Att ställa bra intervjufrågor är svårt. Men att bedöma intervjusvar är ännu svårare. Här guidar Maria Jansson, utbildningsansvarig på HOME of Recruitment, i hur du gör för att få mer träffsäkra intervjubedömningar.
Att ställa bra intervjufrågor och även lyckas samla in tillräckligt mycket relevant information under den korta stunden som det ofta innebär är en konst i sig. Det tror vi att de flesta håller med om. Men sedan följer det som ofta är snäppet ännu svårare – att bedöma intervjusvaren.
Strukturerade intervjuer har en högre validitet än ostrukturerade, det vet vi. Forskningen brukar dock skilja mellan två olika delar när det kommer till strukturerade intervjuer. Den ena delen har att göra med struktur i form av standardisering av själva innehållet i intervjun, dvs i de frågor vi ställer. Den andra delen handlar om standardisering av bedömningen av kandidatens svar på frågorna. Så för att nå en hög träffsäkerhet i våra anställningsintervjuer behöver vi alltså ha ett strukturerat arbetssätt för hur båda dessa moment ska gå till.
Vanligaste problemen med en "helhetsbedömning"
Intervjuerna genomförs och därefter är det dags att göra en bedömning. Bedömningen blir ofta en ”helhetsbedömning” och utifrån denna sammanställning blir det sedan bråttom att ta beslut om vem eller vilka kandidater som ska tas vidare till nästa steg i processen. Alla som varit involverade i att träffa kandidaterna ska få tycka till, och beroende på vilka dessa personer är varierar det vems röst det är som får väga starkast. Känns detta igen?
Det här är fortfarande det allra vanligaste sättet att hantera bedömningen av de anställningsintervjuer som genomförs, och kan med ett annat namn kallas för en intuitiv eller mänsklig bedömning. En eller flera personer använder helt enkelt sin intuition för att ge sig på att sammanställa informationen som samlats in, och drar en slutsats. Problemet är att det ofta är väldigt oklart på vilka grunder dessa beslut fattas, då metoden lämnar väldigt mycket utrymme till att låta bias och våra subjektiva tolkningar ta plats och grumla våra beslut. Bedömningen blir med detta väldigt godtycklig och på en övergripande nivå (tumme upp/tumme ner, bra kandidat/dålig kandidat, kändes bra/kändes inte bra) där intryck av hur kandidaten klarade av själva intervjusituationen, eller "hur bra" hen svarade på frågorna ofta är det som blir avgörande. Vi människor har ofta en övertro på vår förmåga att kunna göra en så kallad "helhetsbedömning".
Att skapa struktur i intervjun, med en förberedd intervjumall och med standardiserade frågor som ställs till samtliga kandidater, innebär alltså att vi bara har halva jobbet gjort. So far, so good! Men, om vi saknar en struktur för hur bedömningen efter intervjuerna ska gå till riskerar vi tyvärr att gå miste om värdefull kompetens, och får dessutom problem med kommunikationen i återkopplingen till de kandidater som inte går vidare. Återkopplingen blir liksom obekväm, då det ju såklart blir svårt att förklara skälet till beslutet om det inte ens är tydligt för oss själva.
Så hur kan vi få mer träffsäkra intervjubedömningar?
Forskningen är tydlig – mekaniska bedömningar är överlägset bättre än traditionella (intuitiva/mänskliga), så kallade helhetsbedömningar, när det kommer till att förutsäga arbetsprestation visar en metastudie. Mekanisk bedömning i en rekryteringsprocess innebär kort och gott att ha ett konsekvent och strukturerat arbetssätt, där vi använder oss av en algoritm eller en formel för att dra slutsatser av den data som vi samlat in. Detta kan göras antingen manuellt (i t ex Excel) eller med hjälp av ett ATS/rekryteringssystem. Om en traditionell metod för bedömning av kandidater byts ut mot en algoritm kan vi förväntas oss att få dubbelt så bra prediktioner. För att kunna nå hela vägen krävs det dock en del förberedelser.
Så lyckas du med din bedömning av intervjusvar
Kravprofil
Först och främst måste vi såklart ha förberett oss med en genomtänkt och tydlig kravprofil för att sedan när det väl är dags för bedömningen kunna veta vad det är vi ska fokusera på. Som hjälp i att definiera de personliga kompetenserna använder vi oss av HOME of Recruitments kompetensramverk. Genom att utgå från dessa tolv adjektiv och påbörjade definitioner av hur adjektiven tar sig uttryck i form av beteenden, kan vi komma längre i kravprofilsarbetet och enas om en gemensam bild av vilket beteende/agerande som eftersöks för den aktuella rollen, och vad vi således ska lägga fokus på att bedöma.
Kompetensramverket hjälper till att effektivisera och öka strukturen i ditt arbetssätt och är integrerat i flera rekryteringssystem och verktyg på marknaden, så att du kan få en röd tråd genom hela din rekryteringsprocess. Här hittar du mer information om HOME of Recruitments kompetensramverk, vad som krävs för att använda det i era rekryteringar och i vilka systemstöd för rekrytering som du hittar det.
