Att rekrytera trainees är en rolig och utmanande process som ställer krav på att identifiera potential på ett träffsäkert, rättvist och kandidatvänligt sätt. I del 1 berättade vi om betydelsen av att förstå potential och kompetens. I denna del får du konkreta tips på hur du kan hitta de rätta kandidaterna bland de ofta hundratals ansökningar som kan strömma in i din traineerekrytering.
En traineerekrytering innebär ofta att er verksamhet exponeras för många potentiella kandidater, som kanske är rätt idag – och om inte, så vill ni att de får ett gott intryck av er som framtida arbetsgivare. Oavsett om ni förväntar er 1000 ansökningar eller mycket färre, och oavsett om ni behöver hjälp med allt från A till Ö eller endast delar av processen så har vi möjlighet att hjälpa er med er nästa traineerekrytering.
Fem tips för när du ska rekrytera dina trainees:
1. Ta fram en genomtänkt kravprofil, med fokus på potential
Vad är det vi söker när vi rekryterar trainees? För att hitta en kompetent och passande kandidat måste vi beakta hela isberget, som vi beskrev i den tidigare artikeln. Men först behöver vi förstå vad traineerollen innebär och vilka egenskaper som är avgörande för att lyckas i rollen och er verksamhet. Vilka färdigheter och kunskaper behövs från dag ett? Vilka krav kommer rollen att ställa?
Många gånger är en viss utbildning ett krav. Fundera på om er verksamheten vill fylla på med en viss utbildningsinriktning, eller om vilken inriktning som helst vara intressant? Notera dock gällande utbildningskrav att forskning visar att längden på en utbildning, till exempel en masterexamen, inte automatiskt innebär att en kandidat kommer att prestera bättre än någon med en kandidatexamen.
Gällande erfarenheter, bör ni tänka på om det finns något specifikt som kandidaten måste kunna från dag ett i traineeprogrammet. Allt som personen kan lära sig på plats, bör inte efterfrågas i processen. Generellt är erfarenhetskraven på tranieetjänster minimala eller obefintliga, men det kan finnas behov av vissa språkkunskaper.
Det mest avgörande är att vi riktar fokus på botten av isberget – vem kandidaten är. Här finns ju potentialen! Tänk efter vilka personliga egenskaper är viktiga för att lyckas och trivas som trainee hos er? Problemlösningsförmåga och logisk förmåga brukar vara högst relevant, eftersom traineer förväntas kunna lära sig snabbt och klara utmaningar utan en omfattande tidigare erfarenhet.
Använd ett kompetensramverk för att få struktur
För att hantera detta på ett strukturerat sätt rekommenderar vi att använda ett kompetensramverk. Du kan exempelvis använda vårt kompetensramverk som är integrerat i flera rekryteringssystem och verktyg på marknaden, så att du kan få en röd tråd genom hela din rekryteringsprocess. Läs mer och beställ det här: Kompetensramverket som effektiviserar din rekryteringsprocess.
Det går självklart bra att använda andra kompetensramverk, men det bör bygga på femfaktorteorin (BFI) som senare i processen kan matchas med tester och testresultat.
Vi rekommenderar att du skapar en arbetsgrupp bestående av exempelvis rekryterande chefer, Talent Acquisition-specialister, HR och andra representanter som gemensamt kan enas om vad som eftersöks redan innan processen börjar. Det är också viktigt att alla i arbetsgruppen är överens om vad de olika kompetenserna faktiskt betyder. Till exempel om ni väljer kompetensen "Stabil", vad innebär det i konkreta beteenden hos er verksamhet? Beskriv även konkreta beteenden, kopplat till kompetensen, för att säkerställa att arbetsgruppen är överens om vad som eftersöks.
I kompetensprofilen kan ni också inkludera verksamhetens värderingar. För att utvärdera dessa bör värderingarna beskrivas på beteendenivå, inte bara som enstaka ord, fria för tolkning.
I kravprofilen bör ni också inkludera praktiska frågor, som arbetsstartdatum eller arbetsort, för att säkerställa att kandidaterna är aktuella för tjänsten.
