När Sveriges ledande drift- och anläggningsbolag för vägar, Svevia, tog beslutet att professionalisera och utveckla sitt sätt att arbeta med rekrytering var det inte bara en organisationsförändring – det var starten på en ny syn på Talent Acquisition. Tillsammans med HOME of Recruitment och tjänsten HOME Elevate har Svevia idag lagt grunden för en modern, datadriven och hållbar Talent Acquisition-funktion för framtiden.
Från splittrade processer till en enhetlig och strategisk Talent Acquisition-funktion.
Svevia stod inför en utmaning som många stora organisationer känner igen. Trots gemensamma processer och moderna systemstöd fanns det skillnader i arbetssätt mellan divisionerna – och ansvaret för rekryteringsfrågorna var otydligt.
”Vi hade processägare, men vad var egentligen mandatet? Att bara vara processägare innebär inte automatiskt att du har mandat att driva förflyttning och utveckling”, berättar Mathilda Scott, HR-direktör på Svevia.
Mathilda Scott, HR Direktör, Svevia
När företaget i samband med en uppdaterad strategi började analysera rekryteringsflöden och belastning såg man att skillnaderna mellan divisionerna påverkade både effektivitet och kvalitet. Den minsta divisionen hade till exempel de mest komplexa rekryteringarna – men minst rekryteringsresurser.
“Det är vanligt att rekryteringsfunktioner traditionellt har organiserats efter antal rekryteringar, eller storlek på verksamheten man stöttar. Idag vet vi att det är ett otillräckligt sätt att organisera sig på. Man behöver ta hänsyn till typ av behov i verksamheten, proaktiva insatser, krav på olika kompetenser hos rekryteraren samt tekniska möjligheter att effektivisera för att nämna några delar” säger Louise Thulin, konsult på HOME of Recruitment.
”Från tanke till handling tog 1,5 år. Anledningen till det var att jag behövde bygga ett konkret business case först och där blev samarbetet med HOME of Recruitment avgörande.”
Mathilda Scott, Svevia
Faktaruta: Svevia + HOME Elevate
Bransch: Infrastruktur, bygg och anläggning
Antal medarbetare: ca 2200
Utmaning: Splittrade arbetssätt, ojämn resursfördelning, ineffektivitet och varierande kvalitet i rekryteringsarbetet
Lösning: HOME Elevate – utveckling av befintlig Talent Acquistion-funktion, ny organisation, uppdaterade leveransmodeller, inhyrning av TA-konsulter och rekrytering av Head of Talent Acquistion
Resultat: En utvecklad, affärsnära Talent Acquisition-organisation anpassad för verksamhetens behov nu och framåt med förutsättningar för ett datadrivet arbetssätt
Valet av partner: ”Jag ville jobba med de bästa”
När beslutet väl fattades om att samla och professionalisera Talent Acquisition-arbetet var det självklart för Svevia att ta hjälp av specialister.
”Vi är ett specialistbolag, och att samordna och centralisera TA-funktionen är även det en specialisering. För mig var det ganska givet – jag ville jobba med de bästa. Ni på HOME of Recruitment är specialister på det ni gör.”
Mathilda Scott, Svevia
Med tjänsten HOME Elevate och Louise Thulins hjälp fick Svevia stöd i att bygga den nya Talent Acquisition-funktionen – från nulägesanalys till struktur, roller och arbetssätt.
HOME Elevate är en tjänst som bygger på ett nära partnerskap mellan HOME of Recruitment och kundens organisation. Arbetet följer en tydlig och beprövad struktur i flera steg – från nulägesanalys och behovskartläggning, till strategi, organisationsdesign och implementering. Under arbetets gång kombineras affärsanalys och datadrivna insikter med praktiskt stöd, utbildning och rådgivning. Resultatet blir en långsiktig, hållbar Talent Acquisition-funktion med rätt roller, processer och kompetenser för att stötta både kortsiktiga och strategiska mål.
För Svevia innebar det att gå från lokalt varierande arbetssätt till en gemensam, centraliserad och professionell Talent Acquisition-funktion med affärsnära mandat och riktning.
”Jag fick en tydlig plan av Louise från start och en gedigen analys i slutet, som dessutom knöt ihop de ekonomiska aspekterna. Det uppskattar jag verkligen, för när man ska gå till beslutsfattare är det krasst sett det vi vill veta.”
Mathilda Scott, Svevia
Mathilda Scott, HR Direktör på Svevia och Louise Thulin, strategisk konsult på HOME of Recruitment
“Samarbetet med Svevia blev väldigt givande och framgångsrikt. En av fördelarna var just förarbetet som gjorts av Mathilda och interim Talent Acquisition-chef i form av förankring och analys av utmaningarna. Att ha en så initierad beställare gjorde att vi kunde starta på en ganska strategisk nivå direkt i vår dialog, och sen var det upp till mig att nysta ut hur:et.”
Louise Thulin, HOME of Recruitment
Att bygga en ny Talent Acquisition-organisation
Mathilda beskriver ett effektivt samarbete där HOME of Recruitment levererade både struktur och analys med hög precision. Den datadrivna analysen av Svevias rekryteringsflöden och organisation blev grunden för både affärscaset och beslutet att skapa en central Talent Acquisition-funktion – inklusive rekryteringen av en Head of Talent Acquisition med uppdraget att leda förflyttningen framåt.
Parallellt med att funktionen byggdes upp och rekryteringen påbörjade, förstärktes organisationen med flera konsulter från HOME of Recruitment. Det gjorde att Svevia kunde driva förändringen i rätt tempo – utan att tappa fart i det operativa.
