Tips för kompetensbaserad kravprofil

Kravprofilen handlar om att tydliggöra vad, eller snarare vem du letar efter. En felrekrytering kan ofta härledas ur en slarvigt gjord eller icke existerande kravprofil. Här är våra bästa tips för hur du skapar en kravprofil.

En väl genomarbetad kravprofil är grunden för hela rekryteringen, från start till slut. När det är dags att skriva annonsen är det kravprofilen du använder som ett underlag. När du senare ska välja vilka av kandidaterna som matchar allra bäst det du söker, är det kravprofilen du har bredvid dig då du gör ditt urval. När du ska skapa intervjuunderlaget, är det återigen kravprofilen som du använder för att veta vilka frågor du ska ställa. Och till sist, när du tar referenser på slutkandidaten är det även då kravprofilen som ligger till grund för hur mallen för referenstagningen ska se ut. Rekrytering handlar väldigt mycket om struktur och ordning och reda. Utan en struktur och röd tråd genom hela rekryteringsprocessen ökar risken att du står där med fel person i ditt team i slutänden. Och tvärtom. Kravprofilen skapar bästa förutsättningar för att du ska kunna hålla en god struktur och en tydlig röd tråd, genom hela processen.

Något av det mest tillfredsställande vi vet, och som sker när du gör ditt kravprofilsarbete ordentligt, är att de vanligaste kraven som används vid rekrytering - så som utbildningskrav, erfarenhetskrav och kunskapskrav - många gånger bleknar i relation till kraven på att agera rätt, ha rätt attityd, passa in i organisationens kultur och dela organisationens värderingar. När kompetenskraven landar i att det mest avgörande är att vara rätt person för uppdraget snarare än att ha rätt meritförteckning för uppdraget är chanserna avsevärt större att du hittar din nya medarbetare därute.

En annan mycket häftig effekt av en väl genomarbetad kravprofil är att det med hundra procents säkerhet inte finns några som helst krav däri som är diskriminerande. Det finns nämligen inget som har med vare sig kön, ålder, etnicitet eller andra diskrimineringsgrunder som på något sätt hänger ihop med att vara kompetent.

Ovan är kanske det absolut häftigaste med att jobba kompetensbaserat med sin rekrytering? Det tycker i alla fall vi. Vill du ha vår hjälp med att ta fram kravprofiler med tillhörande urvalsprocesser och kompetensbaserat material för alla delar - kontakta oss!

Hur du gör en bra kravprofil

Det finns några avgörande steg att gå igenom i arbetet med din kravprofil. Om du håller dig till dem kommer dina rekryteringar bli mer träffsäkra, effektiva och positiva ur kandidaternas perspektiv.

1. Avsätt tillräckligt med tid. De timmar det tar att ta fram en genomtänkt kravprofil tjänar du garanterat in. Det tar tid att göra fel och det är dyrt att göra fel. Fråga vem som helst som gjort en felrekrytering. Du kommer med tiden också att se att du blir mer effektiv. Din första ordentliga kravprofil tar väldigt mycket längre tid än din tionde. Och använd en kravprofilsmall. Finns ingen i er verksamhet, så har vi tagit fram en som du hittar i vår bok "Rekryteringsboken för chefer" (Liber förlag, 2018) och som du får om du anlitar oss för en rekryteringsutbildning eller workshop. 
   
   
2. Involvera rätt personer i kravprofilsarbetet. Se till att få input på rollen från olika delar av verksamheten. Medarbetare från teamet har säkerligen synpunkter kring vad som behövs för den roll ni ska tillsätta. Andra team som arbetar nära er likaså. Kanske även kunder kan bidra till att ge sin syn på vem som fungerar i rollen? Den främsta experten på innehållet i rollen i nuläget är såklart den som har rollen idag, så försök att involvera den som ska sluta. Därmed givetvis inte sagt att den som ska sluta har hela bilden. Säkerställ också att alla som ska vara med i det slutliga beslutsfattandet får säga sitt. Alla som på ett eller annat sätt är med och bestämmer vem som får jobbet, bör antingen vara delaktiga i kravprofilsarbetet, eller åtminstone få läsa igenom kravprofilen. Det är nu ni ska vara överens, innan ni sätter igång själva rekryteringsarbetet. Gör ni inte den här delen av arbetet nu kan man vara övertygad om att diskussionen om vem som är rätt kommer sen.  Sen, när ni i slutet av rekryteringsprocessen har två slutkandidater och två, tre eller kanske till och med fyra olika viljor.
   