2. Använd inte CV eller personligt brev!
Kanske är det givet efter första punkten – men CV och/eller personligt brev är inte relevant att använda i rekrytering av trainees. I tranieerekryteringar innehåller kandidaternas CV:n generellt ett gäng sommarjobb, extrajobb, foto, kanske information om fritidsintressen - saker som inte är nödvändiga för den aktuella tjänsten. Dessutom kan delar i CV:t ge upphov till subjektivitet eller bias - som att kandidaten har jobbat 50% utöver studierna, spelar en viss sport eller har ett konstigt foto. Det kan alltså leda till att vi tar hänsyn till detaljer som inte har någon relevans för att förutse framtida arbetsprestation. Men det som är avgörande är ju den höga potentialen hos kandidaten - inte informationen som vi hittar i ett CV.
Utöver detta tar det oerhört lång tid att gå igenom hundratals CV:n.
Låt istället kandidaterna besvara några korta frågor vid ansökningstillfället, frågor som rör de skall-krav vi har bestämt oss för.
Till exempel att kandidaten har de rätta akademiska meriterna, relevanta språkkunskaper, att de kan börja arbeta på ett visst datum och från angiven ort. Via ett rekryteringssystem kan vi också enkelt screena alla ansökningar automatiskt och effektivt, vilket sparar enorma mängder tid.
För att göra ansökningsprocessen så enkel och modern som möjligt för kandidaterna ska det vara smidigt att söka tjänsten, gärna att en ansökan tar några minuter via mobilen. Detta gör det också mer troligt ansökningsprocessen upplevs som mer kandidatvänlig och tilltalande vilket ger er fler lovande kandidater.
Ett ännu mer effektivt och rättvist sätt att screena kandidaterna är att använda Hubert, AI-assistenten som bedömer kandidaternas kompetens i en chattintervju. Läs med om det på https://www.hubert.ai.
3. Använd arbetspsykologiska tester tidigt
För att kunna utvärdera kandidaternas potential (botten på isberget), behöver vi förstå kandidaternas inneboende förutsättningar som personliga egenskaper och logisk förmåga. Här är arbetspsykologiska tester det mest tillförlitliga verktyget. Att välja rätt tester är viktigt för både träffsäkerhet och kandidatupplevelse. Vid testningen bör man använda tester som är specifikt utvecklade för rekrytering och som bygger på femfaktorteorin (BFI). Dessutom är det viktigt att alla kandidater får en skriftlig rapport efter genomförda tester. Även vid detta skede kan vi förvänta oss ett stort antal kandidater som har uppfyllt de relativt få skallkrav som ställts, och för att utvärdera på ett rättvist, effektivt och träffsäkert sätt krävs tester.
Testresultaten ska självklart också matcha med det vi efterfrågat i kravprofilen. Genom att matcha testresultaten med de efterfrågade kraven har vi möjlighet att skapa en personprofil i testmiljön. Det möjliggör en effektiv och träffsäker matchning av de kandidaterna som är bäst lämpade för tjänsten.
4. Intervjua kompetensbaserat
Nästa steg i processen är vanligtvis att intervju. Antalet kandidater som intervjuas beror på hur många som ska anställas. Ta också hänsyn till att några av de sökande hoppar av processen, eftersom många söker flera traineeprogram samtidigt. Dessutom kan det hända att en kandidat inte riktigt matchar förväntningarna trots bra testresultat. Men med tester som underlag har vi betydligt bättre möjligheter att välja ut de rätta kandidaterna för intervju, jämfört med en screening baserad på exempelvis CV.
Vid intervjutillfället bör fokus ligga på botten av isberget, och de personliga kompetenserna som har valts ut i kravprofilsarbetet. Nu får vi chansen att höra hur kandidaterna har använt eller omsatt sin potential i verkliga situationer. Genom att fråga om konkreta exempel från deras tidigare erfarenheter, kan vi få en mycket bättre grund för att bedöma kandidater, jämfört med att använda hypotetiska exempel. Att använda kompetensbaserade intervjufrågor fungerar alltså likaväl för traineekandidater, där de exemplen som ges ofta är kopplade till erfarenheter från skolan, sommarjobb eller liknande situationer.
Som vanligt bör vi undvika att fokusera på kandidaternas privatliv och fritidsintressen, eftersom detta kan påverka vår bedömning och öppna för subjektivitet. Däremot är det klokt att säkerställa vissa krav igen, som att kandidaterna kan arbeta på den aktuella orten eller andra förutsättningar som finns för tjänsten.
