I ett företag där rätt kompetens på rätt plats är avgörande, behövs en stark Talent Acquisition-funktion. Med visionen att skapa en centraliserad och senare även global TA-struktur, inleddes ett samarbete mellan AFRY och HOME of Recruitment. Det blev en förändringsresa som tog verksamheten från olika arbetsmetoder, varierande kvalitet och skiftande prisstrukturer, till en enhetlig, kostnadseffektiv och kvalitetssäkrad TA-funktion. Läs mer om samarbetet, hur vi tillsammans navigerade genom förändringsprocessen, och hur AFRY arbetar idag med sin centraliserade TA-funktion.
Välkommen till en värld konstruerad av AFRY
AFRY är ett svenskt företag som erbjuder ingenjörs-, design- och rådgivningstjänster inom tre huvudsakliga sektorer: infrastruktur, industri och energi. Med sin breda kompetens täcker de hela livscykeln i ett projekt genom rådgivning, projektledning, design, samt supporttjänster inom områden som hållbarhet, digitalisering och projektfinansiering.
Vi besökte deras Stockholmskontor för en intervju med HR-chefen Sara Klingenborg, för att prata om den förändringsresa de genomfört kopplat till talangförsörjning.
OM AFRY
Företag: AFRY, ingenjörs- och designföretag
Antal medarbetare: 19 000
Länder: kontor i 40 länder
Nettoomsättning: 24 miljarder SEK
Arbetsgivare: nummer #6 på Universums lista "The most attractive employere of 2022" (Bsc Engineering) och #1 som mest populära arbetsgivare bland forskare
Manifest: Engineered by AFRY
Vision: Making Future
Intervju med Sara Klingenborg, HR-chef och Executive Vice President
Sara Klingenborg har jobbat på AFRY sedan 2015 och är Executive Vice President och HR-chef. Hon är en nyckelfigur inom företaget, och har med sig en gedigen bakgrund inom rekrytering.
“Jag är från rekryteringsbranschen, och började jobba med rekrytering när jag examinerades från PA-programmet och fortsatte i branschen i cirka 15 år.”
”En av mina hjärtefrågor är talangförsörjning – det är just det som är bolaget. Hos oss är talangerna starkt kopplade till affären. Det har också skett ett skifte de senaste åren där rekryterande chefer tar hänsyn till att medarbetarna är själva affären och våra ambassadörer. Rekrytering är i fokus för oss då det också är drivet av personalomsättning och kompetensbrist.”
Innan sin nuvarande roll var Sara HR-chef för olika divisioner med huvuduppgiften att leda HR-frågor inom sin organisation.
“En av mina huvudsakliga uppgifter var att säkerställa stöd till cheferna inom ledarskap samt att ha rätt kompetens vid rätt tidpunkt. Att ha en bakgrund inom rekrytering har nästan varit ett krav i denna roll, med tanke på att det är en av våra största kärnprocesser.”
Rekrytering är en kritisk del av AFRYs verksamhet, med en global årlig rekrytering av cirka 7 000 medarbetare.
Sara Klingenborg, AFRY
Den första utvecklingen av Talent Acquisition-funktionerna
“När jag började fanns det endast två rekryterare på AFRY Sverige, vi hade en utmanande personalomsättning och de ansvariga cheferna hade hand om rekryteringsprocessen själva. Jag drev initiativet att anställa fler rekryterare för att kunna hantera detta på ett bättre sätt.
Den största förändringen vi såg var att cheferna fick mer tid till att fokusera på sina anställda och på försäljning. Dessutom minskade personalomsättningen, särskilt bland de som var på provanställning."
"Som chef gäller det att vara skicklig både på att bedöma teknisk kompetens och även kandidatens förmåga när det kommer till affärsmässighet mot kund. Dessa två är avgörande framgångsfaktorer, och talent acquisition är verkligen ett hantverk.”