3. Lyft blicken och tänk strategiskt. När Omar just har sagt upp sig är det ganska vanligt att man snabbt börjar söka efter en ny Omar. Men tänk långsiktigt. Ta helikopterperspektivet, utgå från verksamhetens och din grupps mål. Vad säger affärsplanen om era utmaningar och mål? Vilka utmaningar ser du är särskilt stora, och vilken kompetens kan bidra i att möta dessa utmaningar? Sannolikt har omvärlden hunnit ändras en hel del sedan Omar tillträdde i sin roll. Konkurrenter har tillkommit och fallit ifrån. Kunderna ställer kanske andra krav. Digitaliseringen har gjort att vissa arbetsuppgifter har förändrats. Det här är bara några exempel på vad som skulle kunna vara relevant. Du känner ditt team och din verksamhet bäst och vet vad ni behöver ni agera på. Den du ska rekrytera ska givetvis tillföra något som gör att ni har större chans att nå era mål. Fundera också över vilken kompetens som kanske saknas i teamet. Ser du att teamet har halkat efter då det gäller digitaliseringen? Eller har teamet svårt att ta initiativ och komma med nya idéer? Ta chansen och komplettera och sök den kompetens du ser saknar! En annan reflektion som är värd att göra är huruvida ni kanske ska göra en rotation i teamet. Det kan ge någon annan chansen att utvecklas, och kanske kan det leda till att du ska rekrytera in en helt annan roll. Att Omar sa upp sig kändes antagligen riktigt jobbigt och olägligt. Men rätt hanterat så kan hans uppsägning istället bli din chans att lyfta teamet och era resultat till nya nivåer.

Var tydlig med arbetsuppgifterna

När du har tagit hänsyn till affärsplan och verksamhetens mål så har du kanske kommit fram till att det som Omar gör idag, inte riktigt är det som nästa medarbetare ska göra. Och om du sitter med en arbetsbeskrivning med några år på nacken så gäller samma sak här; granska den med kritiska ögon!

1. Ta gärna den som har rollen idag till hjälp för att gå igenom vilka uppgifter som hen verkligen haft. Fundera även över om det kanske finns några särskilda mål eller projekt för nästa medarbetare att ta tag i. Kanske ska det implementeras ett nytt arbetssätt under kommande verksamhetsår? Eller ni skulle behöva genomföra ett projekt som fått stå tillbaka under det senaste året? Då är det något som kan vara lämpligt att lyfta nu, som en viktig arbetsuppgift för den nya medarbetaren. Ju tydligare man kan vara i vilka de viktigaste arbetsuppgifterna är, desto bättre. Det gör att det är lättare för en potentiell medarbetare att avgöra om rollen är rätt för hen. Det är två som väljer, ni som arbetsgivare såväl som kandidaten.
   
   
2. Prioritera tydligt bland arbetsuppgifterna.  Det är relativt vanligt att man “passar på” att samla ett gäng arbetsuppgifter som kanske hamnat mellan stolarna, och ge dem till en ny roll. Försök istället att fördela dessa uppgifter över hela teamet. Alltför många och alltför spretiga arbetsuppgifter och ansvarsområden är svåra att hantera för vem som helst. Du kommer ha stora svårigheter att hitta en person som kan lösa ett sådant uppdrag på ett bra sätt. Och dessutom blir en spretig tjänst sannolikt inte speciellt attraktiv.

Skilj på nödvändigt och önskemål

Skilj på vad du verkligen behöver i rollen och vad som enbart är önskemål. En av de svåraste utmaningarna när du ska rekrytera, är att inte fastna i gamla invanda tankemönster. Att inte per automatik rapa upp de slentrianmässigt ställda kraven som ofta blir alldeles för många. Och dessutom helt orimliga. Du har säkert läst en annons där det är uppenbart att det inte finns någon som uppfyller alla kraven som radas upp. En sådan annons skrämmer helt i onödan bort en del kandidater som kanske egentligen är helt rätt för rollen.

Fundera istället över vad som är absolut nödvändigt att man har med sig för att överhuvudtaget klara av rollen? Och vad kan medarbetaren lära sig på plats, så länge det för övrigt är rätt person?