Att avsluta med göra en strukturerad bedömning efter respektive intervju, där vi poängsätter varje enskild personlig kompetens för respektive kandidat, hjälper också till för en träffsäker bedömning.
5. Skapa goda kandidatupplevelser och en eventuell gemensam träff
Att skapa goda kandidatupplevelser genom hela processen är av största vikt. Detta gäller självklart för alla rekryteringsprocesser, men när vi har fler kandidater än vanligt blir det ännu viktigare. Vi får inte heller glömma att kandidaterna kanske har flera andra erbjudanden på gång, så att sälja in oss som arbetsgivare blir oerhört viktigt. Att upprätthålla en professionell rekryteringsprocess med god kommunikation är en del av det, men det är också viktigt att se över hur ni bäst visar upp er som arbetsgivare.
Håll kandidaterna uppdaterade
Att upprätthålla en tydlig och regelbunden kommunikation med alla kandidater fram till att de får ett nej tack är avgörande. Redan i annonsen bör ni berätta hur processen ser ut och vilka tidsramar som gäller. Se över ert autoreply för att anpassa det specifikt till denna rekrytering och meddela kandidaterna när de senast kan förvänta sig besked om de går vidare eller inte. Det kan också vara bra att informera om hur många som har sökt, så att kandidaterna förstår konkurrensläget. Var även transparent kring varför ni använder testverktyg och håll kandidaterna uppdaterade under hela processen med en personlig och vänlig ton. Kanske behövs det finnas flera kontaktpersoner som kan finnas tillgängliga för eventuella frågor, så kandidaterna får svar i rimlig tid? Vi rekommenderar att man bör ge återkoppling inom 24 h. En tumregel är att om kandidaterna börjar höra av sig och undrar hur det går, har man förmodligen varit för sparsmakad med informationen!
Assessmentdag
Det kan också vara aktuellt att ha en assessmentdag eller liknande upplägg, för att bland annat ge kandidaterna en god bild av verksamheten och dess kultur. Det är såklart viktigt att kandidaterna trivs på er verksamhet, då hoppet är att det blir en ömsesidig och långsiktig satsning. Genom att vara öppna och tydliga och att visa lokalerna, träffa medarbetare och tidigare/nuvarande traineer, äta lunch på plats, får kandidaterna möjlighet att ställa frågor och göra sin egna bedömning. Detta kan genomföras med flera slutkandidater samtidigt, eller att kandidaterna besöker er en och en.
Gruppövningar
Om ni överväger att använda något annat än traditionella intervjuer bör ni noga tänka igenom vad detta ska vara och hur det ska bedömas. Gruppövningar är ibland användbara (men inte nödvändiga), och man bör undvika alla "hitte på" övningar som att bygga lego eller spaghetti-torn. Om en gruppövning ska användas krävs det att ni är vana vid detta och att man använder sig av case eller dylikt som är relevant för verksamheten. Att bedöma en gruppövning kräver även goda och långa förberedelser, där alla inblandade är välinformerade om hur bedömningen ska göras.
Återkoppling
Återkoppling så snart som möjligt till samtliga slutkandidater är viktigt.
En dag senare kan vara skillnaden som gör att en kandidat väljer ett annat erbjudande som dök upp dagen innan. Att göra en strukturerad bedömning gör det också enklare att återkoppla till kandidaten varför hen inte har gått vidare.
Ha en pre-boarding på plats
Ett sista tips – eftersom det sannolikt är flera månader till att de utvalda traineerna ska börja efter processen är avslutad - ha en pre-boarding på plats. Genom att arrangera en träff och ge information om verksamheten som de kan läsa på, kan ni bidra till att traineerna är lika entusiastiska som ni, hela vägen fram till starten av traineeprogrammet!
Låt oss hjälpa dig med din traineerekrytering
Vi vet att det kan vara utmanande att hinna med alla delar, och vi finns här för att stötta dig - antingen i utvalda delar eller med hela processen. Läs mer om vår traineerekrytering eller kontakta mig direkt.
Anki Stafwerfeldt, medgrundare och senior konsult
