Vi gillar att dela med oss. Av kunskap, erfarenheter och möjligheter.

Kompetensbaserad intervjuteknik

Hur du ställer dina intervjufrågor är av största vikt. Tekniken för att ställa kompetensbaserade frågor som vi använder kallar vi för SBR-teknik. SBR står för situation, beteende och resultat. Här förklarar vi hur du gör.

Att intervjua med SBR-tekniken ökar träffsäkerheten i dina rekryteringsbeslut. När du ställer frågor såhär får du information om hur din kandidat har gjort i tidigare situationer, det vill säga hur hon har omsatt både personlighet, erfarenheter och kunskaper i faktiska beteenden. Att ta reda på hur någon tidigare gjort är ett bra sätt att förutsäga hur hon kommer att göra framöver, vilket ju är exakt det vi önskar när vi ska anställa någon. Låt säga att du söker någon som är bra på att samarbeta. Hur personen samarbetat med sina kollegor i tidigare anställningar är ju avgörande, inte att hon har samarbetat i tidigare anställningar (vilket antagligen alla har gjort!).  

Alla som jobbar med rekrytering hos oss på HOME of Recruitment är utbildade i denna teknik och kan, utöver att hjälpa er med att rekrytera också överföra "best practice" till er under samarbetet. Läs mer om hur vi kan hjälpa er med rekrytering här.

Så här fungerar den kompetensbaserade intervjutekniken vid anställningsintervjuer.

Situation

Vi inleder med att fråga kandidaten efter en specifik situation som kandidaten varit med om i yrkeslivet. En situation som kan berätta om någon av de kompetenser som vi valt i kravprofilen. Som exempel kan vi anta att ”Samarbetsförmåga” är en viktig kompetens i din kravprofil:

Kan du berätta om en situation då du samarbetade med kollegor för att nå ett specifikt mål?

Här är det viktigt att du får fram ett konkret exempel på en situation som inträffat i arbetet. En situation där du kan specificera när den skedde – förra veckan, förra månaden eller förra året exempelvis. Men mycket längre tillbaka än så bör du inte gå. Du vill få fram exempel som har hänt i någorlunda närtid. Det är inte helt ovanligt att kandidaten svarar: "Jo, jag brukar göra så här…" eller; ”Det händer hela tiden, det är svårt…”. Då har du ingen konkret situation, utan får ett mer generellt svar. Det ska du undvika. 

Då kan du exempelvis fråga: Bra, men kan du ge mig ett konkret exempel på ett specifikt tillfälle? Eller: OK, när hände det senast? Genom att få ner svaret på en tidsaxel hjälper du kandidaten att bli mer konkret i svaren.  Här kan du ibland behöva vara lite envis för att få fram ett konkret exempel.

Beteende

Därefter ska vi ta reda på hur kandidaten betedde sig i den här situationen som vi börjat prata om.  Ibland berättar kandidaten självmant om vad som hände och hur kandidaten betedde sig, men annars ställer du exempelvis följande följdfrågor:

Vad gjorde du? Vad hände sen? Vad gjorde de andra? Hur hanterade du deras reaktioner? Vad var ditt ansvar? 

Här är det viktigt att du verkligen förstår vad som hände. Vad gjorde kandidaten? Konkret. Vad gjorde andra? Ställ följdfrågor till att du i princip ser situationen framför dig som en film. Ibland kan man som intervjuare fundera över hur många följdfrågor som egentligen behöver ställas. Svaret är ”det beror på”. Du behöver ställa följdfrågor till dess du förstått. Sluta inte fråga när du tycker dig kunna tolka svaret. Då är risken att du misstolkar svaret. Ställ då istället fler följdfrågor. Ibland behövs bara en följdfråga, ibland behövs tio. Följdfrågorna varierar givetvis beroende på vad kandidaten berättar. Och som vi nämnt tidigare, du får räkna med att det tar ca tio minuter att utforska en kompetens hos kandidaten.

Resultat

Slutligen ska vi också ta reda på hur det gick i den givna situationen. Det glömmer man ibland bort. Då kan du exempelvis fråga:

Hur gick det? Nådde ni målet? Vad gjorde att ni (inte) nådde målet? 

Som du säkert förstår är det helt avgörande att du är uppmärksam på svaren så att du kan ställa följdfrågor. Att lyssna är alltså en väldigt viktig del av intervjutekniken. Du ställer följdfrågor till att du förstått hur kandidaten betedde sig i den givna situationen. Om du tycker svaret ändå är oklart kan du be om ett till exempel. Om svaret ändå inte är tillfredsställande så kan det givetvis indikera att kandidaten inte är särskilt stark i den önskade kompetensen. Mer om hur du bedömer svaren kan du läsa nedan i stycket ”Efter intervjun”.

Kom också ihåg att det vi ska bedöma är beteendet hos kandidaten. Inte hur ”häftigt” exemplet är. Det kan du gärna också berätta för kandidaten, särskilt om de har svårt att komma på exempel. De behöver alltså inte fundera över en extraordinär situation, utan tvärtom är det de vardagliga situationerna i jobbet som är mest relevanta.

Fler kompetenser och vårt kompetensramverk

HOME of Recruitment har tagit fram ett så kallat kompetensramverk, med 12 personliga kompetenser som bygger på forskning kring personlighet och femfaktormodellen. Detta ramverk får du om du anlitar oss för en utbildning eller work shop, det finns också tillgängligt i vår bok ”Rekryteringsboken för chefer” (Liber förlag, 2018). Från ramverket kan du välja de kompetenser som du ser är viktigast för din roll. Därtill finns förslag till kompetensbaserade frågor för varje enskild kompetens. Syftet är att det ska vara enkelt för dig att skapa ditt intervjuformulär med hjälp av dessa frågor.

