Från nulägesanalys till satsning på search hos Centigo
En ögonöppnare kring vanliga rekryteringsfällor fick Centigos partnergrupp att inse vikten av att arbeta strukturerat med rekrytering. Det blev också startskottet på ett samarbete som inleddes med en genomlysning av företagets rekryteringsarbete. Här får du ta del av vårt gemensamma förändringsarbete mot ett kompetensbaserat arbetssätt i rekrytering, och få en inblick i ett annorlunda managementkonsultbolag.
Intervju med Richard Bohman
Centigo är en av våra kunder sedan några år tillbaka, och vi besökte dem i deras nya lokaler i centrala Stockholm för en intervju.
De är ett managementkonsultbolag bestående av 230 konsulter som primärt sitter i Sthlm men även i Göteborg, Malmö, London och Oslo. Företaget grundades för 20 år sedan och har sedan dess hjälpt ett stort antal företag i olika typer av kritiska förändringsprojekt. Deras metod bygger på att arbeta väldigt tätt tillsammans med kunden ute i deras organisation, för att ge stöd i alla faser under förändringsresan.
”Vi arbetar från tidiga faser i strategiska frågeställningar och rådgivning i vad företaget borde driva för förändring, och hela vägen till ett färdigt resultat.” berättar Richard Bohman.
Han är partner på Centigo och ansvarig för en av de 9 affärsenheterna.
”Jag har det yttersta ansvaret för affärsenheten, men jag är inte chef. Vi har nämligen inga chefer på företaget utan vi jobbar med ansvar.”
En organisation helt utan chefer är definitivt ett annorlunda koncept – och ett framgångsrikt sådant om man ser till företagets tillväxt. När Richard 2005 blev en del av bolaget bestod Centigo av 30 personer, jämfört med de 230 anställda idag.
Hur kommer det sig att ni har valt att inte ha några chefer?
”Vi är managementkonsulter som gillar att vara med hela vägen och se förändringen ute hos våra kunder, och vi funkar lite annorlunda än många andra konsultbolag skulle jag vilja påstå. Det handlar om vår syn på hur ett managementkonsultbolag bör fungera, där vår utgångspunkt är att utgå ifrån individen och människan istället för att sätta upp hierarkier, strukturer och regelverk. Vi tror mer på att få ut kraften, kreativiteten och entreprenörslusten som finns i varje individ.”
”För att kunna hantera det så är det väldigt viktigt att vi delar en gemensam grund, så vi är ett väldigt värderingsstyrt bolag. Det är förutsättningen för att en sådan här filosofi ska fungera. Och det är ett viktigt perspektiv när vi jobbar med rekrytering – att ta in personer som både attraheras av, och har förmåga att agera, i en sådan här organisation, och kunna bli framgångsrika hos oss. Så det är en jätteviktig del i den processen. Inte bara vad man besitter för färdigheter och dokumenterade kompetenser, utan vad man har för personliga egenskaper.”
Hur får man en fungerande verksamhet utan chefer?
”Vi har spänt upp ett spelfält kan man säga, som vi kallar för vår 100 års strategi, för att visa vår långsiktighet, och strategin har ett antal komponenter som definierar vår spelplan. Vi är en slags amöba som rör sig organiskt framåt utifrån de individer vi är på Centigo. Men det är viktigt att vi har en gemensam själ och ett gemensamt DNA.
Därför består vår strategi av visionen "Sensible Growth Everywhere", vår mission "Business Wellness" samt av vårt fundament och vår värdegrund vilka definierar hur det är att agera i vår organisation. Exempel på det är det kollektiva ledarskapet."
"När man inte har några chefer så är det egna ansvarstagandet helt avgörande. En annan central del är att man har det inneboende drivet - eftersom allt vi gör bygger på det ambitionsdriv som finns i vår organisation.”
Det verkar onekligen ha varit ett framgångsrikt koncept.
”Ja, det har varit en stor framgång de här 20 åren som vi har funnits. Vi har haft tillväxt och haft lönsamhet under alla år, och vi har gjort det av egen kraft, utan förvärv. För vi vill inte äventyra vår värdegrund, utan vara oberoende och styra över vår egen framtid."
Vårt samarbete inleddes för några år sedan. Vill du dela med dig av hur det såg ut hos er då?
”Det här var början av 2019, och vi hade gjort en del försök att bygga upp ett centralt stöd kring rekrytering. Vi hade anställt några personer som skulle jobba med det, men fick inte i gång arbetssättet vi ville ha. Varje affärsenhet drev sin process att få in rätt personer till enheten, men vi hade inget enhetligt sätt riktigt. Dessutom hade vi en utmaning i att hitta kandidater - de flesta kom in via tips och rekommendationer. Vi hade jobbat lite med search själva i våra affärsenheter men det blev ingen långsiktighet eller kontinuitet i det."
