Kandidatupplevelse i en automatiserad värld

När rekryteringsprocesser blir allt mer automatiserade och AI får en självklar plats i vår vardag, ställs nya krav på hur vi bemöter kandidater. Risken att kandidatupplevelsen påverkas negativt är verklig – men det finns mycket att göra för att motverka den.

Detta var temat för den senaste träffen i nätverket Friends of HOME, där ett femtiotal rekryterings- och TA-specialister samlades för att diskutera hur vi skapar en rättvis, personlig och professionell kandidatupplevelse – även i en digitaliserad värld.

Vad vill kandidater ha?

HOME of Recruitment har sammanställt vad kandidater idag efterfrågar i en rekryteringsprocess:

• Enkel och smidig jobbansökan

• Rekryteringsprocesser som upplevs professionella och personliga

• Tydlig kommunikation och respektfullt bemötande

• Löpande återkoppling

• Möjlighet att visa sin kompetens och personlighet

• Att bli rättvist bedömd

Att lyckas leverera på detta – även för kandidater som inte går vidare – är ingen enkel uppgift när processer automatiseras. Som Katarina Riml, operativ chef på HOME of Recruitment, säger:
– Det är en risk att processen uppfattas som opersonlig av kandidaten.

Katarina Riml, HOME of Recruitment

Färre är nöjda – datan bekräftar oron.

Färska siffror från Trustcruit by Jobylon visar att kandidatupplevelsen (cNPS), baserad på mellan 150 000–200 000 svarande, har en nedåtgående trend sedan 2023. Exakt vad dessa siffror innefattar vet vi såklart inte, men det är ett rimligt antagande att automatiseringen har en negativ påverkan på kandidaternas upplevelse.

– Vår spaning är att de lägre siffrorna från Trustcruit sannolikt hänger ihop med detta. Här finns en klyfta i kandidatupplevelsen. Å ena sidan de som är positiva över snabb återkoppling och att kunna anpassa intervjutider. Å andra sidan de som upplever allt mer frustration över automatiserade rekryteringsprocesser, och att det känns opersonligt.

Maria Jansson, HOME of Recruitment

Siffror från Trustcruit by Jobylon.

Automatisera – men glöm aldrig kandidaten.

Budskapet från nätverksträffen är tydligt: vi får inte tappa kandidatperspektivet i takt med att vi inför nya digitala verktyg. 

– Vi behöver tänka till kring kandidatkommunikationen och komma ihåg även de vi tackar nej till. Vi ska komma ihåg att en av våra viktigaste uppgifter är att tacka nej till kandidater och att vi ser till att bygga varumärke även när vi gör det så att kandidaten känner att det var en schysst process trots allt.

Katarina Riml, HOME of Recruitment 

Konkreta tips från nätverket

Deltagarna i Friends of HOME delade med sig av erfarenheter och lösningar. Här är några av de viktigaste insikterna:

• Kombinera automatisering med mänsklig interaktion – särskilt om processer drar ut på tiden

• Skapa tydlig information om tidsperspektiv – gärna redan på karriärsidan

• Följ upp även när inget hänt – till exempel med veckovisa statusuppdateringar

• Anpassa standardmejl efter innehåll och målgrupp

• Tryck på det positiva i återkoppling – även vid avslag

• Använd chatbotar och ge tydliga kontaktuppgifter

• Låt kandidater välja tider själva för t.ex. telefonintervjuer

• Interna kandidater ska alltid få muntlig återkoppling

• Se över så att automatiska mejl inte fastnar i skräpposten

• Trycktesta era processer – sök jobb hos er själva och varandra!

Exempel från verkligheten

Annelie Sjögren, TA-specialist på Tele2, berättar hur de använder ATS från Jobylon:
– Vi lägger in triggers för att kandidater i processer som drar ut på tiden ska hållas uppdaterade. Kandidater får också ett förklarande mejl om varför tester är en del av processen i de fall det är aktuellt.

Kandidater som får avslag men upplevs som intressanta för framtiden placeras i Future Talents, en talangpipeline där kandidaterna får ett mejl med budskapet att de är fortsatt intressanta för företaget och med en uppmaning om att söka igen.

Annelie Sjögren, TA-specialist på Tele2

Annelie Sjögren, TA-specialist på Tele2

Hedvig Alsmarker, kompetensförsörjningsstrateg på Ersta Diakoni, beskriver hur snabb återkoppling till sommarvikarier lett till goda resultat.

– Det kan till exempel vara att man inte har fyllt 18 år och det måste man vara hos oss. Då säger vi att det är därför man inte går vidare men uppmuntrar att söka igen nästa år.

Hedvig Alsmarker, kompetensförsörjningsstrateg på Ersta Diakoni

Hedvig fortsätter:
– Med ganska små medel kan man få kandidaten att känna att det är lite mer personligt. Jag står som avsändare och det går att förstärka ännu mer och uppmana dem att ta kontakt.

Hedvig Alsmarker, kompetensförsörjningsstrateg på Ersta Diakoni

Nätverket Friends of HOME

Friends of HOME är HOME of Recruitments professionella nätverk för dig som arbetar med rekrytering och Talent Acquisition. Det har vuxit till över 300 medlemmar.

– Vi har upplevt att det finns behov av ett forum där yrkesverksamma inom TA/rekrytering kan ses för att utbyta tankar och erfarenheter, och vi är väldigt glada över engagemanget vi mötts av när vi startade nätverket.

Maria Jansson, HOME of Recruitment

Nätverket är kostnadsfritt och erbjuder digitala träffar varannan månad samt fysiska träffar ett par gånger per år. Deltagande kräver att du arbetar inom området, eftersom fokus ligger på erfarenhetsutbyte och kompetensutveckling.