GUIDE Talent Acquisition.

Varför Talent Acquisition?

Sju av tio svenska företag har svårt att hitta rätt kompetens. En av fyra rekryteringar misslyckas helt . Att kompetensförsörjning är svårt är inget nytt – inte heller att det är affärskritiskt. Men är det kanske mer kritiskt och svårare nu än någonsin?

Den redan höga konkurrensen om kompetens har under senare år accelererat. Digitalisering och AI, ökad rörlighet på arbetsmarknaden och ständigt förändrade kompetensbehov utmanar befintliga arbetssätt kring kompetensförsörjning. Det sätter ljuset på vikten av att ha en genomtänkt och effektiv strategi.

Framtidens rekrytering stavas Talent Acquisition.

I takt med att utmaningarna får den uppmärksamhet de förtjänar, breddas också synen på vad området kompetensförsörjning faktiskt innefattar. Fler och fler verksamheter börjar nu se rekrytering som en strategisk prioritet snarare än bara en reaktiv och proaktiv process. Nu läggs både fokus och prioritet på att utveckla och driva ”Talent Acquisition” som område, snarare än ”rekrytering” som det traditionellt sett kallas.

Vad är Talent Acquisition?

Talent Acquisition, förkortat TA, innebär att ta ett brett grepp kring kompetensförsörjningsfrågan. Medan traditionell rekrytering fokuserar på det operativa hantverket med målet att fylla en vakans från kravprofil till anställning, så handlar Talent Acquisition om att lyfta blicken och addera ett strategiskt och omfattande perspektiv kring frågan.

I Talent Acquisition ingår att identifiera kritisk kompetens för att lyckas nå verksamhetens affärsmål, här och nu men också i ett längre perspektiv. I Talent Acquisition ingår att ta fram, utveckla och kontinuerligt utvärdera strategier och arbetssätt för att attrahera rätt kompetens för nuvarande och kommande behov. Självklart ingår i Talent Acquisition även att träffsäkert rekrytera denna kompetens.

Strategier och arbetssätt för såväl attraktion som rekrytering har stor påverkan på mångfald och inkludering för en verksamhet. Att kartlägga befintlig kompetens och identifiera potentialen att utveckla medarbetare i linje med förändrade kompetensbehov kan också ingå i TA-scopet. Det är tydligt att Talent Acquisition, till skillnad från ”bara” rekrytering, överlappar andra områden och kräver ett nära samarbete med flera funktioner i en verksamhet.

Begrepp inom Talent Acquisition.

Inom Talent Acquisition finns många begrepp. Här följer kortfattade förklaringar av några av dem.

Workforce planning.

Ett strategiskt arbete med att förutse och planera för framtida kompetensbehov. Planeringen utgår från verksamhetens övergripande strategiska affärsmål och görs proaktivt. Det är en kartläggning av vad för kompetens som redan finns på plats, vad för kompetens som saknas och vilken befintlig kompetens som kan utvecklas. Workforce planning ligger på så sätt till grund för hela kompetensförsörjningsstrategin och omsätts sedan i aktiviteter kopplat till recruitment marketing och andra delar som har ett mer kortsiktigt perspektiv.

Employer Branding.

En övergripande strategi för hur företaget positionerar sig som arbetsgivare. Genom att förmedla företagets kultur, värderingar och förmåner (EVP - Employer Value Proposition) ökar möjligheten att attrahera, engagera och behålla rätt kompetens. Employer branding är en proaktiv och strategisk insats som kan ha positiva effekter på kompetensförsörjningen på kort sikt, men som främst påverkar möjligheterna att rekrytera rätt kompetens på några års sikt. En investering i employer branding kan minska personalomsättningen med 28%.

Recruitment marketing.

En metodik som kombinerar rekryteringsstrategin med taktiska marknadsföringstekniker för att attrahera och engagera potentiella kandidater. Recruitment marketing hjälper verksamheter att effektivt marknadsföra lediga tjänster till rätt kandidater vid rätt tidpunkt och lyfta verksamheten som en attraktiv arbetsgivare.