På längre sikt ledde det till en förbättring av AFRYs employer branding-arbete. HR tog en ny ställning där rekryterare arbetade tätare med cheferna och man skapade en TA-funktion för varje division.
Beslut om att skapa en central TA-funktion
I samband med pandemin hade antalet TA-resurser minskat kraftigt, och nedskärningarna av de olika TA-funktionerna som hade varit nödvändig innebar vissa risker, exempelvis att det kunde leda till en tidskrävande anställningsprocess när omvärldsläget normaliserades.
“Risken med nedskärningen av anställda, provanställda och inhyrda på de olika TA-funktionerna var att när omvärldsläget normaliserades skulle uppbyggnaden av dessa funktioner ta enormt mycket tid. Vi beslutade då om att slå samman funktionerna till en central TA-funktion för AFRY i Sverige. Detta för att skapa en modell, arbetsmetodik och en betalningsmodell som var skalbar även i andra länder.”
Målet var att uppnå en mer enhetlig rekryteringsfunktion, som skulle ge en konsekvent servicenivå och kostnadseffektiv lösning. Nu behövde man rätt partner att samarbeta med för att genomföra förändringen.
En samarbetspartner som kan bygga inhouse-funktioner
Sara Klingenborg vände sig till Stefan Holm (partner och konsult på HOME of Recruitment), för att få hjälp och stöd i att utveckla en effektivare och mer central TA-funktion för AFRY i Sverige.
“Bakom behovet fanns utmaningen att förbättra servicegraden och effektiviteten i rekryteringsprocesserna och att kunna tillämpa en framgångsrik modell som framåt även skulle fungera internationellt. Jag och Stefan har haft kontakt tidigare, både gällande diskussioner av att utveckla inhouse-funktioner och när vi har använt HOME of Recruitment som leverantör av inhouse-konsulter inom rekrytering. Det var naturligt för mig att kontakta er när behovet uppstod.”
Katarina Riml (partner och konsult på HOME of Recruitment), valdes till rollen som interim Head of Recruitment för att driva utvecklingsarbetet tillsammans med gruppcheferna. Uppdraget var att ta fram förslag på hur rekryteringsfunktionen skulle se ut organisatoriskt, vilket arbetssätt den skulle ha och vilka verktyg som skulle användas. AFRY valde en extern part i Katarina Riml för att ta in nya perspektiv och ta lärdom av någon annans best practice.
Katarina Riml som interim Head of Recruitment
“Det var viktigt att ta in en person som kunde utmana oss och bidra med ett nytt perspektiv, och samtidigt skapa förtroende internt. Katarina hade förmågan att ge nya referensramar och input, och bemötte oss med ett personligt och engagerat arbetssätt. Hon var särskilt framgångsrik i samarbetet med gruppcheferna genom att lyssna på deras behov och identifiera centrala aspekter som behövde lösas, samt eventuella risker.”
”En annan viktig del av samarbetet var att ta fram kostnadseffektiva arbetsmetoder och verktyg för att stödja alla chefer i sitt rekryteringsarbete och uppnå ekonomisk effektivitet. Katarinas erfarenhet av förändringsarbete och hur hon hjälpt andra aktörer med liknande utmaningar var en betydande framgångsfaktor."
Fördelar och utmaningar med ett enhetligt team
Förslaget om att centralisera och omorganisera rekryteringsfunktionen har haft en positiv påverkan på verksamheten och rekryteringsarbetet i Sverige.
Genomförandet av det nya arbetssättet var utmanande då det krävdes hänsyn till intressenter och personal på TA-funktionen för att öka förståelse för den nya modellen. Många medarbetare uppskattar att arbeta i team och personalomsättningen inom TA-funktionen har varit praktiskt taget obefintlig under de senaste ett och ett halvt åren.
För att hitta balans mellan effektiv struktur och kvalitet genom hela rekryteringsprocessen, landade Katarina Riml och Sara Klingenborg i en modell med olika erbjudanden till organisationen där man kan välja både utifrån behov av stöd och prisklass. Det gjorde det möjligt att ge anpassad support utan att tumma på kvaliteten.
