Rätt kompetens, på rätt plats, i rätt tid. Det skulle kunna vara slogan för samtliga TA-funktioner, oavsett verksamhet. Men vägen dit skiljer sig. Det gör också sätten man mäter och följer upp hur väl detta löfte infrias. Några mätetal verkar dock viktigare än andra just nu: Quality of hire och kandidatupplevelsen.
Rätt person på rätt plats ses ofta som TA:s kärnvärde, men även kunskap om kandidatmarknaden, påverkande trender och förmåga att skapa samarbete över funktions- och avdelningsgränser.
- Vi hittar inte bara en person som kan passa det här uppdraget utan kan vara bryggan mellan delar i vårt företag. Till exempel kan en person som sökte en chefsroll och var en slutkandidat presenteras för en annan del av företaget, säger Linn Kimreus, Recruiter och Employer branding-ansvarig på Combitech.
Linn Kimreus, Combitech.
Combitech har gjort en stor resa för att få systemet att jobba för dem och för att säkerställa att den data som samlas in blir rätt för deras process.
- Där är vi nu. Vi har tagit bort onödiga steg, klick och information. Vi har också jobbat med att förutse behov framåt mer så vi har blivit mer proaktiva, säger Linn Kimreus.
Att förstå affären för att kunna stärka korsfunktionellt samarbete är en annan viktig uppgift för TA.
- Det finns en tendens att jobba i silos, men vi behöver se helheten för att kunna vara en proaktiv, strategisk och datadriven partner, säger Victor Zetterström, Head of Talent Acquisition and Excecutive Search på Telia Company.
Rätt processer och rätten att utmana.
Värdet som TA kan ge är trygghet och förtroende, menar Marcus Lundqvist, Talent Acquisition Manager på Securitas.
- Vi är ett bollplank som förstår verksamheten, gruppen och kan utmana. Vi kan bidra till att man inte känner sig så ensam som chef, säger Marcus Lundqvist.
Rekryteringshantverket, att ställa rätt frågor, utmana, göra behovsanalyser och se till att rätt processer finns på plats, stötta och leda, är andra viktiga bidrag som TA ger.
- Vi ska möjliggöra att våra chefer gör rätt och lyckas, säger Malin Rosenqvist Willner, Head of Talent Acquisition and Learning & Development på Aspia.
Flera TA-ledare antyder att det finns ett utvecklingsarbete att göra kopplat till KPI:er och nyckeltal. En säger så här:
- Vi har en resa att göra och behöver ta fram mätbara mål. Våra siffror är rätt så luddiga just nu.
Back to basics.
Viljan att arbeta strategiskt och affärsnära tycks större än vad verkligheten ibland erbjuder. Trots höga ambitioner bland TA-ledarna finns också förståelsen för att grunden behöver läggas först. De flesta organisationer har en bra grund att utgå ifrån med rätt processer och verktyg på plats. Andra TA-ledare berättar att de behöver gå tillbaka till grunden och se över processer.
På teknikkonsultföretaget AFRY ska ett globalt projekt genomföras under hösten, Recruitment Essentials, för att se över vilka delar som måste ingå och vad chefer behöver stöd i.
- Även om man själv är nördig och vill göra mer så måste grundstenarna vara på plats först, säger Eva Gellerskog, Head of Talent Acquisition på AFRY.
Eva Gellerskog, AFRY.
TA:s heliga graal: Quality of hire
Att veta hur TA bidrar till verksamhetens långsiktiga mål är inte alltid så lätt att uttrycka i nyckeltal, berättar flera TA-ledare. Viljan att till exempel hitta ett bra sätt att mäta Quality of hire är många gånger större än möjligheten att faktiskt göra det.
- Quality of hire är en komplex KPI eftersom den kan vara så subjektiv. Vi behöver kombinera flera mätpunkter och mättillfällen om vi ska fånga den. Närmsta chefen, hur upplever den medarbetarens prestation? När förväntas man vara up an running, säger Malin Rosenqvist Willner på Aspia.
Keolis försöker hitta sätt att mäta Quality of hire men trots systematiska utvärderingar har det varit svårt. Frida Nordlund Karlin, Talent Acquisition Manager på Keolis önskar att hon kunde få ihop fler datapunkter för att kunna göra en större analys av Quality of hire.
- Prestation, sjuktal och personalomsättning. Jag vill förstå vad som påverkar att rekryteringar blir riktigt bra. Det hade varit jättehäftigt att kunna enkelt samla dessa och andra datapunkter för att kunna analysera mer. Men önskelistan är långt ifrån realiteten i dag
Frida Nordlund Karlin, Keolis.
Ta del av hur Smile jobbar med KPI:er inom Talent Acquisition, i detta webinar med Jessica Ivarsson.
