Vi gillar att dela med oss. Av kunskap, erfarenheter och möjligheter.

Förbered din anställningsintervju såhär

Intervjun är ett givet inslag i varje rekryteringsprocess. Här är våra tips kring hur du förbereder dig på bästa sött inför din anställningsintervju med en kandidat.

Vem skulle anställa en person utan att ha träffat henne? Och vem skulle tacka ja till ett anställningserbjudande utan att först ha fått träffa sin blivande chef och fått lära känna sin potentiella arbetsgivare? Ingen. Att hålla i en anställningsintervju är också ett bra sätt att utvärdera en sökandes lämplighet för rollen. Forskning visar att en väl genomförd intervju är en av de allra mest träffsäkra urvalsmetoderna. Inte nog med det - det är för många det absolut roligaste inslaget i rekryteringsprocessen. Både den roligaste, viktigaste och mest utmanande delen anser många.

Hur ska jag komma på djupet och verkligen förstå kandidaten i intervjun? Det är en av de vanligaste frågor vi får när vi undervisar ledare i rekrytering. I detta kapitel får du våra tips, verktyg och rekommendationer för att förstå dina kandidater på ett djupare plan. Våra tips och råd bygger som vanligt på vad forskningen visar fungerar, på vad vi vet att kandidaterna uppskattar och på våra egna erfarenheter.

När du har en tydlig kravprofil är det enkelt att förbereda ditt intervjuformulär. Den visar vad du behöver ta reda på om kandidaten under intervjutillfället. Det finns ibland en uppfattning om att ”ju mer information om kandidaten, desto bättre”. Vi vill bestämt avråda från att försöka maximera den information som man väljer att ta reda på om kandidaten. Information som är oväsentlig för huruvida kandidaten kommer att lyckas i rollen eller inte riskerar istället att försämra din bedömning. Det som gäller är alltså: ”Ju mer relevant information desto bättre”. Och där är det kravprofilen som avgör vad som är relevant.

Förbered ditt intervjuformulär

Det finns inget ”bästa intervjuformulär” som fungerar för alla roller du rekryterar till. Däremot kan du använda samma grund, och anpassa det efter din aktuella kravprofil. Om du anlitar oss för en utbildning i rekrytering får du våra mallar för intervju, samt kompetensramverk med förslag på 60 olika kompetensbaserade intervjufrågor. Dessa hittar du också i vår bok ”Rekryteringsboken för chefer” (Liber förlag, 2018).

Om du arbetar i en bransch eller ska rekrytera till en roll med stor kompetensbrist, är förmodligen den första intervjun mer inriktad på att sälja in rollen och er som bolag för att väcka ett ömsesidigt intresse. I så fall är den intervju som vi beskriver här sannolikt vad som sker i möte nummer två.

Formella kompetenser

I intervjumallens inledande del föreslår vi att du sätter in de frågor som berör sökmotivation och de mer formella kompetenserna i kravprofilen, så som utbildning, kunskaper och tidigare arbetsuppgifter. Det är av största vikt att du använder följdfrågor för att verkligen förstå vad din kandidat har gjort och kan. Det är viktigt att du tar reda på mer än vad du redan kan läsa dig till i personens CV. ”Vilket var ditt ansvarsområde? Hur stor var din budget? Vilka lärdomar fick du från denna period? Hur omfattande var projektet?” är exempel på dessa följdfrågor.

Personliga kompetenser

I mallens andra del – som sannolikt utgör den största delen av din intervju (beroende på hur din kravprofil ser ut) - sätter du in de frågor som berör personliga kompetenser. Här har du förhoppningsvis i ditt kravprofilsarbete redan valt ut och definierat dessa. Vi rekommenderar maximalt fyra personliga kompetenser och vår rekommendation är också att du väljer ut en till två frågor per kompetens. Du kommer att upptäcka att det tar tid att ställa frågor kring dessa personliga kompetenser, så fler hinner du inte heller med. Tidsmässigt kräver en kompetens ca tio minuter av din intervju.

