Struktur, struktur, struktur. Det är viktigt i hela rekryteringsarbetet (för att inte säga avgörande), inte minst i intervjusituationen. Här är våra tips för hur du strukturerar din anställningsintervju på ett bra sätt.
Först - tänk på ditt förhållningssätt
Struktur är oerhört viktigt när du ska hålla din intervju. En annan sak du bör tänka på är ditt förhållningssätt: en intervju är inget förhör – men heller inte ett "trevligt samtal över en kopp kaffe". Det senare är nog det vanligaste misstaget som många gör. Och visst är det positivt om kandidaten uppfattar ert möte som ett trevligt samtal, men du är ansvarig för att styra intervjun så att den utförs på rätt sätt. Det innebär att du ska säkerställa att du får svar på dina frågor, och att du ger kandidaten möjlighet att ställa sina frågor. Och det är alltså här strukturen kommer in som en viktig hjälp i ditt arbete.
Förbered med ett intervjuformulär
Vi rekommenderar att du har förberett ett intervjuformulär specifikt för den roll du ska intervjua för. Läs våra tips för hur du förbereder din intervju i detta blogginlägg. Ditt intervjuformulär använder du sedan för samtliga kandidater i samma rekrytering. Du ska alltså inte anpassa frågorna utifrån vem du har framför dig, utan alla kandidater ska få samma frågor. Annars kommer du efter intervjun att ha olika informationer om kandidaterna, vilket gör det omöjligt att på ett rättvist och effektivt sätt jämföra kandidaterna mot kravprofilen.
Att intervjua kompetensbaserat är ett hantverk, och alla som intervjuar bör få en grundläggande utbildning i metoden. Det hjälper rekryterare att fatta bättre anställningsbeslut och skapar samtidigt en god kandidatupplevelse. Här kan du läsa mer om våra utbildningar i området.
Strukturerat, ostrukturerat eller mittemellan?
Man brukar beskriva att det finns tre sätt att intervjua. Ostrukturerat, strukturerat och semi-strukturerat (mittemellan). Här går vi igenom dessa tre:
Ostrukturerad intervju:
Du förbereder eventuellt några frågor, men låter mestadels kandidaten och kandidatens svar styra intervjun. Intervjun skiljer sig då en hel del mellan de olika kandidaterna. Det här leder till att du får svårt att jämföra kandidaten med kravprofilen och de kompetenser som krävs för rollen. Magkänslan får då stort utrymme, och därför är det här en metod vi inte rekommenderar. Forskning visar att detta är en sämre metod än de mer strukturerade intervjuerna. Ändå är det relativt vanligt förekommande enligt våra erfarenheter.
Strukturerad intervju:
Det här är givetvis motsatsen till ostrukturerat. Du har då förberett frågor såväl som detaljerade följdfrågor utifrån kravprofilen. Detta manus följer du exakt för alla kandidater i samma rekrytering, oavsett vad kandidaten svarar. Därtill har du tydliga bedömningsskalor som varje svar mäts mot. Här kan kandidaten uppleva intervjun som stel och just manusstyrd. Fördelen är att alla kandidater får exakt samma frågor och därmed förutsättningar. Nackdelen är att du sannolikt inte ställer de frågor du behöver ställa för att fullt ut förstå din kandidat, utan går vidare till nästa fråga när ditt manus leder dig dit.
Semi-strukturerad intervju:
Det här är den metod vi själva använder, och rekommenderar. Här har du förberedda frågor utifrån kravprofilen, precis som vid strukturerade intervjuer. Dessa frågor ställer du till samtliga kandidater i samma rekrytering. Däremot kan och bör följdfrågorna skilja sig åt något, beroende på vad kandidaten svarar. Det är viktigt att du ställer tillräckligt många följdfrågor för att förstå din kandidat - utan att du svävar ut i följdfrågorna och kommer in på andra områden än vad huvudfrågan egentligen avser. Samtliga kandidater ska få samma huvudfrågor vilket möjliggör en bra jämförelse mot kravprofilen. Samtidigt upplever kandidaterna oftast att det blir ett bra samtal där de får ge en ordentlig bild av sin egen kompetens, samtidigt som kraven för rollen och vad jobbet faktiskt går ut på blir tydliga. En bedömningsskala kan med fördel användas även här.
Anteckna under intervjun
Att anteckna eller inte, det får vi ofta frågor om. Här är vår rekommendation tydlig: Anteckna! Under hela intervjun. Vi minns helt enkelt inte allt som sägs, och vi tenderar att blanda ihop saker. Det betyder att vi tolkar vad vi tycker oss minnas i efterhand. Om du antecknar direkt i datorn eller för hand på ett papper spelar ingen roll, så länge det inte påverkar situationen negativt. Om du väljer att anteckna på datorn så tänk på att inte skärmen får bli som en vägg mellan dig och kandidaten. Eller att du stirrar ner på tangenterna (eller blocket) under 95% av intervjun. Så välj det som är mest bekvämt för dig och som fungerar även ur kandidatens perspektiv. Berätta inledningsvis att du antecknar för att minnas, så behöver inte kandidaten fundera över vad du sitter och skriver. Vår erfarenhet är att kandidater är väldigt positiva till att man antecknar under intervjun, det upplevs som proffsigt och seriöst.