Kompetensbaserad rekrytering.

En rekryteringsmetod som går ut på att hitta den person som bäst matchar kraven för tjänsten, utan att riskera att fastna i förutfattade meningar och begränsande föreställningar om vem som skulle vara ”rätt person på rätt plats”. Detta ställer krav på en genomtänkt kravprofil, en objektiv urvalsprocess baserad på vetenskap och en hög grad av struktur i alla delar. Förutom ett träffsäkert anställningsbeslut ger det kompetensbaserade arbetssättet en positiv kandidatupplevelse och en inkluderande rekrytering.

Search & sourcing.

Ett strukturerat sätt att identifiera, lokalisera och kontakta relevanta kandidater och målgrupper med syfte att rekrytera till lediga tjänster, eller för att proaktivt bygga nätverk inför framtida rekryteringsbehov. Det här uppsökande arbetssättet är helt avgörande för vissa typer av roller och branscher, men kan även vara effektivt i andra processer där det finns behov av att öka antalet inkommande kvalitativa kandidater.

Diversity & Inclusion.

Diversity and Inclusion (D&I) inom Talent Acquisition innefattar det arbete som görs för att främja en mångfaldig och inkluderande arbetsplats. Det handlar exempelvis om att säkerställa att rekryteringsprocesserna är ickediskriminerande, rättvisa och tillgängliga för alla kandidater, och om att positionera verksamheten som en arbetsplats som är öppen för alla.

Värdet av Talent Acquisition.

Talent Acquisition är kärnan i och förutsättningen för varje verksamhets framgång. Åtminstone är det så för alla som skriver under på att medarbetarna är den viktigaste resursen. Vi vågar påstå att ingen verksamhet har råd att inte investera i Talent Acquisition. Om vi lämnar det uppenbara värdet av att ens ha medarbetare på plats (vilken verksamhet klarar sig utan människor ombord som gör jobbet och som utvecklar verksamheten framåt?) så kan övrig nytta med Talent Acquisition brytas ner på flera sätt och på många plan.

Här är fem tydliga värden med Talent Acquisition:

1. En långsiktig strategi ger flexibilitet.

Att ha en genomtänkt strategi för kompetensförsörjning är avgörande för att kunna anpassa sig till förändringar på ett effektivt sätt samtidigt som kvaliteten bibehålls. Oavsett om ni hanterar merparten av verksamhetens rekryteringar på egen hand eller anlitar externa samarbetspartners i en outsourcad leveransmodell, så behöver strategin för kompetensförsörjningen finnas på plats och ägas av er. Värdet i det är att ni kan undvika att förlora tid och kvalitet när ni snabbt behöver anpassa er till nya förutsättningar och att ni kan stärka eller bibehålla arbetsgivarvarumärket över tid.  

2. Ett attraktivt arbetsgivarvarumärke.

Goda kandidatupplevelser bygger verksamhetens långsiktiga relationer. En positiv kandidatupplevelse stärker arbetsgivarvarumärket och ert rykte på marknaden, vilket ökar chansen att attrahera rätt kandidater både idag och i framtiden.  Hur rekryteringsarbetet bedrivs och hanteras påverkar kandidaternas benägenhet att välja just er, och dessutom påverkar det vad som sägs om er på kandidatmarknaden. Kandidatupplevelsen och ert rykte som arbetsgivare påverkar också köpbeteendet. Därför bidrar varje interaktion i rekryteringsprocessen inte bara till nuvarande utan även till framtida relationer och affärsmöjligheter.   

3. En effektiv och värdeskapande rekryteringsfunktion.

Genom att stötta verksamheten i att snabbt och effektivt identifiera och anställa rätt kompetens, säkerställs att varje område kan upprätthålla sin leverans och uppnå sina mål. Denna stödjande roll inom Talent Acquisition minimerar driftstopp och främjar kontinuitet, vilket gör det möjligt för organisationen att anpassa sig till förändringar på marknaden och proaktivt möta nya möjligheter. En välutvecklad rekryteringsfunktion stärker på så sätt hela verksamhetens förmåga att växa och konkurrera på marknaden.

