Katarina Riml är partner och senior konsult på HOME of Recruitment, och tillsammans med Louise Thulin hjälper hon verksamheter att utveckla sitt rekryteringsarbete genom strategisk rådgivning. Här delar hon med sig av deras gemensamma reflektioner och insikter kring utvecklingen inom Talent Acquisition, som också mynnat ut i en ny modell - TA:s utvecklingstrappa.
Reflektioner kring utvecklingen av TA
Det är en rolig och spännande tid att verka inom Talent Acquisition – utvecklingen går fort och man behöver inte blicka tillbaka mer än några år för att inse hur mycket som har hänt, såväl gällande Talent Acquisitions förutsättningar och profession, som i det dagliga arbetet.
I början av hösten gjorde Louise Thulin och jag en sådan tillbakablick, som resulterade i ”TA:s utvecklingstrappa” – en summering av våra insikter kring den utveckling vi sett inom Talent Acquisition de senaste åren, och hur vi ser på den fortsatta utvecklingen framåt. Utöver att fungera som en visualisering av TA-funktioners utveckling över tid tänker vi att trappan även kan spegla den utveckling som kan (och många gånger måste) ske inom en organisation idag - driven av de utmaningar kopplat till kompetensförsörjning som bolag och verksamheter möter och behöver hantera.
Viktigt att poängtera är att det inte finns någon ”one size fits all”-lösning när det kommer till utformningen av en Talent Acquisition-funktion. Utgångspunkten är alltid den aktuella organisationens unika situation, med dess specifika utmaningar och behov inom kompetensförsörjning. Med det sagt är det inte givet att alla organisationer har behov av en TA-funktion motsvarande ett visst steg i vår trappa. Det väsentliga är att man bygger den Talent Acquisition-funktion som organisationen behöver - den som kan matcha behoven och skapa värde i form av rätt kompetens på rätt plats i rätt tid.
Steg 1: ”Administrativ och reaktiv”
”I mina rekryteringar brukar det där bara ordna sig.” Kommentaren kom från en chef som deltog i en rekryteringsutbildning jag höll för några veckor sedan, och för mig summerar den en TA-funktion i steg 1, som vi valt att benämna ”administrativ och reaktiv”.
I den aktuella organisationen hade man identifierat ett behov av att stärka upp stödet i rekrytering, och gett två HR-administratörer i uppdrag att supportera organisationens chefer i de administrativa delarna av rekryteringsarbetet. Dessa två administratörer hade gjort ett gediget jobb med att skapa struktur och mallar i rekryteringsverktyget. De jobbade bakom kulisserna med att säkerställa ett mer kvalitativt och attraktivt annons- och urvalsarbete, skapade kravprofiler och tillhörande intervju- och referenstagningsguider till cheferna.
När vi under rekryteringsutbildningen gick igenom vikten av en genomarbetad kravprofil - att denna utgör en röd tråd genom processen och återspeglas i exempelvis träffsäkra urvalsfrågor - stod det klart att cheferna trodde att det var rekryteringsverktyget som stod för magin i deras rekryteringsprocesser. Deras halvt genomarbetade kravprofiler och annonsutkast omvandlades där till krispiga kravprofiler och attraktiva annonser. De hade med andra ord inte en aning om allt arbete som HR-administratörerna utförde.
En TA-funktion i steg 1 verkar ofta just på detta sätt – i kulisserna, med fokus på operativt och administrativt stöd till chefer och HR i rekryteringsarbetet, och med låg grad av kontakt med organisationens chefer. Resurserna är ofta få och utvecklingsmöjligheterna för dessa TA-administratörer likaså. De gör ett viktigt – ofta helt avgörande – arbete, men denna typ av TA-funktion är för många organisationer inte tillräcklig idag när utmaningarna kring kompetensförsörjning fortsätter att växa och bli alltmer komplexa.
Steg 2: ”Process- och relationsinriktad”
För ca 6-8 år sedan skedde en större förändring inom rekryteringsområdet, när allt fler organisationer och bolag
”hämtade hem” sin rekrytering, och byggde upp interna rekryteringsfunktioner. Dessa låg organisatoriskt fortsatt under HR:s paraply, men det var början på något nytt, där rekrytering och Talent Acquisition växte fram som en egen profession. De rekryteringsfunktioner som skapades då bemannades med rekryterare som kunde sitt hantverk - de utvecklade organisationernas rekryteringsprocesser, hade koll på Schmidt & Hunter och satte kandidatupplevelse på kartan.
Den alltmer utbredda kompetensbristen skapade behov av något mer aktivt än ”post and pray”, och många rekryteringsfunktioner började arbeta med search för att öka inflödet av kandidater. De interna rekryterarna byggde förtroendefulla relationer till cheferna och skapade värde genom sin kunskap om organisationens verksamheter och roller.
Vår bild är att beskrivningen ovan fortsatt stämmer in på många TA-funktioner vi möter idag, även om mycket har hänt när det kommer till utvecklingen av arbetssätt och verktyg. Dagens TA-funktioner är i stor utsträckning fortsatt process- och relationsinriktade. Det får till följd att TA-partners många gånger utformar ett arbetssätt tillsammans med de rekryterande cheferna snarare än ett gemensamt arbetssätt för TA-funktionen. Samtidigt arbetar man reaktivt - process för process när behov uppstår - snarare än proaktivt. Många TA-chefer uttrycker att en utmaning är den alltför stora personalomsättningen i TA-teamet. Rollen som TA-partner blir en instegsroll, och dessa medarbetare vill snart vidare till andra roller inom HR.