Anteckna det kandidaten säger - inte din bedömning av svaret. Använd kandidatens egna ord som stödord för ditt minne.
Struktur för intervjun
Ett upplägg för en intervju innefattar förslagsvis nedan delar. Vi rekommenderar att kandidaten pratar ungefär 75 % av intervjutiden. Här brukar vi få en del reaktioner i stil med ”Oj, jag som brukar prata minst hälften av intervjutiden…”. Men vår rekommendation här är tydlig: fokus ska vara på kandidaten och det hon har att berätta. Det är nödvändigt för att du ska hinna få fram den information du behöver för din bedömning.
Inledning och upplägg
Här berättar du kort om vem du är, och om ni är två som intervjuar så berättar ni tydligt om vilka roller ni har under intervjun. Du berättar även om upplägget för intervjun, det vill säga i vilken ordning som allt sker och hur lång tid har ni på er på ett ungefär.
Berätta även att kandidaten får ställa alla sina frågor lite senare under intervjun, så att hon inte behöver fundera över det. Beskriv att du kommer att fråga om konkreta exempel på hur kandidaten har agerat tidigare i jobbet (mer om denna intervjuteknik under stycket ”Kompetensbaserade frågor”). Många kandidater är inte vana vid att få den här typen av frågor, så det är bra att förbereda dem på detta. Säg också att de sannolikt behöver lite tid att fundera över sina svar, vilket givetvis är helt okej.
Berätta att du antecknar för minnets skull, och fråga om kandidaten har några funderingar kring upplägget innan ni börjar. Du skapar nämligen en avslappnad situation när du är tydlig med vad som kommer att hända. Och det leder till att kandidaten får de bästa förutsättningar att visa vem hon är.
Sökmotivation och formella kompetenser
Inled gärna med att fråga vad det är som gjort att kandidaten sökt just denna tjänst. Vad är det som lockar?
Därefter frågar du om nuvarande tjänst och tidigare erfarenheter. Här täcker du in de mer formella kraven i kravprofilen, såsom kunnighet inom system, språk och vissa arbetsuppgifter. Har du haft en telefonavstämning före intervjun så kan du ha ställt vissa av dessa frågor redan. Då behöver du givetvis inte upprepa dem. Dock behöver du ha svaren nedtecknade i intervjuformuläret.
Fokus här bör vara på hur man arbetat. Att en kandidat har använt ett språk eller ett visst system kan du se i CV:t (eller urvalsfrågorna). I intervjun vill du förstå på vilken nivå, i vilken omfattning, i vilka sammanhang - och få konkreta exempel på hur det sett ut. Här har du nytta av kompetensbaserade intervjufrågor. Kom ihåg att det är de erfarenheter och kunskaper som finns med i din kravprofil som är relevanta, andra delar behöver du inte ägna tid åt.
Personliga kompetenser
Här är fokus på de personliga kompetenserna som du valt ut i kravprofilen. Här använder du kompetensbaserade frågor. Denna del bör ta upp majoriteten av tiden under din intervju. Om det någon gång blir en felrekrytering, är det ofta här som man hittar ”felet”. En person trivs inte och/eller kan inte fullt ut leverera för att man inte har de rätta personliga kompetenserna. Därför bör du alltså ägna mycket fokus till detta.
Om du har valt fyra kompetenser som avgörande för rollen, är det samtliga fyra som du ska fråga om i detta avsnitt. Du ska inte fråga om andra kompetenser än de du har valt ut. Fokus ligger på att få fram hur kandidaten har betett sig tidigare i arbetsrelaterade situationer för att kunna göra en bedömning av respektive kompetens.
Om er, tjänsten och lönenivån
Här berättar du om er verksamhet och om tjänsten mer i detalj. Du kan lyfta fram fördelar men även om vilka utmaningar som finns. Transparens är viktigt. Det är inte en bra idé att dölja nackdelarna - alla kandidater förstår ändå att det finns utmaningar i alla verksamheter och kommer att göra sitt bästa för att ta reda på dem. Du vill ju inte heller locka fel kandidat till rollen. Använd gärna kravprofilen som underlag då du berättar om rollen, så får alla kandidater samma information. Var noga med att avsätta tid till kandidatens frågor i den här delen av intervjun.
