Sättet att organisera TA-funktionen skiljer sig åt. För att ge en bild av de organisationer som är intervjuade i den här artikelserien har vi ställt frågor till var och en av TA-ledarna om just deras organisering. Här berättar, Viktor Larsson, HR-analytiker på Migrationsverket om sin TA-funktion.
Hur är ni organiserade?
- Vi är en HR-avdelning på 70 personer ungefär, uppdelade på ett antal enheter. Jag tillhör kompetensförsörjningsenheten. Vi är två team, ett rekryteringsteam (vi kallar oss inte TA men jobbar så mer och mer) och andra halvan är kompetensutvecklare. Vi jobbar nära varandra.
- Vi är ett ganska slimmat team då vi är 6 000 anställda och sex, sju rekryterare. Mycket ansvar ligger på rekryterande chefer. Vi har mer av en partnerrelation där vi är stöttande och rådgivande.
"Vi utbildar kontinuerligt, en gång per månad, i kompetensbaserad metodik. Vi utbildar i kandidatupplevelse, säkerhet och ser till att följa lagar och regler. Målet är att chefer ska kunna hålla intervjuer utan oss men erbjudas flexibelt stöd från oss."
Viktor Larsson, Migrationsverket.
- Vi är med i stora rekryteringar och volymer. Nya chefer får mer helhetsstöd för att bli trygga. Så man kan säga att det ligger 50–50 ansvar mellan oss och cheferna. Vi stöttar där vår kompetens är som mest viktigt.
Hur ser samarbetet ut mellan TA och HR?
- Vi har ett ganska nära samarbete med vissa delar av HR. Framförallt våra HR-partners ute i ledningsgrupper och regioner. Vi har en HR-supportfunktion och arbetsrättspecialister och vi bollar många frågor. Vi ska vara experter på rekrytering men intern rörlighet och omställningsfrågor, där kan det vara krångliga arbetsrättsfrågor och förhandlingar. Där tar vi hjälp av varandra. Kompetensförsörjnings-enheten hanterar hela ARUBA. Vi har nyligen infört en exitenkät för att få bättre förståelse för varför medarbetare lämnar oss.
Viktor Larsson, HR-analytiker på Migrationsverket.
Hur ser ansvarsfördelningen ut gällande den strategiska kompetensförsörjningen?
- Vi stöttar verksamheten som har stort eget ansvar. Varje region och avdelning ska själva ta fram planer och vi ska stötta från HR. Vi tar fram verktyg och stöd i hur de kan tänka kring behålla och intern rörlighet. Få dem att förstå att istället för att springa ut med externa rekryteringar så kan vi ta hand om den kompetens vi har.
"Vi försöker jobba mer och mer med att titta inåt om det finns medarbetare som kan arbetsledas eller som vill kompetensutvecklas in i rollen innan vi går externt. Det försöker vi hjälpa verksamheten med."
Viktor Larsson, Migrationsverket.
- Några kollegor har nyligen tagit fram metodstöd för kompetensanalys. Det är ett exempel på hur vi kan leverera verktyg som verksamheten kan använda.
Vilka delar utöver det operativa TA-arbetet ingår i ditt eller teamets ansvar?
- Vi jobbar med strategisk utveckling av rekryteringsprocessen och försöker fördela uppdragen mellan oss i teamet. Så att man jobbar operativt men också har andra sidouppdrag som stimulerar och ger möjlighet att jobba operativt och strategiskt.
- Vi jobbar mycket med intern rörlighet och med omställning: det driver vi i en samordningsfunktion där vi hittar vakanser och matchar Migrationsverket är en myndighet i ständig förändring, där omvärldsläget snabbt kan påverka vårt uppdrag och behov av kompetens, vilket ställer krav på att vi behöver vara snabbrörliga och kunna ställa om när det behövs. Vi expanderade kraftigt i och med kriget i Ukraina, sedan när det går ner behöver vi jobba med omställning när behovet av viss kompetens minskar.
- Vi har jobbat mycket med kandidatupplevelse de senaste tre åren. Där använder vi Trustcruit och tar fram helårs- och delårsrapporter. Vi har fått organisationen att förstå kandidatupplevelsen och vikten av den. Vi har EB-delen där vi gör artikelserier på vår Linkedin-sida och besöker mässor. Där har vi också en specialist som jobbar uteslutande med det.
- Vi utbildar chefer också och alla är inne och håller kompetensbaserad utbildning åt våra chefer så vi måste hela tiden uppdatera vår kunskap. En del saker är enkla att få igenom, annat kan vara svårare. Vi har implementerat digital referenstagning (Refensa som ingår i Grades upplägg och som finns integrerat i Varbi). Alla chefer gillar det eftersom det sparar mycket tid.
"Vi sitter med som kravställare för våra system och deltar vid upphandlingar. Vårt arbete med rekrytering ställer också höga krav på säkerhetsmedvetenhet, vilket ibland kan vara utmanande att kombinera med en god kandidatupplevelse."
Viktor Larsson, Migrationsverket.
Hur samarbetar ni kring Learning & Development och kompetensväxling?
- Vi samarbetar mest kring intern rörlighet och interna utvecklingsvägar och behöver jobba mer med det. Migrationsverket kraftsamlar just nu i ett omfattande reformarbete, vilket innebär en hel del nya arbetsuppgifter. Därtill träder EU:s migrations- och asylpakt i kraft sommaren 2026, vilket kommer medföra ytterligare förändringar. Detta ställer krav på kompetensutveckling, förändringsledning och i vissa fall rekrytering.
- Vi arbetar proaktivt med tidigt omställningsarbete genom att använda LOM (lokala omställningsmedel) för att stödja medarbetare i förändring. Det har bland annat inneburit att vi tidigt identifierat kompetenser som kan komma att påverkas av omställning, erbjudit riktade utbildningar och kompetenshöjande insatser, samt skapat möjligheter för intern rörlighet. Syftet har varit att stärka medarbetarnas förutsättningar att ta nya roller inom myndigheten och därigenom minska behovet av externa rekryteringar.
TA Talks.
TA Talks är en artikelserie där HOME of Recruitment har låtit intervjua tolv ledare inom svensk Talent Acquisition i olika branscher och sektorer för att undersöka vad dessa ledare arbetar med och utmanas av just nu. Genom artikelserien får du som läsare en överskådlig ögonblicksbild av TA i Sverige idag. Artikelserien gjorde första gången hösten 2024. Detta är den andra omgången. Samtliga artiklar i TA Talks hittar du här på bloggen.
Vill du höra om hur vi kan stötta dig? Vi lyssnar, bollar och krokar arm i din fortsatta resa! Läs mer om våra tjänster och hur vi stöttar er med allt inom Talent Acquisition. Kontakta oss här så hör vi av oss inom kort!
.png)