”Rätt” intervjusvar

Att veta vilka frågor som ska ställas är givetvis en förutsättning för att kunna genomföra intervjun. Att därtill också veta vilka svar som är de ”rätta” är en förutsättning för att kunna bedöma den information som kommer fram under intervjun på ett bra och rättvist sätt. Vad som är ”rätt” svar finns definierat i din kravprofil. Om du exempelvis söker en person som är ”samarbetsorienterad” så har du i kravprofilen också ett antal beteenden nedskriva för att beskriva hur en person som är aktuell för jobbet agerar när hon är just samarbetsorienterad.

Exempelvis kan ”rätt svar” i intervjun då handla om att kandidaten ger exempel på hur hon ”Är bra på att lyssna in andras behov, anpassar sig till omgivningen, kompromissar med sina egna föredragna tillvägagångssätt och på ett enkelt sätt hittar win-win-lösningar med andra.”  Dessa beteenden kan du gärna skriva in i ditt intervjuunderlag, som en påminnelse om vad det är du letar efter under intervjun. Alternativet kan vara att du påminner dig om detta genom att läsa igenom kravprofilen återigen före intervjun, samt att du har med dig kravprofilen till intervjun. Den har du nytta av även när du berättar om er och rollen för kandidaten.

Vi hjälper gärna till med att ta fram kravprofiler med tillhörande ”mallpaket” för intervju, arbetsprov, urvalsfrågor, referenstagning mm… Kontakta oss så hjälper vi er att ta fram användarvänligt material för era kompetensbaserade rekryteringar.

Ytterligare förberedelser av intervjun

Att förbereda en intervju handlar om väldigt mycket mer än att ta fram ett bra intervjuformulär. Du som rekryterar har ett ansvar för att skapa goda förutsättningar för att kandidaten ska kunna komma till sin rätt vid intervjutillfället. Du kanske intervjuar flera gånger per år eller mer än så, men för kandidaten är det kanske första gången på flera år som hon går på intervju. Eller till och med första gången någonsin? Så om du är något nervös för att du är lite ringrostig eller ovan vid att intervjua, tänk dig in i kandidatens situation. Hon har garanterat fler fjärilar i magen än du.

Några saker att tänka på i dina förberedelser av intervjun:

  • Glöm inte kandidatupplevelsen! Ni är två som väljer. Du såväl som kandidaten. Intervjun är ett tillfälle för er båda att skapa er en bättre bild av varandra. För de kandidater som går vidare till intervju, är det här första mötet med dig en viktig del av kandidatupplevelsen. Som kandidat är denna intervju en indikator på hur det kommer att vara att jobba i er verksamhet. Hur är mottagandet? Vilket intryck får hon av dig som potentiell ny chef? Hur väl förberedd är intervjun? Vilken chans får hon att verkligen visa vem hon är och vad det är som gör att hon passar för tjänsten? Och inte minst – vilken chans får hon att själv kunna göra sin utvärdering av er verksamhet och dig som chef? Ett av de bästa sätten att ge ett proffsigt intryck av er verksamhet, är att genomföra en bra intervju där kandidaten verkligen får visa sin kompetens. Vill du ge alla som involverade i intervjufasen i era rekryteringsprocesser en kompetenshöjning? Då kan ett bra alternativ vara att satsa på en digital rekryteringsutbildning.

  • När du kallar kandidaten till intervjun ska det vara tydligt för kandidaten exakt var hon ska träffa dig och hur hon når dig om något inträffar. Ett mejl med tydlig information underlättar. Har ni en reception är det sannolikt inga konstigheter, men om ni inte har det behöver du vara extra tydlig i instruktionerna. Som sagt, kandidaten är säkerligen nervös. Dina förberedelser ska undanröja alla onödiga frågetecken och funderingar hos kandidaten. I ditt mejl kan du även bifoga en länk eller ett dokument med information om ert bolag om det är något särskilt du vill att kandidaten bör ha läst igenom i förväg.