Är du en av de chefer som har svårt att hitta exakt den kompetens du är ute efter, så är detta en extra viktig uppgift för dig. Inom många yrken idag råder kompetensbrist. Men oavsett hur läget är i just din bransch är det viktigt att skilja på vad du ser som ett absolut krav och vad som faktiskt är dina önskemål. Markera skillnaden tydligt i kravprofilen. När du gör det, ser du kanske att vissa delar som är extra svåra att hitta, inte är en nödvändighet för rollen. Kanske kan det vara andra delar än du initialt funderat över som på riktigt är viktiga för att lyckas?

”Vad är det egentligen värt att ha branscherfarenhet,
dubbla examina och tio års erfarenhet som chef,
om personen inte lyckas omsätta detta
i framgångsrika beteenden på jobbet?”

Här nedan kommer några frågor du kan ställa dig själv när du arbetar igenom din kravprofil:

• Behöver din bästa kandidat ha en masterexamen? Vilka andra erfarenheter skulle kunna väga upp ”rätt” utbildning? Vad spelar det för roll om kandidaten tagit ut sina sista fem poäng eller inte, när du tänker efter?
• Behöver din bästa kandidat vara flytande i svenska språket? Och i så fall, fundera över om man verkligen behöver vara flytande såväl i tal som i skrift. Hur mycket skrivande ska egentligen göras? Har ni rättstavningsprogram? Är det rent av mer meriterande att prata och skriva andra språk än svenska och engelska, som alla andra på jobbet faktiskt redan kan?
• Behöver din bästa kandidat ha fem års erfarenhet som chef? Kanske har den bästa kandidaten arbetat i ett år som ledare? Eller kanske räcker det med att personen har mycket god ledarpotential?
• Behöver din bästa kandidat ha branscherfarenhet? Den bästa kandidaten kanske har erfarenheter från en helt annan bransch? Tänk om ni kan lära er något nytt? Få in en helt ny vinkel på saker och ting, som ger er konkurrensfördelar?

Ett ytterligare tips för att prioritera mellan krav och önskemål är att ställa dig frågan ”hur ofta ställs medarbetaren inför att behöva den här kompetensen?” Om en viktig del av jobbet är att hålla i presentationer för en större publik så är det kanske ändå inte ett krav om denna viktiga arbetsuppgift genomförs en gång per år? Kanske kan någon annan genomföra uppgiften, eller så kan kanske din bästa slutkandidat tränas i att hålla i presentationer?

Definiera de personliga kompetenserna

De flesta av oss har någon gång samarbetat med en person som har haft helt rätt meritförteckning för jobbet; rätt utbildning, rätt erfarenheter och rätt kunskaper men som ändå inte riktigt lyckas att få till det. Personen fungerar helt enkelt inte i rollen, trots att allt såg så bra ut på papperet. Då är det i de allra flesta fall så att det är de personliga egenskaperna som helt enkelt inte stämmer överens med vad som fungerar för rollen. En felrekrytering kan alltså ofta härledas till att ”det inte blev rätt person”. Därför ska du i kravprofilsarbetet lägga stort fokus på de personliga egenskaperna, eller personliga kompetenser som vi kallar dem för.

”Vi anställer personer utifrån vad de kan,
men vi säger upp dem utifrån vad de gör.
Eller kanske utifrån vad de inte gör…”

Ovan påstående håller många med om. Därför är det viktigt att lägga stort fokus på hur du önskar att kandidaten faktiskt agerar och beter sig i rollen du rekryterar till.

Självgående, lösningsorienterad, initiativrik, samarbetsvillig, flexibel och driven. Det här är vanligt förekommande ord i en annons och skulle kunna stämma in på väldigt många olika roller. Men personliga kompetenser är mer än bara adjektiv. Personliga kompetenser handlar om hur man omsätter sina erfarenheter och kunskaper i rätt beteenden för rollen. Att rapa upp en massa attraktiva adjektiv i en rad är därför inte ett bra sätt att definiera vad du letar efter. Fundera istället på en medarbetare som är framgångsrik i den roll du ska rekrytera till. Vad gör den medarbetaren som gör att medarbetaren lyckas så väl i rollen? Du tänker kanske att hen är initiativrik. Då behöver du beskriva vad personen gör när den är initiativrik. I vilka situationer har du sett detta? ”Jo, det är väldigt bra att Anitha varje gång ett problem uppstår med en kund, tar initiativ på egen hand till att lösa situationen”. Säkerligen finns det någon mer situation som du kan beskriva för att tydliggöra att just initiativrik är en viktig personlig kompetens för rollen. Och då börjar de här adjektiven också bli mer än bara ett adjektiv.