Post-and-pray räcker inte.
För att lyckas rekrytera stora volymer krävs ett bra förarbete i form av ett starkt arbetsgivarvarumärke.
- Vi kan inte post-and-pray, vi behöver bygga Employer Brand och samarbeta med skolor och ta emot praktikanter för att locka fler till branschen och till oss som aktör. Intresset svänger mycket, just nu är det lite lågkonjunktur men vi behöver ändå trygga oss på lång sikt, fortsätter Frida Nordlund Karlin på Keolis.
På Svenska spel har arbetet med att stärka kandidatupplevelsen fått effekt.
- Vi har ganska hög cNPS. Vi ligger på 35. Kollegor i branschen jag har pratat med ligger på minus. Nio av tio får inte jobbet så det handlar om hur transparent man är med processen. Vi har en supertransparent karriärsida med förmåner och process, svarar kandidater och lägger mycket kraft på upplevelsen, säger Joakim Karlsson, chef för Talent Acquistion på Svenska spel.
Joakim Karlsson, Svenska spel..
Flera TA-ledare nämner att de vill förbättra Time to hire. Men Time to hire kan vara ett klurigt nyckeltal om tjänsten som ska tillsättas kräver rigorösa bakgrundskontroller. Det berättar Marcus Lundqvist på Securitas som istället väljer att mäta Time to offer.
Fler analyser med kraftfullare system.
Ett byte av systemstöd har fått TA på Grant Thornton att, som Peter Holm, Director Talent Acquisition, beskriver det ”gå från 90-talet till nutid”. Extra mycket uppskattar han att det nu går att göra fler analyser.
- Vi har minskat vår Time to hire. Bara att kunna anonymisera ansökningar har hjälpt oss öka andelen med internationell bakgrund. Vi har också börjat med bakgrundskontroller, vilket också är ett sätt att säkerställa kvalitet. Även digital referenstagning har frigjort tid och ökat kvaliteten.
På tal om att kunna analyser så har Svenska spel bytt ut hela sin HR-systemportfölj och rekryterar nu en People Analytics Specialist som ska bidra till att göra organisationen mer datadriven och bidra med kvalitativ data till koncernledningen.
- Viktiga KPI:er att följa är att följa kandidatens resa in i verksamheten, hur länge man arbetar och korsa det med engagemangsindex för den individen liksom sjukfrånvaro. Följa livscykeln. Det är vårt mål och kommer bli häftigt att följa. På sikt ska vi identifiera kostnad per rekrytering.
Joakim Karlsson, Svenska spel.
Det senaste året har TA på Grant Thornton börjat göra fler analyser. I Power BI korskörs data från olika system, medarbetardata och rekryteringsdata.
- Vi gör den tillgänglig och har sett att intresset för det har ökat. Det är precis lika viktigt som att mäta ekonomisk data. Vi bryter också ner det på affärsområden och regioner för att hitta utmaningar på enskilda kontor. Mät det DU kan vara med och påverka, råder Peter Holm.
TA:s mätetal präglas av organisationens strategi.
TA:s mål behöver alltid vara kopplade till företagets övergripande mål, påminner Peter Holm på Grant Thornton. Där han arbetar finns det satta rekryteringsplaner som han och kollegorna ska förverkliga. Utöver det arbetar TA på Grant Thornton med löpande rekryteringar och ett antal fokusområden som att förbättra kvalitet, kandidatupplevelse stärka chefssamarbete och D&I. Under dessa områden ligger styrande och observerade KPI:er, samt prioriterade aktiviteter per termin.
- På så sätt blir det väldigt strukturerat. Vi vet vart vi är på väg och kan följa upp det löpande, säger Peter Holm.
Peter Holm, Grant Thornton.
Peter Holm har just nu extra koll på nyckeltalet First year turnover.
- Vi ska se till att de nyanställda ska stanna längre genom en bra onboarding och bidra till en bra personalomsättning genom att anställa rätt person.
Vad som mäts förändras över tid och med organisationens utveckling. Så är det bland annat på Securitas.
- I takt med att vi har utvecklats har det blivit mer relevant att titta på kvalitativa delar som kvalitet på kandidater och på kandidatupplevelsen. Våra mätetal speglas av vår strategi: vad vill vi göra för förändring de närmsta 1 – 2 åren och vilka nyckeltal kan visa det, säger Marcus Lundqvist på Securitas.
I ett tillväxtbolag som Nordberg Medical är det viktigt att antalet anställda växer.
- Vi vill växa i headcount eftersom vi är i en global expansionsfas. Men sedan behöver vi också ha kvalitativa mål kring att behålla och engagera som kopplar både till TA och HR. Att bara ha headcount blir för mycket fokus på rekrytering, säger Jennifer Jussila.