"Vi tyckte själva att vi var väldigt bra på rekrytering för vi fick in sjukt bra människor. Vi har extremt bra medarbetare – ambitiösa och duktiga människor. Men vi insåg också att vi behövde göra något koordinerat kopplat till hur vi bedriver rekryteringsarbetet."
"För även om vi till viss del hade en gemensam rekryteringsprocess med en del vägledande principer så hade vi inget gemensamt sätt kring HUR vi skulle jobba med rekrytering, tex hur vi genomför intervjuer, vad en intervju ska innehålla, vad bi behöver komplettera intervjuerna med. Och det var grunden till att vi bestämde oss för att ta in någon som kunde göra en genomlysning åt oss.”
Hur kom det sig att ni valde just oss för att göra en nulägesanalys?
”Min kollega Anders Heurlin hade kommit i kontakt med Stefan Holm (partner och konsult på HOME of Recruitment), och tyckte att han hade bra tankar kring rekrytering, och att det fanns ett genuint intresse av att förstå oss och våra behov. Så vi bjöd in Stefan till en föreläsning för oss affärsenhetsansvariga, och det blev en ögonöppnare.”
”Vi var alla rätt naivt godtrogna, självgoda får jag säga, i att vi faktiskt kunde det här med rekrytering. Och det slog Stefan hål på rätt snart när han målade upp bilden av vilka fällor man kan gå i och vad som är valida sätt att faktiskt genomföra rekrytering på. Vi kände alla att här finns det en hel del att jobba med, att få ett mer strukturerat arbetssätt, och att vara medveten om de här rekryteringsfällorna så att vi kan undvika dem."
"Det var starten på vad vi ville förändra i vårt rekryteringsarbete, som att börja arbeta med kompetensbaserad intervjuteknik, att hitta andra valida metoder som tester och arbetsprover till exempel, och att se över våra searchdelar. Så jag tror att det var en bra match i personlighet, som ledde till att vi förstod att vi kunde utveckla sättet vi jobbade med rekrytering."
Katarina Riml, partner och konsult på HOME of Recruitment, fick uppdraget att ta fram en nulägesanalys. Katarina, vill du berätta om hur ett sådant arbete går till?
”När vi gör en nulägesanalys tittar vi på hur rekryteringsarbetet fungerar idag – vi går igenom allt material som finns kring rekrytering, exempelvis processbeskrivning, checklistor, mallar, samt eventuella data i form av mätningar av kandidatupplevelse, exit-intervjuer osv. I ett nästa steg intervjuar vi personer på företaget som på något sätt är involverade i rekryteringsarbetet, såsom HR/rekryterare och rekryterande chefer, för att få en bild av hur rekryteringsarbetet går till, rent konkret, och hur de som är involverade upplever att det fungerar. Ibland genomför vi workshops för att få en fördjupad bild av någon del av rekryterings-arbetet. Utöver att ge vår bild av hur vi ser att företagets rekryteringsarbete fungerar i nuläget, innehåller en nulägesanalys även våra rekommendationer på utvecklingsförslag – allt från att skapa en inhousefunktion för rekrytering, skruva på arbetssätt och organisation för en befintlig TA-funktion till att stärka upp sin verktygslåda med mer träffsäkra verktyg.”
I Centigos fall genomfördes en gemensam workshop tillsammans med alla affärsenhetsansvariga för att ta fram en generisk kravprofil, och du Richard var förstås delaktig. Vad tyckte du om det upplägget?
”Jag tror att det var väldigt bra att vi gjorde en gemensam workshop först, för det skapade en samsyn kring vad det faktiskt är vi letar efter som grundkrav. Vi hade inte några oenigheter direkt, men det var bra att få diskutera tillsammans och fundera kring vad det är för krav vi ställer på de kandidaterna vi letar efter.”
I nästa steg skapades rekryteringsstödsdokument för alla affärsenheter. Utöver en kravprofil fick varje affärsenhet intervjufrågor, referensmall och urvalsfrågor – anpassat för att hitta rätt kompetens till området.
”De kompetensbaserade intervjufrågorna har vi nytta av både när vi rekryterar mer erfarna personer och i rekryteringen av juniora personer till Konsultprogrammet.
