart att vi behövde bli fler inom TA. Idag är det tre personer som arbetar heltid med rekrytering och jag som både rekryterar men också lägger en stor del av min tid på att utveckla processen samt på utveckling av myndighetens Employer Brand. Vi har just nu också en konsult från HOME of Recruitment som resurs i rekryteringsarbetet."
PTS såg ett behov av att dels kunna få strategisk rådgivning kring rekrytering, dels kunna utveckla och vidmakthålla kompetensen för samtliga rekryterande chefer men också att kunna få stöd för att snabbt kunna växla upp, till exempel vid högt tryck.
"Detta var grunden till den upphandling som vi gick ut med och som HOME vann", säger Sofia Linden Falkenlöv.
"Av HOME of Recruitment får vi ett helt paket med strategiskt stöd."
Med HOME of Recruitments hjälp har PTS rekryterat två HR-specialister med inriktning rekrytering. Idag finns ett avtal där myndigheten kan avropa tjänster inom andra områden, exempelvis har samtliga chefer fått gå en utbildning i kompetensbaserad rekrytering i linje med myndighetens nya rekryteringsprocess. Utöver en inhyrd konsult får PTS vid behov stöd vid chefsrekryteringar.
"Hos HOME of Recruitment sitter den kompetensbaserade metodiken i ryggraden. Det var viktigt för oss när vi nu ska arbeta kompetensbaserat i myndigheten. Av HOME of Recruitment får vi ett helt paket med strategiskt stöd, konsulthjälp och digitala utbildningar och utbildningar på plats. Vi slipper gå till olika leverantörer och får samma stöd och utbildning till alla chefer."
Sofia Linden Falkenlöv, HR-specialist, PTS
Anki Stafwefeldt från Home of recruitment flikar in:
"Post och telestyrelsen är ett fint exempel på hur vi kan hjälpa en kund att verkligen utveckla det interna TA-arbetet på så många olika sätt, det tycker vi är jätteroligt!"
Kraftigt sänkta kostnader för avbrutna rekryteringsprocesser.
I statlig rekrytering är vikten av en väl framtagen kravprofil om möjligt ännu viktigare än i privat rekrytering. Behöver man ändra kraven längs vägen måste nämligen hela rekryteringsprocessen göras om. Det innebär stora kostnader vid en avbruten rekrytering. På PTS ökade antalet avbrutna rekryteringar efter pandemin, och låg som högst på 31 procent, det var ett viktigt fokus att vända den trenden.
Idag läggs stor vikt vid att få kraven rätt direkt och den nedlagda tiden i början av processen lönar sig, för idag är antalet avbrutna processer nere på 14 procent och sjunker stadigt, berättar Sofia Linden Falkenlöv.
"Det innebär att vi har kunnat undvika stora kostnader genom att förbättra kravprofilsarbetet."
Framgångsfaktorer: bygga relationer och förtroende.
En stor del i det framgångsrika TA-arbetet på PTS beror på goda relationer och ett envist missionerande av den kompetensbaserade förhållningssättet, menar Sofia Linden Falkenlöv.
"Man måste lära känna organisationen innan man börjar införa förändringar. Trots att jag kom från en annan myndighet så tog det ett halvår innan jag kunde gå in och förändra. Först behöver man bygga relationer och förtroende."
Inte minst eftersom många chefer tycker att de själva är bra på rekrytering och därför ”vet” hur det borde gå till.
"Vi som är TA-experter behöver lyssna och bemöta chefer med ödmjukhet och evidens. När man förklarar varför man gör på vissa sätt och vad det kan leda till så brukar det landa bra."
"Vi ville samla stödet kopplat till hela vårt rekryteringsarbete och inte behöva gå till olika leverantörer för olika typer av stöd", säger Sofia Linden Falkenlöv på PTS.
Vad samarbetet med PTS hittills innefattat:
- Inhyrning av inhouse TA-konsult med förslag på utveckling framåt
- Strategiskt stöd och hjälp med utveckling
- Utbildning för TA-teamet och alla inom HR
- Utbildning för samtliga chefer, både med e-learning och klassrumstillfällen
Vill du också ha hjälp och stöd i ert Talent Acquisition-arbete? Kontakta oss så hittar vi bästa tänkbara upplägg för er utifrån era förutsättningar och behov.