Värderingar och att hitta den som passar in i kulturen?

Att hitta en person som passar in i miljön, som trivs i kulturen och som delar verksamhetens värderingar är givetvis viktigt. Vi vet att miljön många gånger är avgörande för om personens potential och kompetens kommer till sin rätt. Så hur ska vi få in detta i kravproflen?

Värdeorden i sig är ofta inte vad som gör er unika. Värdeorden är många gånger ganska generiska - passion, nytänkande, mod, omtanke, innovation, flexibilitet, öppenhet, glädje, värme, tillväxt… Det som eventuellt är unikt för er, och som positionerar er i branschen och som arbetsgivare, är sannolikt något mycket mer konkret; hur ni lever dessa värdeord i vardagen. Hur märker era kunder av era värdeord och hur präglar värdeorden samarbeten internt, ledarskap och medarbetarskap? Och så vidare.

När du lyckats definiera era värdeord och kultur i konkreta beteenden, finns en möjlighet att använda dessa för att rekrytera mer proaktivt. Kanske söker du och din verksamhet ständigt efter nya duktiga medarbetare, och så snart du hittat dem är ni redo att anställa dem? Då kan en rekryteringsprocess som bygger på en mer verksamhetsgenerell och generisk kravprofil - med era värderingar som utgångspunkt - vara framgångsrik. Vi hjälper er gärna med att skapa dessa generiska kravprofiler. Här kan du exempelvis läsa om hur vi hjälpt Skolverket att ta fram en generisk kravprofil för ledare, med tillhörande urvalsprocess, 

Att definiera adjektiv i konkreta beteenden

Många gånger har större organisationer redan definierat dessa adjektiv i förväg. Det handlar då oftast om organisationer med en HR avdelning som ansvarar för rekryteringsarbetet. De definitioner som finns brukar man då som chef kunna välja bland inför sin rekrytering. Definitionerna ligger vanligtvis samlade någonstans och kallas eventuellt för kompetensramverk, eller kompetensbibliotek. Har du tillgång till detta så använd det. Har du tur finns även på förhand givna intervjufrågor till de personliga kompetenser du väljer.

Om du inte har tillgång till ovan – misströsta inte. Att ta fram dessa definitioner är ett nyttigt och lärorikt jobb, och du kommer att kunna återanvända dem vid senare rekryteringar. Dessutom har vi tagit fram ett kompetensramverk som du kan utgå från om du vill. Det innehåller 12 olika personliga kompetenser och 60 intervjufrågor som passar ihop med dessa.

1. För det första är det viktigt att begränsa sig. Du bör inte välja fler än tre-fyra personliga kompetenser för en och samma roll. Anledningen är rätt självklar när man hör den; om du inte har prioriterat bland allt du önskar hos nästa medarbetare kommer du att hitta en kandidat som är tydligt lösningsorienterad, självständig och initiativrik, och en annan som är samarbetsvillig, flexibel och utåtriktad. Alla sex personliga kompetenserna har du beskrivit i din kravprofil, men du har inte gjort en prioritering. Vem är då bäst lämpad?
   
   En ytterligare anledning är tiden det tar att i en intervju längre fram ställa frågor kring dessa personliga kompetenser. Du kommer vanligtvis inte att ha tid att gå igenom fler än fyra personliga kompetenser. Du kommer heller inte kunna utsätta dina kandidater för tre timmars-intervjuer.
   
   Att begränsa sig kan dock vara lättare sagt än gjort. Vi vet att det är svårt, att det mesta känns relevant och viktigt. Ett tips här är att fundera över hur ofta det här är viktigt. Är det en gång om året i en speciell situation rollen kräver att man har denna personliga kompetens? Eller är det här ett beteende som är viktigt i princip varje dag? Ju oftare desto mer relevant att ta upp i kravprofilen. Sen kan det givetvis vara så att det finns ett extremt avgörande beteende, som inte behöver uppvisas särskilt ofta, men som ändå är så avgörande att det behöver stå med och undersökas i rekryteringsprocessen. Ta med det i så fall.
   
   
2. För det andra är det viktigt att beskriva ”hur”. Kan hända är det så att en kompetent medarbetare i rollen hos dig och i er verksamhet är självgående. Men adjektivet ”självgående” räcker inte, som vi redan beskrivit. Nu måste du ställa dig själv och övriga involverade i kravprofilsarbetet alla tänkbara följdfrågor. Här är några förslag:
   
   Hur agerar man när man är självgående? I vilka situationer och inom vilka ramar? Vilka goda exempel har vi redan i teamet på personer som är självgående och hur har de då agerat? Anteckna detta och säkerställ att samtliga som deltar i kravprofilsarbetet har samma tankar kring vad de personliga kompetenserna betyder. Målsättningen är att ni ska kunna beskriva varje personlig kompetens på beteendenivå.
   
