.png)
I Sollentuna kommun genomförs varje år omkring 500 rekryteringar. Under lång tid var det ett arbete som i hög grad drevs av varje enskild chef, parallellt med ett redan omfattande uppdrag. Men i takt med att kraven på kvalitet ökade blev det allt svårare att få arbetssättet att hålla ihop. Rekryteringar genomfördes på olika sätt, kvaliteten varierade och mycket chefstid lades på moment som inte alltid gav önskat resultat.
Från behov till beslut – och ett avgörande förarbete
Anna Hildeland, HR-chef i Sollentuna kommun, beskriver hur rekrytering länge varit något som varje chef själv behövt lösa – trots att det i grunden är en kompetensfråga som påverkar hela organisationen.
– Det handlar också om att höja kvaliteten kopplat till arbetsgivarvarumärket – hur vi vill profilera oss, hur vi syns och hur vi får till en bättre match mellan behov och kandidater, säger Anna.
I stället för att direkt gå på lösningar valde kommunen att börja i att identifiera nuläget. Man anlitade en extern samarbetspartner för ett omfattande förarbete där man analyserade rekryteringsvolymer, tidsåtgång, utmaningar och risker, och tillsammans formulerade en tydlig målbild för kommunens rekryteringsarbete. Det arbetet skapade inte bara en plan, utan också en gemensam förståelse i organisationen för vad som behövde förändras och varför. Det var också här grunden lades för att kunna genomföra förändringen i ett högt tempo senare.
– Gör en ordentlig nulägesanalys. Undersök hur det ser ut idag – hur många rekryteringar som görs, hur mycket tid era chefer lägger på rekrytering och vad det kostar, uppmanar Anna.
Anna Hildeland, HR-chef och Björn Kullgard, rekryteringschef, Sollentuna kommun tillsammans med Katarina Riml, rådgivare och konsult på HOME of Recruitment.
Ett nytt arbetssätt tar form
Ett av de mest avgörande besluten var att samla rekryteringsarbetet i en central funktion. Det innebar ett tydligt skifte – från ett spritt och personberoende arbetssätt till en gemensam struktur.
"Att centralisera rekryteringsarbetet är en förutsättning för att få till en effektiv och likartad process. Att hålla ihop det centralt gör att vi kan arbeta strukturerat."
Anna Hildeland, HR-chef, Sollentuna kommun
För att göra det enkelt för verksamheterna att ta stöd av funktionen valde kommunen också att finansiera den centralt.
"Vi valde att ta kostnaderna centralt, utan intern debitering, vilket gör det enklare. Det här gäller alla befattningar – det är inte valfritt, utan så här jobbar vi. Och det är beslutat i ledningsgruppen."
Anna Hildeland, HR-chef, Sollentuna kommun
Från plan till genomförande – och ett snabbt genomslag
När Björn Kullgard rekryterades in som rekryteringschef fanns en tydlig riktning och ett genomarbetat underlag att utgå ifrån. Det gjorde att arbetet snabbt kunde gå från plan till handling. I stället för att börja med att definiera vad som skulle göras, handlade uppdraget om att få det att fungera i praktiken – i en organisation med många olika behov.
Björn beskriver ett nuläge där arbetssättet varierade kraftigt.
"Det fanns rutiner och en god tanke, men i praktiken blev det väldigt olika hur rekryteringarna genomfördes. Vissa var väldigt noggranna, andra mer slarviga – och det ledde till ojämn kvalitet."
Björn Kullgard, rekryteringschef, Sollentuna kommun
Implementeringen tog fart genom flera parallella spår – att sätta sig in i befintligt systemstöd, fördjupa dialogen med verksamheten och samtidigt bygga upp den nya funktionen.
– Det var egentligen tre delar; ta del av befintligt systemstöd och förstå hur det fungerade, kontakta förvaltningarna och ta in deras specifika behov samt påbörja rekrytering av egen personal, berättar Björn.
Arbetet präglades av ett högt tempo och tydliga mål. Samtidigt lades stort fokus på att etablera relationer med verksamhetens chefer.
– Det handlade mycket om att bygga relationer och skapa förtroende, så att det här inte uppfattades som att vi tar över – utan att vi är ett stöd, säger Björn.
"Målet var att ta över halva kommunens rekryteringar fram till jul – en ganska offensiv plan. När vi kom till december hade vi i praktiken tagit över cirka 90 procent av rekryteringarna."
Björn Kullgard, rekryteringschef, Sollentuna kommun
Björn Kullgard, rekryteringschef, Sollentuna kommun
Tydliga resultat – i kvalitet, tempo och tid
När rekryteringsfunktionen började ta över fler processer blev skillnaden snabbt tydlig. Arbetet strukturerades upp med tydliga steg, ansvar och tidsramar. Samtidigt började nya arbetssätt snabbt ge effekt i konkreta rekryteringar. Ett område där förändringen blev tydlig var i arbetet med search – något som tidigare inte använts i samma utsträckning.
Björn beskriver hur teamet tidigt började arbeta mer aktivt med att själva söka upp kandidater, särskilt i rekryteringar som tidigare inte gått i mål.
"Vissa tjänster som hade varit ute flera gånger kunde vi gå in och arbeta med search på, och då fick vi träff direkt. Det gjorde att vi kunde avsluta processer som tidigare fastnat – och bryta den onda cirkeln."
Björn Kullgard, rekryteringschef, Sollentuna kommun
För kommunen innebar det inte bara snabbare processer, utan också en ny förmåga att hantera svårrekryterade roller mer proaktivt – något som annars ofta ligger utanför den egna organisationen.
Det som framför allt märks i verksamheten är kombinationen av tempo och kvalitet. En av de mest konkreta effekterna handlar om tid. Samtidigt beskriver Anna hur mottagandet i organisationen varit en viktig indikator på att satsningen på en central rekryteringsfunktion fallit väl ut.
"En rekrytering som tidigare kunde ta cirka 30 timmar för en chef tar nu kanske 6–7 timmars chefstid totalt."
Björn Kullgard, rekryteringschef, Sollentuna kommun
Björn Kullgard, rekryteringschef och Anna Hildeland, HR-chef, på Sollentuna kommun.
"Vi har väldigt glada chefer – det är en tydlig effekt. Jag möter nästan dagligen chefer som tycker att rekryteringsstödet är fantastiskt."
Anna Hildeland, HR-chef, Sollentuna kommun
En förändring som börjar i analys – och slutar i effekt
En viktig del i att den centrala rekryteringsfunktionen fått genomslag har varit hur arbetssättet introducerats och förankrats i organisationen.
- Björn och hans team har träffat ledningsgrupper och chefer för att förklara varför vi gör det här, hur vi gör det och hur samarbetet ska fungera. Det är en jätteviktig del, konstaterar Anna.
För andra organisationer som står inför en liknande resa är rådet tydligt: börja i nuläget och gör förarbetet ordentligt.
"Gör en ordentlig nulägesanalys och sätt en tydlig målbild!"
Anna Hildeland, HR-chef, Sollentuna kommun
"Lägg pengarna på att skapa en riktig rekryteringsenhet, det skapar både en ekonomisk och kvalitativ vinst. Ska man göra detta, gör det ordentligt!"
Björn Kullgard, rekryteringschef, Sollentuna kommun
Sammantaget visar Sollentuna kommuns resa att förändringen inte i första hand handlar om att införa en ny funktion – utan om att skapa rätt förutsättningar för att den ska fungera. Och när analys, riktning och genomförande hänger ihop, går det också att skapa effekt snabbt.