4. En ökad mångfald.

En effektiv TA-strategi som fokuserar på mångfald och inkludering bidrar till bättre problemlösningsförmåga och innovationstakt på arbetsplatsen, vilket ofta ger ökade intäkter och en stärkt konkurrenskraft på marknaden. Dessutom stärker mångfald företagets rykte som en inkluderande arbetsgivare, vilket förbättrar förmågan att attrahera rätt kompetens och behålla de bästa medarbetarna.

4. En träffsäker urvalsprocess.

Med kostnadseffektiva och kandidatvänliga metoder och verktyg som identifierar potential kan företag säkerställa att de får en träffsäker rekrytering. Denna noggrannhet minskar risken för felrekryteringar, optimerar resursanvändningen och förbättrar kandidatupplevelsen. En effektiv urvalsprocess säkerställer att verksamheten kan bygga team med rätt kompetenser, vilket är avgörande för att uppnå mål och stödja verksamhetens långsiktiga tillväxt och framgång. 

5. ROI på nyanställda medarbetare.

Att anställa en ny medarbetare innebär betydande kostnader. Det tar i genomsnitt åtta månader innan en ny medarbetare når full produktivitet och ytterligare ett par månader innan rekryteringskostnaderna är täckta. Det är först då man börjar se lönsamhet för sin investering. Med andra ord, ju mer träffsäkra era rekryteringar är utifrån den kompetens som verksamheten behöver, och ju snabbare de nya medarbetarna kommer in i sin roll, desto bättre och mer kostnadseffektivt för er.     

Analysera ert nuläge.

I våra kunddialoger och samarbeten har vi lyckats skapa oss en bild av hur långt – och hur kort – man kommit i arbetet med Talent Acquisition hos både privata och offentliga verksamheter på svensk arbetsmarknad idag. Denna bild har vi valt att illustrera genom en utvecklingstrappa för Talent Aquisition. TA-trappan, som vi kallar den, speglar en utveckling som kan, och många gånger måste, ske inom en verksamhet.

Med hjälp av stegen i trappan kan du identifiera var ni befinner er idag, för att sedan arbeta vidare och anamma ett mer strategiskt tillvägagångssätt med ökat fokus på affärsnytta. Kanske reagerar ni till exempel just nu bara när ni behöver rekrytera, men önskar ta er till det läge där ni förutser framtida behov och agerar proaktivt. 

Steg 1: Administrativ och reaktiv.

I det första steget saknas en uttalad funktion och ett gemensamt arbetssätt för rekrytering. Det stöd som erbjuds rekryterande chefer är administrativt och baserat på redan uppkomna behov – det vill säga helt reaktivt. Denna funktion är oftast inte tillräcklig på dagens arbetsmarknad när utmaningarna kring kompetensförsörjning ser ut som de gör.

Steg 2: Process och relationsinriktad.

I det andra steget har man ofta en dedikerad TA-funktion med en eller flera TA-specialister. Fokus i TA-funktionen är på relationen till rekryterande chefer för att stötta i att föra processer framåt.

Steg 3: Proaktiv och rådgivande.

I det tredje steget har man lyckats införa ett arbetssätt där det proaktiva har fått övertaget över det reaktiva. Fokus för TA-funktionen har vridits utåt mot kandidatmarknaden och man agerar rådgivande gentemot den övriga verksamheten.

Steg 4: Strategisk och krossfunktionell.

I det fjärde steget är Talent Acquisition en integrerad del av företagets övergripande kompetensförsörjningsstrategi. Man har ett krossfunktionellt arbetssätt inom HR, ofta tillsammans med marknad, för att säkerställa att företaget har den rätta kompetensen för att nå affärsmålen. Här finns också en hög kunskap om kompetensförsörjning i organisationen.