Så det har stöttat oss jättemycket”, berättar Richard och fortsätter:
”Det har gett oss en struktur och en ökad trygghet i att vi faktiskt har provtryckt rätt saker och att vi har fått kandidaterna att förstå vad det faktiskt innebär. Om vi ställer frågor på ett strukturerat sätt kopplat till det vi letar efter i personligheter så förstår kandidaten i sin tur vad det är som krävs för att passa in och trivas hos oss.”
En rekommendation i nulägesanalysen var att förändra urvalsarbetet för Konsultprogrammet, och gå från CV-screening till att använda sig av tester och urvalsfrågor. Vad låg till grund för det Katarina?
”Att använda CV-screening som urvalsmetod i en rekryteringsprocess med en större mängd kandidater, som dessutom har ungefär samma bakgrund, är tidskrävande och inte heller särskilt träffsäkert, och i dialoger med de ansvariga för rekryteringen till Konsultprogrammet landade vi därför i att i stället inleda processen med urvalsfrågor och screeningtester. På så sätt kan Centigo göra ett första urval på det som är viktigt på riktigt, det vill säga vad kandidaterna har med sig i form av personliga egenskaper och problemlösningsförmåga.”
Richard intygar att det har minskat arbetsbördan en hel del: ”Förut använde vi oss av CV-screening, som är mycket mer tidskrävande.”
En annan rekommendation var att satsa på search, vilket ledde till att Samuel Göranzon togs in som konsult med uppdraget att skapa ett strukturerat searcharbete. Vill du dela med dig av vad som låg till grund för det Katarina?
”Ja, Centigo har använt sig av search i flera år, eftersom de mer seniora rollerna är svårrekryterade så har det varit nödvändigt, men de har inte arbetat med det på ett sammanhållet eller strukturerat sätt. Utifrån mina tidigare erfarenheter, och vad vi ser är ett framgångsrikt sätt att arbeta med search, så var ett av mina utvecklingsförslag i nulägesanalysen just att Centigo skulle ta ett samlat grepp om den delen, och skapa en struktur och en ”motor” för sitt searcharbete, för att kunna göra detta på ett ännu mer framgångsrikt sätt.”
Hur upplever du att det arbetet har fungerat Richard?
”Searcharbetet har varit vår akilleshäl eftersom vi inte har haft någon som dedikerat arbetet med search utan det har varit upp till var och en i varje affärsenhet, och det har varit väldigt reaktivt. Ett searcharbete är ju något som kräver uthållighet och ihärdighet och den har vi saknat tidigare, men det har Samuel bidragit med. Han förstod ganska snabbt vad det är vi letar efter, vilket inte är helt lätt. Han har också suttit ner med varje affärsenhetsansvarig och presenterat kandidater i olika omgångar och fått feedback, och därefter har han gjort en kalibrering för att få bättre relevans på kandidaterna. Så han har sett till att vi har fått den kontinuitet och uthållighet i searcharbetet som vi saknade tidigare.”
Hur skulle du beskriva vårt samarbete i stort?
”Vi har samma grundsyn i en hel del frågor. Jag upplever att ni förstår vår situation, och våra behov utifrån det, ni är lyhörda för de behoven och försöker hitta en lösning som passar oss. Vi brukar hävda att vi är pragmatiska, flexibla och ganska smidiga att ha att göra med - vi anpassar oss utifrån förutsättningarna – och jag upplever att det finns en motsvarande inställning hos er. Sen är ni bra personer också.”
Katarina instämmer: ”Just samarbetet med Richard och hans kollegor på Centigo har nog varit det roligaste med detta uppdrag – de har genomgående varit intresserade, engagerade och snabba med att ta till sig förslag på hur de kan utveckla sitt rekryteringsarbete. De har också genomfört många av de förslag jag och vi har kommit med vilket såklart känns givande.”
Vi följer med spänning Centigo och ser vart ambitionsdrivet tar dem i framtiden, och ser samtidigt fram emot fler samarbeten framåt. Tack Richard, för en fin intervju!
Uppdrag som vi har hjälpt Centigo med:
- Nulägesanalys med förslag på utveckling framåt
- Workshop för att ta fram generiska kravprofiler
- Rekryteringsstöd anpassade för respektive affärsområde i form av kravprofil med tillhörande frågor, referensmall och urvalsfrågor
- Utbildning internt vid tre tillfällen där deltagarna även fick träna på att använda de nya mallarna för sitt affärsområde
- Second opinion av kandidater
- Struktur och uppbyggnad av searcharbete för att hitta nya kandidater genom strategisk rådgivning och operativt arbete av inhousekonsult
- Rekrytering av en Head of workplace
Vill du också få vår hjälp att utveckla er rekrytering? Hör av dig till Katarina Riml eller läs mer om våra rådgivningstjänster här.