5 500 kandidatkontakter på Linkedin.
Samhällsbyggaren Tyréns har tagit fram kritiska framgångsfaktorer för att nå målen och därefter brutit ner det i vad som behöver göras för att nå målen.
- Vi mäter kandidatkontakter och utbetalda rekryteringsbonusar. Utöver det har vi inte satt konkreta mål, utan i år behöver vi fokusera på att etablera rutiner och processer. Vi ska göra allt vi kan för att visa nytta, säger Karin Backman, Recruitment Strategist and Teamleader Talent Acquistion på Tyréns.
Karin Backmans tes är att ingen minns en fegis: Hon förklarar:
- I år har vi satt som mål att vårt TA Team ska ha minst 5 500 kandidatkontakter. Bland annat genom InMails i LinkedIn som vi jobbat mycket med. Även om man inte accepterar eller svarar så är det ändå så att vi är där och berättar om Tyréns. Ett annat mätetal är alla ansökningar som kommer in och vi ger alla ett svar. Det ska värderas att vi gör det. Så det är också en kandidatkontakt.
Full koll på kandidaterna.
Tyréns TA-team har arbetat för att äga kandidatkontakten, vilket tidigare gjordes av externa bolag.
- Nu har vi full koll på kandidaterna. En stor skillnad är att vi nu behåller kontakten med searchade kandidater som inte är intresserade just nu. Tidigare tappade vi dem. Nu bygger vi en pipeline och behöver inte börja om från början varje gång. Det är värdefullt eftersom vi kan ha bearbetat en kandidat i upp till två år, vilket inte är ovanligt när det gäller ingenjörer och tekniska specialister.
Karin Backman på Tyréns nämner vikten av att bygga kunskap internt genom fasta TA-specialister.
- Vi bygger fantastisk kunskap om varje division, avdelning och kompetensområden. Vi har så otroligt många specialister i vår verksamhet så därför är det viktigt att vi får en djupare kompetens om vad vi söker. Ett exempel är Tyréns experter på artinventering, exempelvis grodor.
- De är viktiga vid inventeringar inför byggen. Är det i ett område med mycket av just denna fridlysta grodart? Hur påverkar en stor motorväg denna art? Det är ett jättebra exempel på den specialistkompetens vi behöver ha koll på. Springer vi på någon med den expertisen vill vi fånga upp det.
Karin Backman, Tyréns.
Karin Backman, Tyréns..
Behov av validering.
På Linkedin och i media har arbetspsykologiska tester varit i hetluften under lång tid. Marcus Lundqvist på Securitas hade gärna velat se valideringsstudier av tester.
- Alternativen till urvalstester är värre, men det är inte heller ett perfekt urvalssteg. Branschen hade mått bra av att utvärdera om testerna faktiskt ger en indikation om kandidaten är bra, följa upp om det faktiskt gått bra för kandidaten sen. Den typen av validering hade behövts.
Marcus Lundqvist, Securitas.
Ett exempel som tangerar det området och som visar hur TA kan jobba med uppföljning kommer från Migrationsverket. Där gjordes en studie efter det stora rekryteringsbehovet i samband med Rysslands invasion av Ukraina.
- Åtta, nio månader efter vi avslutat rekryteringarna genomförde vi en gedigen utvärdering av några av de större processerna. Utvärderingen gav oss möjlighet att undersöka hur väl våra urvalsmetoder fungerar och identifiera eventuella förbättringsområden. Resultatet visade att processerna fungerade mycket väl och var träffsäkra i att matcha rätt kompetens med rätt tjänst, vilket gav värdefulla insikter för framtida rekryteringsarbete. Vi kan också konstatera att för vår vanligaste roll, handläggare, så har vi en rekryteringsprocess som fungerar väl för att snabbt skala upp personalstyrkan på relativt kort sikt, utan att behöva tumma på vare sig kvalitet eller rättssäkerhet, säger Viktor Larsson
TA Talks.
TA Talks är en artikelserie där HOME of Recruitment har låtit intervjua tolv ledare inom svensk Talent Acquisition i olika branscher och sektorer för att undersöka vad dessa ledare arbetar med och utmanas av just nu. Genom artikelserien får du som läsare en överskådlig ögonblicksbild av TA i Sverige idag. Artikelserien gjorde första gången hösten 2024. Detta är den andra omgången. De tidigare artiklarna hittar du också här på bloggen och den allra första delen finner du här.
Vill du prata mer om hur vi kan stötta dig? Hör av dig – vi lyssnar, bollar och krokar arm i din fortsatta resa! Läs mer om våra tjänster och hur vi stöttar er med allt inom Talent Acquisition.