Intervjuteknik
Den metod som vi på HOME of Recruitment rekommenderar är den så kallade SBR-tekniken. Denna metod bygger på att du genom de intervjufrågor du ställer får information om hur kandidaten har agerat tidigare. Att ta reda på detta, alltså hur din kandidat har omsatt sin personlighet, sina erfarenheter och kunskaper i faktiska beteenden i liknande situationer tidigare i arbetslivet är ett bra sätt att förutsäga framtida beteende - vilket ju är precis det vi vill göra. SBR-metoden innebär en semistrukturerad intervjuteknik, med standardiserade intervjufrågor men med följdfrågor som anpassas av dig som intervjuar.
Att det finns en struktur i intervjusituationen brukar även vara uppskattat av kandidaterna. Enligt vår erfarenhet är just den semistrukturerade varianten sannolikt bäst när det kommer till kandidatupplevelsen, då en robotliknande upplevelse i detta mänskliga möte givetvis ju inte blir vidare trevligt.
Anteckna
Minnet är bra men kort, och efter några dagar är det faktiskt lätt hänt att glömma bort vad din kandidat sa under intervjun. Vår rekommendation är därför att anteckna, och att anteckna det som kandidaten beskriver - INTE dina egna ord och spontana tolkningar eller "ja", "nej", "bra" osv. Detta kommer att underlätta för dig när det sedan är dags att göra din bedömning.
Bedömningsankare
Bedömningsankare - vad är det? Ett bedömningsankare är, precis som det låter, ett ankare som håller fast oss i grunden till det vi ska göra - bedöma våra kandidaters intervjusvar, och hur väl de matchar med definitionerna av de beteenden som vi söker efter.
Vi människor är som vi redan konstaterat hyfsat bra på att samla in data, men det vi däremot är mindre bra på är att analysera den och dra korrekta slutsatser. Det forskningen som finns på området säger oss är att det som till stor del avgör hur träffsäker bedömningen blir är i vilken grad mänsklig bedömning är en del av metoden. Det är alltså hur vi gör själva tolkningen av informationen som avgör bedömningens träffsäkerhet.
Här är ett exempel på hur ett bedömningsankare kan se ut vid bedömning på respektive fråga :
Och här är ett annat exempel på bedömningsankare i en lite förenklad variant, som går att applicera oavsett intervjufråga:
Gradera på en skala
Vilken skala du använder dig av i ditt bedömningsankare är inte det viktigaste, utan mer av en smaksak. Det finns som med allt annat här i livet fördelar och nackdelar med alla varianterna (1-4, 1-5, 1-10 etc), så det viktigaste är att du väljer en skala som du tycker passar bäst och sedan konsekvent håller dig till den genom hela processen. Din uppgift blir nu att gradera hur väl kandidatens svar på dina intervjufrågor matchar det du söker. Genom att på det här viset aktivera ditt system 2-tänk och tvinga dig att fokusera på rätt sak ger du dig själv ett bättre och mer träffsäkert beslutsunderlag.
Värt att fundera över är vilken typ av bedömningsankare samt skala som passar bäst för de som det ska användas av. Är det främst du själv som kommer att använda det, eller är det kanske verksamhetens chefer (som rekryterar mer sällan) som kommer att nyttja det allra mest?
Implementera mekanisk bedömning
Forskning visar som sagt att mekanisk bedömning är överlägsen en så kallad intuitiv (mänsklig) sådan. Med denna vetskap bör vi alltså göra vad vi kan för att minimera den subjektiva tolkningen i våra bedömningar. En helt mekanisk bedömning förutsätter dock att vi inte har någon mänsklig inblandning överhuvudtaget - men så ser ju sällan verkligheten ut.
Förutsatt att vi har gjort ett bra jobb med förberedelserna inför våra intervjuer – tagit fram en genomtänkt kravprofil, ställt relevanta och kompetensbaserade intervjufrågor och gett våra kandidater likvärdiga förutsättningar i intervjusituationen – bör vi efter genomförd intervju ha samlat in en hel del relevant information (data) som nu ska sammanvägas. Där forskningen visar att vi människor brister i detta sammanhang är som sagt just när det kommer till att analysera informationen och dra korrekta slutsatser.
Precis som i övriga delar av rekryteringsprocessen tjänar du alltså på att öka graden av struktur även i detta steg. Ett effektivt sätt att göra detta är att använda sig av ett så kallat bedömningsankare, och att förbereda alla involverade redan i kravprofilssteget på hur bedömningen kommer att genomföras.
