Hur träffsäkert är ett personligt brev?

Debatten kring det personliga brevets varande eller icke-varande i rekryteringssammanhang är het och jag vet att många är nyfikna: hur mycket information om en persons personlighet kan vi faktiskt få ut av att läsa ett så kallat personligt brev? Malin Moezzi på Assessio har undersökt just det!

Hej Malin Moezzi, psykolog på Assessio. Jag blev så himla glad när jag fick veta att du gjort en studie om det personliga brevet! En studie som undersöker om en persons beskrivning av sig själv i ett personligt brev överensstämmer med personens faktiska personlighetsprofil. Nu när jag har läst hela studien kan jag inte låta bli att intervjua dig kring detta här, så att alla våra bloggbesökare får ta del av resultaten.

Innan vi kommer in på själva studien och resultatet, kan du berätta om varför ni valde att göra en studie kring just detta?

Både jag och min uppsatspartner, Miriam Mannerström, visste tidigt att vi tillsammans ville skriva om ett ämne inom arbets- och organisationspsykologi eller personlighetspsykologi då vi vill skriva om något som vi själva har ett stort intresse för, samt något som vi också kunde använda oss av i praktiken. Vi hade en unik möjlighet att göra ett samarbete med Assessio och få tillgång till evidensbaserade och godkända arbetspsykologiska tester. Vi undersökte intresset för ett samarbete bland handledare på Uppsala Universitet. Det visade sig då att det pågick ett arbete med att utveckla och validera ett så kallat språkanalysverktyg. Så tillsammans kom vi fram till att det vore väldigt intressant att undersöka om det fanns ett samband mellan hur personer beskriver sig själva i ett personligt brev och hur de skattar sig själva på ett personlighetstest. Oavsett vad resultatet skulle visa så kände vi att det här kan ge ett viktigt bidrag till hur vi ser på användningen av personliga brev i rekrytering.

Så spännande! Kan du i korthet beskriva hur studien genomfördes?

Vi bad personer skicka in ett nytt eller ett gammalt personligt brev, skrivet av dem själva, och sedan besvara ett personlighetstest. 170 personers brev och resultat jämfördes, och alla var anonyma. Det personliga brevet analyserades med ett språkanalysverktyg som var framtaget vid Uppsala universitet under ledning av Nazar Akrami. Det verktyget gör är att det drar ut personlighet som koncept utifrån personliga brev i textform. Verktyget tittar på personlighet baserat på femfaktormodellen. Personlighetstestet som användes var Assessios MAP, som även det är baserat på femfaktormodellen. Resultatet på MAP korrelerades sedan med den extraherade personligheten i det personliga brevet.

Lite kort om Femfaktormodellen (The big five) för den nyfikna. Det är det vanligaste ramverket inom personlighetsforskning och utgör grunden för många av de personlighetstest som finns på marknaden och bl.a används för att predicera framtida arbetsprestation vid rekrytering och urval. Det grundläggande för teorin bakom femfaktormodellen är att det går att dela upp och beskriva personligheten utifrån fem dimensioner (kallas även skalor eller faktorer), och att personlighetsegenskaper anses vara relativt stabila över tid hos vuxna individer. De fem faktorerna är samvetsgrannhet/målmedvetenhet, känslomässig instabilitet, vänlighet/sympatiskhet, utåtriktning/extraversion, samt öppenhet/nyfikenhet.

"På det stora hela kan vi säga att det
inte fanns något övergripande samband
och inga starka samband mellan de fem
personlighetsfaktorerna kunde påvisas."

På ett övergripande plan, vad blev resultatet?

På det stora hela kan vi säga att det inte fanns något övergripande samband och inga starka samband mellan de fem personlighetsfaktorerna kunde påvisas. Korrelationsstudien visade endast tre signifikanta men svaga samband, varav ett var negativt (personlighetsskalan öppenhet). De två skalorna som visade på ett svagt positivt samband var Målmedvetenhet/Samvetsgrannhet och Extraversion.

Om man går ner lite mer i detaljerna, vilka var de mest intressanta fynden?

Kanske just det att de skalor som uppvisade ett svagt positivt samband var Målmedvetenhet/Samvetsgrannhet och Extraversion. Det här var någonting som vi spekulerade kring, och varför det var just de skalorna. Något som vi inte kan uttala oss om, men ändå spekulera kring, är att det ofta är egenskaper inom dessa skalor som premieras i samhället och framförallt kopplat till arbetslivet. Men vi vet ju att olika roller i olika arbetssammanhang behöver olika typer av personlighet och det är inte alltid lika positivt att ha ett högt resultat på dessa skalor.