En TA-funktion i steg 2, beskriven ovan, har flera styrkor – men också en hel del utmaningar. Vår bild är att många TA-funktioner idag är i rörelse, och ser behov av att utveckla sin organisation, sitt arbetssätt och sin verktygslåda – att byta fokuset på processer och relationer mot att bli mer proaktiva och rådgivande.
Steg 3: ”Proaktiv och rådgivande”
Under den senaste tiden upplever jag att det skett en förflyttning inom TA - från ett mer process- och relationsorienterat fokus till att proaktivt bygga relationer med viktiga målgrupper.
TA-funktioner som på detta sätt har gått från att vara experter på processer och urvalsmetoder, till att i första hand bli experter på relevanta målgrupper, blir efterfrågade i sina egna organisationer på ett nytt sätt.
I stället för att arbeta nära enskilda chefer i rekryteringsprocesser bjuds dessa TA-partners nu in till olika chefsforum, i rollen som rådgivare. En chef jag träffade på en utbildning för några veckor sedan beskrev värdet deras TA-partner skapade för honom och hans chefsgrupp genom att ha ”koll på vad som händer därute, vilka kandidater som rör på sig som vi vill attrahera och vad de söker efter hos sin nästa arbetsgivare”. Denna kunskap gjorde TA-partnern central i deras pågående arbete med att ta fram en kompetensförsörjningsplan för nästa år. Eftersom jag känner TA-partnern ifråga vet jag att hon dessutom är väldigt kunnig inom de mer traditionella delarna av rekryterarhantverket, men det var intressant att höra chefen beskriva det han såg som TA:s mest värdeskapande bidrag – rollen som målgruppsexpert och rådgivare.
En TA-funktion som befinner sig på det tredje steget i TA-trappan kännetecknas av att arbeta just proaktivt och långsiktigt med kandidatmarknaden i fokus, men också av ett gemensamt och strukturerat arbetssätt inom TA - samt med fler roller (och därmed utvecklingsmöjligheter) inom TA-funktionen. Detta är ett sätt att arbeta med rekrytering som ligger ganska långt ifrån de första inhouse-funktionerna som dök upp i början av 2010-talet, och jag ser med spänning fram emot vad som väntar runt hörnet.
Steg 4: ”Strategisk och krossfunktionell”
”TA:s bidrag måste handla om att hitta den kompetens vi behöver – inte bara skyffla in varma kroppar.”
Citatet kommer från en chef jag pratade med för en tid sedan, och jag instämmer helt. Det var länge sedan (om någonsin?) det var tillräckligt att se den interna rekryteringsfunktionens uppdrag som att fylla vakanser, eller ”skotta” rekryteringar. Den senaste tiden har dock frågan om organisationers behov av kompetens hamnat allt högre upp på dagordningen, och jag upplever att diskussionerna om behovet av upskilling och reskilling (för att nämna några exempel) har fått fokus att hamna på rätt sak – den kompetens som krävs för att lösa en uppgift, och i förlängningen för att en organisation ska lösa sitt uppdrag.
När Louise Thulin och jag har arbetat framvår utvecklingstrappa för TA-funktioner ser vi också att steg 4 i trappan innebär just detta – att TA behöver bli en del av något större - nämligen en del av ett krossfunktionellt team med ett gemensamt uppdrag att säkerställa affärskritisk kompetensförsörjning. Det silotänk som begränsar interna TA-funktioner behöver vi lämna bakom oss. För de komplexa utmaningar som organisationer idag står inför när det gäller att säkerställa att man har rätt kompetens på plats kräver en funktion bestående av olika expertiser inom kompetensförsörjningsområdet. Dessa ska tillsammans samverka för att hitta den kompetens som krävs för uppdraget – där
”HUR:et” (extern/intern rekrytering, konsultlösningar, utveckling av befintliga medarbetare) blir sekundärt och flexibelt.
Med den tekniska utveckling som snurrar allt snabbare ser vi att TA:s vardag kommer ändras drastiskt - och det i en snart framtid. Det som hittills har varit grunduppdraget (att hantera kandidater, göra urval och ge operativt stöd till rekryterande chefer) kommer i stor utsträckning kunna hanteras av nya ”kollegor” i form av AI-lösningar. Jag har full förståelse för att många upplever denna utveckling som skrämmande - men jag tror att det är en gynnsam utveckling för TA. Det möjliggör en avlastning av tidskrävande arbetsuppgifter som frigör tid för TA att fokusera på värdeskapande dialoger med kandidater och rådgivning till chefer i bredare frågor relaterade till kompetensförsörjning.
Och det är precis där TA kan skapa mest värde.
/Katarina Riml, partner och senior konsult
Tips! Webinar på samma ämne
Katarina och Louise håller tillsammans med John Sagrelius webinaret
"Ta er Talent Acquisition till nästa nivå - från rekrytering till strategisk kompetensförsörjning". Anmäl dig och var med live eller få inspelningen till din inkorg. Klicka här eller på bilden nedan för att komma till anmälningssidan.
Strategisk rådgivning som utvecklar ert TA-arbete
Oavsett var ni befinner er idag kan vi hjälpa er att ta ert rekryteringsarbete till nästa nivå. Med en nulägesanalys kartlägger vi ert nuläge, era behov och ger rekommendationer för vägen framåt.
Läs mer här eller kontakta oss om du vill veta mer.