”Vi kunde snabbt få in kompetens på den nivå vi behövde. Flera konsulter från HOME of Recruitment kom in och stöttade upp. De förstod våra förutsättningar och började leverera direkt. Det var avgörande för att både klara tempot och bygga långsiktighet.”
Mathilda Scott, Svevia
Ludvig Zetterman, TA-konsult från HOME of Recruitment hos teamet på Svevia, Mathilda Scott, HR Direktör på Svevia, Louise Thulin, strategisk konsult på HOME of Recruitment och Daniel Nilsson, Head of Talent Acquistion på Svevia.
Att rekrytera rätt ledare för Talent Acquisition-funktionen var ett av de mest avgörande stegen i projektet. Att HOME of Recruitment redan var involverade i utvecklingsarbetet gjorde att kravprofilen kunde kalibreras exakt efter Svevias behov och målbild.
”Processen var gedigen och jag kände mig trygg från början till slut. Ni hade redan så mycket insikter om oss som bolag och kunde kalibrera kravprofilen mot vad vi behövde. Efter ett genomarbetat urval med case i slutet var det enkelt att fatta beslut om väg framåt.”
Mathilda Scott, Svevia
Effekterna: datadrivet arbetssätt och strategisk förflyttning
Även om den nya organisationen fortfarande är ung ser Svevia redan tydliga resultat.
”Nyckeltal som cost per hire, rekryteringsvolymer följs upp på ett mer strukturerat sätt och vi jobbar hela tiden för att prognostisera verksamhetens behov, på ett helt annat sätt än vi gjort tidigare”, berättar Mathilda.
”Det finns ett stort engagemang att driva förflyttning i dessa frågor, från alla håll. Förväntningarna är höga, som sig bör och alla detaljer behöver upp på bordet för att landa i en enhetlighet. Viljan att göra annorlunda och bättre finns från alla.”
Förflyttningen har dessutom gjort det möjligt att driva Svevias jämställdhetsmål med större kraft.
”I enlighet med regeringens mål om 25 % nyrekryterade kvinnor 2030 till bygg- och anläggningsbranschen har vi redan börjat skapa en plan för att realisera det. Vi har en tydlig mottagare för frågan och integrerar målet i de löpande processerna. Det gör enorm skillnad.”
Mathilda Scott, Svevia
Lärdomarna: förändringsledning, kommunikation och tajming
Att bygga en ny Talent Acquisition-funktion är inte bara en strukturell förändring – det är också en förändringsresa. Mathilda beskriver vikten av att inte underskatta behovet av kommunikation.
”Som med all förändringsledning underskattas ofta behovet av kommunikation. Som bolag har vi drivit en del förändringsprojekt senaste åren, vilket gjort att vi internt lärt oss nöta riktningen, varför vi gör det här, hela tiden och att bjuda in till dialog, frågor och involvering. De måste förstå varför och kunna visualisera effekten med förändringen vi gör för att skapa ambassadörer som vill vara med och driva utvecklingsarbetet framåt”, säger Mathilda.
”Frågan har varit upp i olika omgångar, men det handlar om att veta när man ska börja spika spiken.”
Mathilda Scott, Svevia
Mathilda Scott och Daniel Nilsson, Svevia.
"Det är vanligt att organisationer har en ungefärligt målbild, de vet vad de vill uppnå inom rekryteringsarbetet för klättra i "TA-trappan", men sen när det landar i att faktiskt förändra det dagliga arbetssättet, vilka uppgifter vi utför och hur, då blir det plötsligt mycket svårare.”
Louise Thulin, HOME of Recruitment
Framåt: mot en datadriven, proaktiv och affärsnära TA-funktion
Svevia ser nu framåt mot nästa steg: att ytterligare stärka den datadrivna styrningen och bygga proaktivitet i hela organisationen. Målet är att ännu bättre kunna prognostisera rekryteringsbehov och att Talent Acquistion ska vara ett självklart forum i ledningsgrupperna.
”Vi behöver människor som utför våra tjänster, vilket gör Talent Acquisition till en kritisk affärsfråga - inte en HR-fråga.”
Mathilda Scott, Svevia
”Vi måste kunna vårt hantverk, förstå affären och kvantifiera vårt bidrag. Först då kan vi driva riktig förflyttning", säger Mathilda.
Om HOME Elevate
Med HOME Elevate hjälper HOME of Recruitment organisationer att utveckla sin Talent Acquisition-funktion till nästa nivå.
Tjänsten bygger på en strukturerad metodik i flera steg: analys av nuläge och mognad, framtagande av strategi och målsättning, design av organisation och processer samt implementering och uppföljning.
Varje uppdrag skräddarsys utifrån kundens förutsättningar och mål, och genomförs i nära samarbete med både HR och verksamhet. Målet är alltid detsamma – att skapa en datadriven, effektiv och affärsnära Talent Acquisition-funktion som bidrar till organisationens övergripande resultat.
Faktaruta: HOME Elevate
Syfte: Att utveckla och stärka organisationens TA-funktion
Upplägg: Flera steg – nulägesanalys, strategi, organisationsdesign, implementering och uppföljning.
Innehåll: Datadrivna analyser, processutveckling, roll- och kompetensdefinitioner, samt förändringsledning.
Resultat: En effektiv, hållbar och affärsnära TA-organisation med tydligt mandat.
Målgrupp: Organisationer som vill professionalisera och utveckla sitt arbete med Talent Acquisition.
Mer info: läs mer om HOME Elevate här.