Minimera subjektiviteten vid bedömning av intervjuer och minska risken för att anställningsbeslut fattas baserat på intuition, magkänsla och gissningar genom att sätta en struktur för hur bedömningen ska gå till samt göra detta så konsekvent och mekaniskt som det är möjligt. Givet att vi människor fortfarande är, och fortsatt bör vara involverade, får vi subjektiva människor på så vis åtminstone ett mer objektivt underlag att utgå ifrån när vi ska göra vår bedömning, vilket hjälper oss att hålla fokus på kompetens och att bortse från annat. Ni kommer att öka validiteten i era anställningsintervjuer, såväl som chansen att ni i slutändan anställer den kompetens som ni faktiskt letar efter.
Utbilda alla som ska involveras i intervjubedömningen
Att uppnå en struktur i sina kompetensbaserade intervjuer och intervjubedömningar kräver att samtliga inblandade förstår värdet med att göra på det här viset och följer samma arbetssätt. Se därför till att både rekryterare och rekryterande chefer får utbildning i intervjuteknik och bedömning. För att kunna förhålla sig någorlunda objektiv är det nämligen helt avgörande med medvetenhet om sina egna begränsningar, subjektiva föreställningar och fördomar, och den fullt mänskliga risken i att fastna i fel tankemönster när vi ska ta beslut. Om medvetenhet om detta saknas, finns heller inga incitament att hålla sig till en framtagen struktur eller process.
Alla steg på vägen är framsteg!
Sträva med andra ord efter en så mekanisk bedömning av alla kandidater som möjligt. Genom att gradera kandidaternas matchning mot de olika kompetenserna i kravprofilen höjs kvalitén i ditt beslutsunderlag. När du använder en skala för din bedömning, och på så vis tvingar dig själv att fundera över i vilken grad det du hört och antecknat under intervjun motsvarar det du söker efter får du ett mycket mer underbyggt underlag för dina urvalsbeslut och chanserna ökar för att beslutet baseras på relevant information snarare än generella intryck. Er organisation får sannolikt också fler ambassadörer bland era jobbsökare då de som varit på intervju kan få rättvisare och tydligare feedback på varför de inte gick vidare och en kandidatupplevelse som de gärna berättar för andra om, även fast de inte fick jobbet.
Att få med alla som är involverade i rekryteringsarbetet på detta arbetssätt kan absolut vara en utmaning, det är vi väl medvetna om. Men kom ihåg att alla steg i rätt riktning, stora såväl som små, är värda att fira!
Utbildningar och kurser för dig och ditt team
I vår kurs i kompetensbaserad intervjuteknik får du under en heldag via Teams lära dig grunderna i den kompetensbaserade metodiken. Du får också veta varför detta är en träffsäker metod och du ges möjlighet att praktiskt öva på intervjuteknik. Kursen hjälper dig också att hitta bättre sätt att förklara internt, varför vi gör som vi gör när vi rekryterar.
Är ni flera från samma organisation som önskar höja kompetensen inom det här området och ta ert rekryteringsarbete till nästa nivå är du välkommen att maila mig här, så tar jag gärna fram ett innehåll och upplägg som passar just erat team. Här hittar du mera information och exempel på hur en workshop för ditt TA-team kan se ut, samt även exempel på kunder som vi tidigare samarbetat med.
Tips på poddavsnitt om att bedöma intervjusvar
I avsnitt #53 av Rekryteringspodden kan du höra Anki och Josefin berätta om att bedöma intervjusvar med hjälp av ett bedömningsankare. Lyssna gärna även på avsnitt #109 som handlar om vad som krävs för att få till träffsäkra, valida och reliabla anställningsintervjuer.
Jag hoppas att du med de här tipsen kommer att bli tryggare i att vägen mot en mer strukturerad och mekanisk bedömning av dina kandidater är rätt väg att gå - jämfört med en ”ogenomtänkt, magkänsla-baserad rekrytering”.
Genom att vara medveten om vanliga utmaningar och veta hur du ska hantera dem blir det lättare, och med användningen av bedömningsankare får du dessutom en bra struktur i dina bedömningar. Varmt lycka till i ditt arbete för mer träffsäkra intervjuer och bättre anställningsbeslut, samt schysstare och tydligare återkoppling till dina kandidater!
Vill du veta mer om hur vi på HOME of Recruitment ser på kompetensbaserad rekrytering och hur vi kan hjälpa till med att ta ert rekryteringsarbete till nästa nivå? Varmt välkommen att höra av dig!
Maria Jansson, affärsområdeschef Utbildning
Källhänvisningar:
Aamodt, M. G., Brecher, E. G., Kutcher, E. J., & Bragger, J. D. (2006). Do structured interviews eliminate bias? A meta-analytic comparison of structured and unstructured interviews. Annual Meeting of the Society for Industrial-Organizational Psychology, Dallas, USA.
Kuncel. N. R., Klieger, D. M., Connelly, B. S., & Ones, D. S. (2013).
Mechanical versus clinical data combination in selection and admissions decisions: a meta-analysis.Journal of Applied Psychology
Yu, M. C., & Kuncel, N. R. (2020). Pushing the limits for judgemental consistency: comparing random weighting schemes with expert judgment. Personal Assessment and Decisions, 6(2), 1-10.