Utgångspunkten för er Talent Acquisition-strategi och -funktion bör alltid vara just er organisations unika utmaningar och behov inom kompetensförsörjning. Det viktiga är att bygga den funktion som organisationen behöver för att matcha behoven och skapa värde i form av rätt kompetens, på rätt plats i rätt tid. När ni väl identifierat var ni befinner er i trappan och vart ni vill ta er, står ni på en stadig grund för att börja förflytta ert arbete framåt.

Ta er Talent Acquisition till nästa nivå.

Genom de kundsamarbeten vi har med syftet att bidra till en förflyttning av Talent Acquisition, kan vi konstatera att det är förvånansvärt få verksamheter som hanterar sin kompetensförsörjning med den omsorg den förtjänar. Detta trots att de allra flesta av våra beställare faktiskt redan sitter på både kunskap i ämnet och goda insikter kring brister i sättet att hantera frågan.

Så varför har man inte kommit längre? Vi tror att det beror på flera saker, varav en av dem är en traditionell och omodern syn på vad HR generellt kan – och inte kan – bidra med för verksamhetens övergripande affärsmål. Det är helt enkelt inte så enkelt att förklara affärsnyttan och motivera för ledningen att engagera sig. Här följer tre tips för att övertyga ledningen om att prioritera och investera i Talent Acquisition.

1. Koppla till övergripande mål.

Visa på hur Talent Acquisition bidrar till att uppnå verksamhetens övergripande mål genom att kartlägga kritiska kompetenser som behövs för att nå dessa mål. Genom att även tydligt visa vad som krävs i tid och andra resurser för att attrahera och rekrytera denna kompetens, kan det bidra till att övertyga om att en omfördelning av budgeten är fördelaktig. Vad skulle det innebära för kostnader att inte investera i er Talent Acquisition? Vad kostar exempelvis produktionsstopp, kundförluster eller ett tapp i er innovationskraft? 

2. Prioritera åtgärdspunkterna.

Analysera nuläget genom att samla in information om verksamhetens rekryteringsbehov och jämför dem med den befintliga leveranskapaciteten hos organisationen, dess arbetssätt och verktyg för Talent Acquisition. Det gör att du kan identifiera områden där förbättringar behövs. Prioritera de åtgärder som ger störst effekt (och kanske kräver minst investering om möjligt) och börja där. Lägg sedan en långsiktig plan för mer resurskrävande åtgärder i framtiden.

3. Presentera relevant data.

Visa på hur investeringar i Talent Acquisition kan påverka relevanta KPI:er positivt. Antagligen har ni redan en del data att använda er av så som antal timmar som läggs på rekrytering, inflödet av relevanta kandidater när ni annonserar eller kandidaternas upplevelse av era rekryteringsprocesser. Hur skulle exempelvis en effektivisering av rekryteringsarbetet kunna minska alternativkostnaderna för era chefer? 

Gör det tillsammans med oss.

Som marknadsledande inom Talent Acquisition och experter med lång erfarenhet sticker vi på HOME of Recruitment ut. Vi har nämligen arbetat med verksamheter i olika branscher och av olika storlekar och har alltid örat mot rälsen för att hålla oss uppdaterade om utveckling och trender inom området. Dessutom erbjuder vi objektiv input, utmanande perspektiv och nya lösningar för att förbättra och utveckla er. Så oavsett var ni befinner er just nu eller hur stora era mål är kan vi tillsammans ta rätt steg i rätt ordning för att förflytta er Talent Acquisition till nästa nivå.

Mångårig kompetens och branschledande expertis.

Vi erbjuder strategisk rådgivning, kompetensutveckling, projektledning och inhousekonsulter och har lång erfarenhet av Talent Acquisition, HR-arbete och rekrytering i en mängd olika branscher och verksamheter. Därför kan vi stödja er i att säkra resurser på lång sikt, enligt era behov och mål. För att lyckas med Talent Acquisition kräver planering, strategi och förståelse, och ger enorma belöningar om det görs rätt.

Hör av dig, så hittar vi ett upplägg som passar er!