ÄR DU INTRESSERAD AV ATT UTBILDA DIG I
KOMPETENSBASERAD REKRYTERING? 
LÄS MER OCH ANMÄL DIG HÄR!

Utöver att undersöka denna hypotes gjorde ni också en explorativ analys. Vad handlade den om?

Precis. Det var egentligen här vi fick det mest intressanta resultatet. Då vi inte såg några starkare samband mellan personlighetsskalorna så ville vi se om vi kunde få ut eventuell information om varför. Det vi gjorde då var att korrelera alla individers värden på de fem faktorerna mot andra individers värden på de fem faktorerna inom respektive metod/verktyg. Alltså personliga brev mot personliga brev, testresultat mot testresultat. Syftet var att undersöka verktygens förmåga att fånga individuella skillnader, där höga korrelationer innebär större likheter mellan deltagare i hur de svarat på personlighetstestet/formulerat texten i ett personligt brev.

Det vi såg här, var då att det finns en större spridning i den insamlade datan (alltså större spridning i personlighet) från MAP än den extraherade personligheten från personliga brev. Detta indikerar att deltagarna i den här studien verkar uttrycka sig och beskriva sig själva på ett mer liknande sätt när de uttrycker sin personlighet i ett personligt brev, jämfört med när de besvarar ett personlighetstest. Det gör ju att frågan ”varför?” uppstår. Hur kommer det sig att vi tycks beskriva oss som mer lika när vi får skriva personliga brev?

"Det här gör att frågan "varför?" uppstår.
Hur kommer det sig att vi tycks
beskriva oss som mer lika
när vi får skriva personliga brev?"

Vad drar du själv för slutsatser av resultaten?

Det verkar vara så att när personer skriver personliga brev inför en jobbansökan så verkar de uttrycka sig på mer liknande sätt. Vissa ord och adjektiv verkar vara mer frekventa.

Under vår inledande uppsatsfas insåg vi hur otroligt lätt det var att hitta mallar över både CV och personliga brev. På bl.a Arbetsförmedlingen och Unionens hemsida erbjuds mallar och tips för hur en ska skriva ett personligt brev på bästa sätt. Ett av de tipsen var att man skulle anpassa beskrivningen till den aktuella tjänsten. Det här skulle jag spontant säga är ett tips som medför helt andra utmaningar. För det leder ju gissningsvis till att personer beskriver egenskaper som eftersöks, inte egenskaper som faktiskt hänger ihop med ens normalpersonliget. Det här gör att det inte går att veta vem av de sökande som faktiskt är mest lämpad för en tjänst.

På kort sikt kanske det hjälper någon att få ett jobb, men på lång sikt så kanske en anställts för en tjänst en inte passar för. Där en behöver anstränga sig varje dag för att visa upp egenskaper och beteenden som inte faller sig naturligt. Det är en enorm energitjuv, och det medför risken att vi positionerar personer för misslyckande, vilket leder till kostnader för alla inblandade. Vi behöver få vara oss själva så mycket som möjligt på jobbet för att också må bra och kunna prestera bra på jobbet. Så min slutsats är att om vi vill väga in personlighet i en rekrytering (vilket de flesta vill och bör med tanke på hur mycket forskning det finns om personlighetens betydelse i arbetssammanhang) så är kanske inte personliga brev den bästa metoden att använda sig av.

Viktigt att poängtera här är att språkanalysverktyget som användes i studien fortfarande var under utveckling och man behöver ta dess begränsningar i beaktande innan man drar på för stora växlar. Men jag tycker ändå att det ger oss ett bra underlag att fundera kring värdet av personliga brev i rekryteringar och urval.

"Det här gör att det inte går att veta
vem av de sökande som
faktiskt är mest lämpad för en tjänst.
På kort sikt kanske det hjälper någon att få ett jobb,
men på lång sikt så kanske en anställts
för en tjänst en inte passar för."

Så himla intressant! Som rekryterande verksamhet, hur tycker du att man bör se på och hantera personliga brev utifrån vad du nu tagit reda på?