Tack vare denna modell har TA nu möjlighet att enklare anpassa bemanningen efter chefernas behov. Dessutom finns det en viss flexibilitet då en del av personalen är studenter eller konsulter från HOME of Recruitment. Genom en kontinuerlig dialog med divisionerna kan man också anpassa erbjudandet efter förändrade behov. Det nya arbetssättet med kostnadsmodellen har visat sig fungera väl och har nu börjat paketeras för att användas även i andra länder.
”Modellen erbjuder också en struktur för de som inte rekryterar regelbundet. Dessa rekryterande chefer använder samma rekryteringsverktyg så HR kan följa processen och få en översikt över deras rekryteringar. Vi har noterat, via Trustcruit, att chefer som får stöd idag från den centrala TA-funktionen har mycket bättre upplevelser från kandidater än de divisioner som sköter processerna själva. Gruppchefer som har hjälp av rekryteringsstödet idag skulle heller aldrig vilja ge upp det.”, säger Sara Klingenborg.
Rekrytering av en Head of Talent Acqusition
Som avslutning på sitt uppdrag fick Katarina Riml ansvar för att rekrytera en permanent Head of Talent Acquisition.
“Katarina rekryterade in Eva Gellerskog, som senare blev huvudansvarig för den centrala TA-funktionen, arbetsgivarvarumärke och att ta förändringsprojektet vidare. Vi visste att projektet inte skulle vara klart när Katarina lämnade, men det var viktigt att Eva som skulle ta över projektet även hade möjligheten att skapa något.”
Den nya funktionen blev helt implementerad i januari 2023, och är resultatet av Katarinas och Evas gemensamma arbete.
Katarina om uppdraget och förändringsresan
”Uppdraget som interim Head of Recruitment på AFRY Sverige var väldigt spännande och utvecklande, och samtidigt utmanande. Uppdraget innefattade mycket förändringsledning, vilket ställer höga krav på ett bra samarbete. Jag fick ett väldigt fint mottagande från hela organisationen, och det var en avgörande faktor för att nå vårt resultat.”
”Att flytta ihop olika team till en gemensam funktion innebar både rent organisatoriska förändringar men även att ta fram enhetliga arbetssätt, och identifiera viktiga verktyg för att få en effektiv och värdeskapande TA-funktion. Tillsammans tog vi fram en riktigt bra lösning för detta, och det har Eva Gellerskog och hennes team sedan tagit vidare och implementerat i verksamheten.”
Sara om samarbetet
”Jag tror att man får bättre valuta för pengarna genom att ha en rådgivande partner som ger en trygghet, kompetens och förståelse för verksamheten, med en bred branschkunskap. Ni känns unika i ert rådgivningsupplägg och era möjligheter att skräddarsy lösningar utifrån behov. Dessutom presenterade ni på kort tid ett upplägg som var precis det vi behövde, och vi kunde också snabbt komma igång med projektet vilket var viktigt för oss.”
Sara Klingenborg framhåller vikten av att inte endast välja ett företag baserat på dess rykte, utan att det även måste finnas en matchning kulturellt och i behov. ”Jag visste att det fanns en vilja att bidra till både utveckling och förändring, inte bara leverera något.”
Tack för detta samarbete och ditt engagemang, Sara!
Vi är stolta över vårt samarbete och ser med spänning fram emot att följa med på AFRYs fortsatta resa, både inom Sverige och globalt.
Vill du också få hjälp att förändra ert rekryteringsarbete?
Läs mer om våra tjänster kring strategisk rådgivning här, eller boka ett möte direkt med Katarina Riml för att diskutera upplägg och samarbete för att utveckla er kompetensförsörjning.
Vill du veta mer om hur vi kan stötta dig med duktiga inhouse-konsulter inom Talent Acquisition kan du läsa mer om det här eller kontakta Stefan Holm.