För tydlighetens skull ger vi ett till exempel på en personlig kompetens. Säg att du har identifierat att en viktig personlig kompetens är att man är serviceinriktad, vilket beskrivs som att kandidaten har ett stort kundfokus. Då kan SBR-frågorna se ut så här:

Situation: Berätta om en situation där du gjorde något utöver det vanliga för en kund. Eller; Berätta om en situation där du var tvungen att hantera en mycket missnöjd eller besviken kund.
Beteende: Vad gjorde du? Vad fick dig att göra det? Var det som hände? Hur agerade du? Vad tänkte du? Berätta mer… Kan du förklara mer..?
Resultat: Hur gick det? Vad gjorde kunden? Är kunden fortsatt kund hos er? Hur blev resultatet?

Kompetensbaserade frågor för formella kompetenser

Intervjutekniken är användbar även när det gäller de mer formella kompetenserna. Se exempelvis nedan frågor, som vanligen ställs när det gäller mer formella kompetenser såsom systemkunskap eller språkkunskap:

Har du erfarenhet från system X? Hur kunnig skulle du säga att du är i system X? Hur länge har du använt system X?

Har du arbetat på engelska? Vilken nivå skulle du säga att din engelska är?

Jämför sedan ovan frågor om system- och språkkunskap med nedan exempel på kompetensbaserade frågor:

Har du erfarenhet från system X? Kan du berätta om i vilken situation/i vilket projekt du senast använde system X? Berätta om hur du då använde system X? Vilka delar/funktioner? Vilka utmaningar har du stött på? Hur löste du dem? Vilka delar av systemet/funktioner har du inte använt?

Har du arbetat på engelska? Berätta om när du gjorde det senast, i vilket sammanhang? Hur ofta har du använt det? Ge exempel på vilken typ av skriftlig kommunikation har du haft på engelska? När har du upplevt att du har varit begränsad i din engelska/när har din engelska inte riktigt räckt till?

Du får definitivt mer och framför allt mer användbar information med de kompetensbaserade frågorna. Här kan du enklare bedöma om kandidaten har rätt nivå av erfarenhet och kunskap inom den aktuella kompetensen.

Om du inte använt denna teknik förut är det bästa rådet att helt enkelt börja använda den! Det spelar ingen roll om frågorna inte blir perfekta i början, du kommer snabbt att lära dig. Använd sådana ord som känns naturliga för dig. Du kommer snart att se att de svar du får fram är värdefulla i din bedömning.

Fler tips för kompetensbaserade frågor

Om du behöver mer information från din kandidat kring ett visst kompetensområde kan du med fördel efterfråga positiva såväl som mer negativa exempel för en och samma kompetens. Se exempelvis ”Serviceinriktad” som nämndes tidigare. Här kan man då fråga efter en situation där kandidaten hade en särskilt nöjd kund, och därefter en situation där kandidaten hade en missnöjd kund. Det blir två olika SBR-frågor, där det är fördelaktigt att börja med det positiva exemplet.

Vissa kandidater kan ha svårt att finna exempel på situationer. Ge kandidaten tid att fundera på svaren. Kanske kan du hjälpa kandidaten genom att fråga exempelvis: ”Kan det finna något exempel från förra veckan, eller från sammanhang X?” Betona som vi nämnde tidigare att det inte är något extraordinärt exempel (det bästa/största/mest unika) som du efterfrågar, utan vilket exempel som helst är lika mycket värt som något annat. Om kandidaten fastnar, kan du gå vidare till nästa fråga och sedan backa och gå tillbaka.

Det är också bra att förbereda kandidaten på att det är den här typen av frågor som kommer att ställas. Det vill säga, att du kommer att ställa frågor om specifika situationer och be om konkreta exempel på hur hon har arbetat tidigare. Det kan du berätta exempelvis då du bokar intervjun, och även skriva om i det mejl du skickar som en bekräftelse på när och var ni ska ses.

Om du intervjuar en mer junior kandidat som inte arbetat särskilt länge eller kanske är på väg in i arbetslivet kan det vara särskilt utmanande, eftersom kandidaten kanske inte har så många exempel att ge. Då behöver du sannolikt fokusera mer på exempel från skolvärlden, föreningslivet eller sommarjobb.

Om din kandidat ger dig exempel från privatlivet, behöver du styra tillbaka mot arbetslivet. Fokus ska vara på situationer som uppstått i arbetet, inte i privatlivet. Vi agerar inte alltid på samma sätt i privatlivet som på jobbet, och det är inte relevant hur kandidaten agerat privat.

Kom också ihåg att om din kandidat har svårt att hitta exempel från arbetslivet är det ofta en indikation på att hon inte har så stor erfarenhet av den typ av situation som du efterfrågar.

Lycka till!

Är du intresserad av hur du förbereder dig inför en anställningsintervju har vi skrivit ett blogginlägg om det med. Att ha bra material för intervjun är ofta avgörande för resultatet. Vi hjälper gärna till med att ta fram kravprofiler för era rekryteringar, med tillhörande mallpaket. Läs mer om det här.

Önskar du utbilda de som rekryterar och håller i intervjuerna i er verksamhet i kompetensbaserad intervjuteknik? Vi har stor erfarenhet av framgångsrika och uppskattade upplägg för rekryteringsutbildningar. Läs vad Täby kommun, Azets Insights och Arla Foods säger om våra rekryteringsutbildningar. 

Tveka inte att kontakta oss om du har behov av stöd och hjälp när det gäller att ta fram kompetensbaserat material för dina intervjuer, eller för andra moment i ert rekryteringsarbete. Eller om du önskar vår hjälp med att utbilda alla involverade i era rekryteringar i denna intervjuteknik.