Senast här i första intervjun frågar du även kring löneanspråk. Längre än så ska du inte vänta med denna fråga. Det blir negativt både för kandidaten och för dig om ni längre fram kommer fram till att ni oavsett vad som händer i övrigt, inte kommer att kunna komma överens kring lönen. Onödig tid har spenderats och du har helt enkelt gått vidare med fel kandidat. I många fall kan man stämma av lönen redan vid telefonavstämningen.
Här går du även igenom vilka förutsättningar som finns i tjänsten, exempelvis att det är resor X antal dagar, att det är arbete vissa helger, eller att det kräver en viss flexibilitet vissa tidpunkter på året. Därefter kan du fråga hur detta fungerar för kandidaten. Då får kandidaten möjlighet att berätta att: ”Jo, jag har en partner som reser…” eller ”Jag har tre barn...” eller ”Jag har en häst … men eftersom att mina svärföräldrar bor nära… Det här gör att du inte behöver ställa en rad frågor om kandidatens privata situation för att förstå förutsättningarna – något som gör att du även riskerar att tolka svaren på ett felaktigt sätt. (”Hm, hennes partner reser mycket, kan hon verkligen också resa då? Fyra barn, hur ska det fungera med VAB och allt sånt?”). Sanningen är att vi inte har en aning om hur förutsättningarna ser ut egentligen. Om du istället gör som beskrivet är det ett enkelt och bra sätt att lägga fram förutsättningarna, och sen ha en diskussion utifrån det. Kandidaten får veta de ärliga förutsättningarna och diskussionen blir mer transparent. På så vis kan du även undvika potentiellt diskriminerande frågor.
Avslutning
Här har du fokus dels på att låta kandidaten komplettera det hon berättat, om hon har kommit på något under den tid du berättade om rollen och er. Dels klargör du här hur processen ser ut framåt. Vad händer nu, och hur ser processen ut? Om kandidaten går vidare, vilka är de kommande stegen? När kommer du att återkomma? Var transparent med hela processen och var noggrann med att informera om specifika datum framåt som är särskilt viktiga och kanske svåra att planera om.
Kompetensbaserade frågor
De kompetensbaserade frågorna är en viktig del av intervjun. Här söker du information om hur kandidaten omsätter erfarenheter och kunskaper i faktiska beteenden på jobbet - hur hon gör. Här får du fram viktig och många gånger avgörande information om personlighet och vilken typ av beteende du kan förvänta dig att få in i ditt team om du väljer att gå vidare med kandidaten.
Tips! Vill du gå en kurs i kompetensbaserad intervjuteknik? Läs mer om det här.
Viktigt är att du är den som gör bedömningen av hur väl kandidaten uppfyller din kravprofil. Inte kandidaten själv. Det kan tyckas givet, men om man använder vanligt förekommande intervjufrågor så är det kandidaten som gör bedömningen, inte du.
Det händer exempelvis om du ställer frågor som: ”Vilka är dina starka/svaga sidor? Hur bra är du på att hantera stress?” Svaren från din kandidat kan då vara i stil med: ”Mina styrkor är att jag är resultatorienterad och strukturerad, kreativ och bra på att samarbeta…” och ”Jo, jag är faktiskt väldigt bra på att hantera stress…” Dessa svar säger dig egentligen ingenting. Vad menar kandidaten med att hon är resultatorienterad och strukturerad? Finns dessa kompetenser ens med i din kravprofil? Och att kandidaten själv säger att hon är bra på att hantera stress indikerar inte heller något om hur väl hon hanterar en situation hos er. För den delen – hur många kandidater skulle svara att ”Nja, jag är faktiskt inte alls bra på att hantera stress”? Det är alltså inget bra sätt att bedöma kandidatens kompetens med öppna frågor som kandidaten styr över.
Kompetensbaserade frågor handlar om att få fram konkret information om hur kandidaten tidigare gjort. Med hjälp av kompetensbaserade frågor får du bästa möjliga förståelse för kandidaten och hur hon betett sig tidigare i arbetslivet. Detta beteende är nämligen det bästa sättet att förstå hur hon sannolikt kommer att bete sig i den roll du ska tillsätta. Och nu börjar vi få fram information som är högst relevant för din bedömning!
Kompetensramverk med tillhörande intervjufrågor
Vi har tagit fram ett kompetensramverk med 12 personliga kompetenser och förslag till 60 olika intervjufrågor för att bedöma dessa kompetenser. Du kan få tillgång till detta via någon av våra samarbetspartners - Alva Labs, Aon, ReachMee, Refapp, Talentech, Varbi, Visma Recruit och Workbuster. Det ingår också i våra utbildningar och i vår digitala rekryteringsportal.
Du kan ladda ner en kostnadsfri version av vårt ramverk, som innehåller alla kompetenser men enbart förslag på intervjufrågor för två av kompetenserna. Läs mer och ladda ner det här:
Lycka till med dina intervjuer!