  • Säkerställ att det finns ett rum där ni får sitta i lugn och ro. Fundera även över hur förutsättningarna ser ut i rummet. Ett jättelikt konferensbord där ni sitter på varsin sida är inte idealiskt. Placera i så fall stolarna runt ett hörn av bordet, så att ni inte har alltför långt mellan er. Ett bra tips här är att bokstavligen sätta sig i kandidatens stol för att stämma av förutsättningarna.

  • Var inte för många deltagare under den första intervjun. Vi brukar rekommendera att ni är max två personer som intervjuar. Fler deltagare gör att det blir svårare för kandidaten att komma till sin rätt. Är ni två som intervjuar så behöver ni även i förväg bestämma vem som gör vad. Ska en person anteckna och den andra ställa frågorna? Eller ska ni dela upp frågorna mellan er? Kandidaten ska också få tydlig information om vilka ni är och vilka roller ni har under intervjun. Om ni av någon anledning har fler än två som måste vara med i första intervjun, så kan ett tips vara att dela upp intervjutillfället i två delar. Först träffar kandidaten två personer, och sen efter en kort paus ytterligare en eller två personer. Tänk då på att respektive intervju ska innehålla olika frågor. Kanske är en del av intervjun mer inriktad på formell kompetens eller vad kandidaten gjort tidigare och den andra mer inriktad på den personliga kompetensen.

  • Avsätt tillräckligt med tid för intervjun. En timme krävs nästan alltid för att hinna med alla delar, ibland upp till 1,5 timme. Mycket längre än så bör inte en intervju vara. Säkerställ att du är tydlig i förväg om hur lång tid som intervjun förväntas ta. Avsätt även tid efter intervjun för att samla dina intryck och eventuellt göra fler anteckningar. Vi glömmer snabbare än vad vi tror.

  • Förbered dig genom att läsa igenom kandidatens CV eller LinkedIn-profil ordentligt. Alternativt kanske det är svaren på urvalsfrågorna vid ansökningstillfället du läser igenom, beroende på hur er rekryteringsprocess ser ut. Det här kan tyckas självklart, men alltför ofta hör vi att man förbereder sig med andan i halsen, på väg in till intervjun. Att tidsbrist gör det utmanande att hinna med rekrytering har vi en stor förståelse för, men en dåligt förberedd intervju ställer till det ordentligt i en rekryteringsprocess. En bra kandidat kanske inte framstår som lika bra för att ditt fokus inte är där till hundra procent. Eller en sämre kandidat går vidare för att du missat saker i profilen du borde lyft. Då tappar du garanterat både tid och resurser, och gör i värsta fall en felrekrytering. Intervjutillfällets fokus ska vara att lyssna ordentligt, inte att försöka komma ikapp när du inte läst in dig på kandidatens profil. Som vi nämnt tidigare avråder vi från att försöka ”läsa på” om kandidaten i exempelvis sociala medier och liknande. Att se på en LinkedIn-profil är en sak, men att börja googla, läsa på Facebook, bloggar och så vidare är inte en bra förberedelse för en intervju. Den information du hittar där har mycket sällan med din kravprofil att göra och färgar din bedömning.

  • Vilken dagsform har du? Vi människor är tydligt påverkade av faktorer som humör, hunger och trötthet – såklart även när vi intervjuar. Så om du vet med dig att du inte är ditt bästa jag precis före lunch så kan det vara bättre att boka in intervjuer andra tider. Om det går. Om du hade en stressig morgon med försenade bussar, förkylda barn, ett gräl med din partner eller ett jobbmöte med ett tråkigt besked… Fokusera på att släppa allt som hänt när du väl kliver in i intervjurummet. Var närvarande i rummet, och lämna gärna även din mobil utanför.

  • Ge samtliga kandidater i din rekryteringsprocess samma förutsättningar så långt det går. Var exempelvis inte två deltagare vid intervju av en kandidat nummer ett och en deltagare vid intervju av en annan kandidat nummer två. Ta inte din första intervju i stora konferensrummet och din nästa intervju i cafeterian nere vid receptionen…

Stort lycka till med dina intervjuer. Läs gärna mer om hur den kompetensbaserade intervjutekniken funkar i detta blogginlägg. Och hör av dig om du vill ha hjälp!