   Så här olika kan självgående definieras på beteendenivå:
   

• Planerar sin dag och sin vecka utan stöd från andra
• Fattar på egen hand beslut kring kunders frågeställningar
• Tar initiativ till löpande förbättringar som behöver genomföras i dokument och mallar

Definition av självgående i en annan rekrytering:

• Identifierar mål för teamet och sätter upp planer för hur målen ska nås
• Fattar på egen hand beslut kring budget och planer, och stämmer av med ledningsgrupp endast vid behov
• Agerar på kundbehov som uppstår och säkerställer att de kan lösas av teamet

Kanske kommer du och dina kollegor överens om att ni behöver en person som är flexibel. Återigen räcker inte detta som önskemål i kravprofilen. Hur gör man när man är flexibel? Hos er, i just den här rollen?

Definitioner av flexibel i två olika rekryteringar:

• Anpassar sitt sätt att arbeta utifrån de förutsättningar som finns för stunden
• Prestigelös nog att gå utanför sin egen arbetsbeskrivning och rycka in där det behövs

eller

• Har ett positivt förhållningssätt till ett ständigt pågående förändringsarbete
• Tänker utanför boxen och bidrar till förbättrings- och förändringsförslag

Glöm inte kandidatperspektivet

Ni är två som väljer. Det är som bekant kandidaternas marknad. Här finns ett blogginlägg med tips för att förbättra er kandidatupplevelse.

Redan i kravprofilen är det dags att vässa argumenten för varför en person skulle vilja jobba hos er. Det är klokt att ha med argumenten i kravprofilen, eftersom att du använder kravprofilen även som underlag för att berätta om rollen och om er under intervjun. Då missar du inget, samtidigt som alla kandidater får samma information.

Varför ska kandidaten välja att jobba för just er? Just nu? I just ditt team? Vad skulle du själv vilja veta om du vore kandidat i din intervjusituation? Detta är frågor som är kloka att ha besvarat i kravprofilen.

Om den arbetsgivare du arbetar hos har en Employer Branding-strategi så har ni sannolikt ett antal argument däri som bör finnas med även i kravprofilen. Men fundera även över vad du vill lyfta just i ert specifika team. Vad är det som får dig att stanna? Det är inte de fina värdeorden på väggen i entrén som får kandidaten att välja er, utan de konkreta exemplen från jobbet och vardagen.

Här kan du exempelvis lyfta något om hur just du ser på ledarskap. Eller vad ni gjorde på senaste kick-offen. Eller vad du ser som den största utmaningen i ert team just nu. Var så transparent som möjligt. Ingen är betjänt av att kandidaten får en felaktig bild av tjänsten, teamet eller företaget.

Sätt även upp en tidplan i din kravprofil. Att rekryteringsprocessen drar ut på tiden, vilket innebär att dina kandidater faller bort längs vägen, är en stor risk. Genom att skapa en tidplan, med ansvarsfördelning och bokningar i kalendrarna hos dem som ska vara med, gör att risken för att du ska tappa kandidater i processen minskar. Det gör även att kandidaterna upplever rekryteringsprocessen som proffsig och bra.

Att rekrytera är att driva ett projekt. Ett viktigt och strategiskt projekt. Skapa en tidplan i kravprofilen och håll fast vid den så långt det går. Ordning och reda i projektet. För en positiv kandidatupplevelse och för att inte tappa dina bästa kandidater!

Checklista för en bra kravprofil

• Avsätt tillräckligt med tid.
• Involvera rätt personer i kravprofilsarbetet.
• Lyft blicken. Tänk strategiskt.
• Vilka är de viktigaste arbetsuppgifterna? Slå inte ihop flera tjänster i en.
• Skilj på vad du verkligen behöver, och vad som är önskemål. Sök inte Superman.
• Lägg tillräckligt mycket fokus – eller kanske mest? – på de personliga kompetenserna.
• Glöm inte att ni är två som väljer; du och din kandidat.
• Sätt upp en realistisk tidsplan redan i kravprofilen.

Hör av dig till nån av oss om du vill ha vår hjälp med att ta fram kravprofiler.