De bör se till det personliga brevets begränsningar men också de utmaningar och negativa konsekvenser det kan ha för en rättvis och objektiv rekrytering. Resultaten visar på att de inte ger oss den information som vi tror att den ska tillföra – det riskerar snarare att ge oss en skev bild av vissa kandidater. Som rekryterande verksamhet behöver en inse vilka kostnader det för med sig, både i nedlagd tid under en rekryteringsprocess och eventuella kostnader för en felrekrytering. Det finns alltid individuella skillnader, och självklart finns det de personer som verkligen ger en rättvis och bra bild av sig själva i ett personligt brev. Men det tycks inte vara så på gruppnivå, och då kan vi inte se det som ett hjälpsamt verktyg för att skilja på olika sökande.

Jag tror även att det finns andra utmaningar som personliga brev för med sig. Först och främst, den allra vanligaste fallgropen, vår subjektiva tolkning. Det är mycket beroende av vem som läser det personliga brevet som kommer avgöra om det är bra eller inte. Samma personliga brev kommer säkerligen inte tilltala alla på samma sätt. Vi riskerar att falla i precis samma fällor som vid en intervju. Om jag hittar likheter med mig själv i någon annans beskrivning kommer jag sannolikt skatta brevet högre. Personliga brev tillför självklart något, annars hade det inte använts, men det är inte en metod för att ta rättvisa och träffsäkra beslut vid rekryteringar.

"Med det sagt så vill jag ändå vara tydlig med
att det är metoden vi behöver se över.
Vi vet utifrån forskning att
personligheten är otroligt betydelsefull
för hur en människa fungerar,
trivs och presterar på arbetet."

Med det sagt så vill jag ändå vara tydlig med att det är metoden vi behöver se över. Vi vet utifrån forskning att personligheten är otroligt betydelsefull för hur en människa fungerar, trivs och presterar på arbetet. Som rekryterande verksamhet bör man fortfarande söka efter information som personlighet, värderingar och intressen. Men det finns bättre sätt att fånga personligheten på, exempelvis genom bra personlighetstest. Det finns även tester som väl undersöker personers värderingar, vad man motiveras av och vilken organisationskultur en sannolikt kommer trivas bäst i. Vi vet utifrån forskning att även detta spelar stor roll för en medarbetares engagemang, trivsel och arbetsprestation.

Om du ger dig på att sia om framtiden, hur tror du att rekryteringsarbetet kommer att ha utvecklats på låt säga tio års sikt?

Den svåraste frågan. Mycket kommer att hända framförallt inom det digitala. Det manuella arbetet kommer att minska mycket och vi kommer ta mycket mer hjälp av digitala lösningar. Om 10 år tror jag inte att personliga brev kommer spela så stor roll. Inte bara för det som skrivits ovan utan också för att det faktiskt inte är mätbart och kräver onödiga resurser. Jag tror inte att CV:n kommer ha försvunnit i samma utsträckning, men vi kommer att ha ett annat förhållningssätt till CV:n och tidigare erfarenheter, de kommer inte väga in lika mycket i beslutsfattandet. Sannolikt genomför de flesta även färre intervjuer. Eller så genomförs de, fast inte av oss människor.

Om 10 år både tror och hoppas jag att majoriteten rekryterar kompetensbaserat och ser till vem som har högst potential för att lyckas. Med rätt metoder kan vi se till att inte slösa på de talanger vi har, och ge alla en rättvis chans. Ge många som utifrån en traditionell metod hade förbisetts en chans. Gör vi det så vinner alla.

Sist men inte minst Malin - vilka är dina tre främsta tips för att lyckas hitta rätt kompetens vid rekrytering?

1. Gör en ordentlig analys av vad som behövs för att lyckas i tjänsten. Vilka beteenden är framgångsrika? Skapa en tydlig kravprofil och håll sen fast vid den.
2. Skapa mätbara värden och utgå sedan från objektiva psykometriska tester TIDIGT i en process för att säkerställa att ingen med rätt potential gallras bort på fel grunder.
3. Våga lita på resultaten. Nej, tester kan inte ge ett 100% träffsäkert resultat. Ibland blir det fel ändå. Men, att jobba kompetensbaserat med hjälp av psykometriska tester är det mest träffsäkra och objektiva sättet, och det minskar diskriminering.

Stort tack Malin! Tack för att du delar med dig och tack för gott samarbete med er på Assessio. 

Om du är intresserad av att bolla tankar och idéer kring hur ni skulle kunna undersöka personligheten i samband med rekrytering, utan att använda er av personliga brev, är du varmt välkommen att kontakta oss!