Tio tips för bättre urvalsfrågor

Använder du dig av urvalsfrågor när du rekryterar, men upplever att du efter att ha fått in svaren trots detta ändå har svårt att komma vidare med din gallring av kandidater? Eller har du övervägt att börja använda dig av urvalsfrågor, men ännu inte kommit igång? Vi bad Maria Jansson dela med sig av sina 10 tips för hur man jobbar smart med urvalsfrågor i sin rekryteringsprocess.

Istället för personliga brev & CV.

Möjligheten att använda urvalsfrågor som ett första steg i rekryteringsprocesser används av allt fler. Detta är ett enkelt sätt att gå ifrån den traditionella och invanda metoden med att begära in CV och personligt brev och skapa en mer modern och användarvänlig ansökningsprocess. Att det går snabbt att visa intresse för en tjänst och att med bara några få klick kunna skicka in en ansökan är avgörande år 2023 för att ens kunna fånga in tillräckligt många kandidater i ett första skede. Konkurrensen om bra kompetens är som bekant stenhård numera, och om du envisas med att fortsätta annonsera och rekrytera precis så som du alltid har gjort riskerar du tyvärr att gå miste om många bra kandidater. 

Istället för att ägna en massa tid åt att försöka leta på svaren på det du efterfrågar i kandidatens ansökningshandlingar frågar du helt enkelt kandidaten det du vill veta. På så vis får alla kandidater samma förutsättningar, samtidigt som du också effektiviserar och förenklar ditt urvalsarbete. 

Urvalsfrågor är bra, men inte per automatik.

Men, bara att börja använda urvalsfrågor innebär inte per automatik att du höjer validiteten i din rekryteringsprocess som många tycks tro. För på samma sätt som att det är avgörande hur du använder testresultaten när du lägger till arbetspsykologiska testverktyg i en process, beror det också på hur du använder dig av svaren som du får in på urvalsfrågorna.

Jag brukar likna en rekryteringsprocess med en tratt, där varje urvalsmoment syftar till att smalna av tratten och därmed antalet ansökningar. Om "tratten" fortfarande är ungefär lika stor efter det att de sökande har besvarat urvalsfrågorna bör man kunna konstatera att urvalsfrågorna nog inte var tillräckligt väl genomtänkta och tydligt formulerade från början.

Att formulera bra urvalsfrågor är svårt. 

Urvalsfrågor har alltså, förutom att underlätta för kandidaterna, även ett viktigt syfte i att underlätta för rekryteraren eller den rekryterande chefen som ansvarar för urvalet. Här ser vi dock att många brottas med just formuleringen av urvalsfrågor. Det är fullt förståeligt. För att formulera bra och träffsäkra urvalsfrågor är nämligen svårt och lite av ett rekryteringshantverk i sig.
 
Ibland kan vi även se exempel på där urvalsfrågorna används som ett tillfälle att sticka ut som arbetsgivare gentemot kandidaterna. Urvalsfrågor som inte har någon koppling till kravprofilen hör dock inte hemma i en kompetensbaserad rekryteringsprocess. Risken är istället att kandidaten uppfattar er process som flummig och oproffsig, snarare än lättsam och rolig.

Hur många urvalsfrågor ska man använda? 

Ta hänsyn till dina gissningar kring hur du tror att urvalet kommer att se ut. Räknar du med att få in max fem ansökningar? Då kan du absolut nyttja möjligheten att be kandidaterna beskriva med ord hur kompetensen inom ett visst område ser ut. Räknar du istället med ett stort urval är det klokare att hålla sig till ja/nej-frågor och frågor där kandidaterna får markera ett eller flera alternativ. Den typen av frågor går betydligt snabbare att svara på, och ger dig en bättre chans att kunna göra ett effektivt och strukturerat urval. Men om kandidaterna slipper lägga ner en massa tid på att skriva CV och författa ett personligt brev är det inte för mycket begärt med att be om svar på en eller två ytterligare urvalsfrågor då det ju tar betydligt mycket mindre tid i anspråk.

Rätt använda är urvalsfrågor bra för att effektivisera och förenkla urvalsarbetet eftersom det ger en tydlighet i vilka kandidater som uppfyller kravprofilen likväl som vilka kandidater som ganska snabbt kan meddelas ett nej tack-besked. En annan effekt är att de samtidigt också tydliggör för den sökande vad som krävs för jobbet. 

Vilka frågor du ställer och hur de formuleras kommer göra stor skillnad. Tänk noga igenom vad det är ni kommer att grunda ert urval på. Vad är avgörande för att kunna gå vidare, och vad ses som meriterande? Vad är syftet med frågan och vad ska du använda svaret till?

10 tips för bra urvalsfrågor:  

1. Ställ endast frågor som utgår från kravprofilen, och säkerställ att frågorna du ställer rimmar med det du kommer basera ditt urval på.
2. Var transparant med vad som är krav respektive meriterande. Tydliggör gärna i respektive rubrik (förslagsvis inom parentes) vad som är krav respektive vad som endast efterfrågas på grund av att det är önskvärt men inte avgörande, så är chansen större att frågorna besvaras ärligt.  
3. Använd tydliga ja och nej-svar för skallkraven och det du ska basera ditt första urval på. 
4. Anpassa antalet fritextsvar utifrån förväntat antal sökande. Om du förväntar dig många sökande kan det vara klokt att begränsa antalet fritextfrågor för att kunna göra urvalet strukturerat och rättvist. Vid färre ansökningar kan det å andra sidan vara kandidaternas egna beskrivning av sin erfarenhet inom efterfrågat område som är det som får avgöra urvalet.
5. Ange ett max antal tecken vid användning av fritextsvar, där kandidaten med egna ord får ge en beskrivning av t ex sin kunskap eller inom ett visst område. På så vis ger du dina kandidater likvärdiga förutsättningar samt även dig själv en rimlig chans att kunna gå igenom svaren.
6. Använd med fördel urvalsfrågorna för att tydliggöra förutsättningar för att kunna bli aktuell för tjänsten. Om du exempelvis söker sommarpersonal där de nya medarbetarna behöver kunna jobba ett visst antal veckor kan du redan här fråga om kandidaten finns tillgänglig för arbete under aktuell period. 
7. Undvik frågor i stil med "Har du god datavana?" eller "Har du goda språkkunskaper i svenska?". Ett svar på denna typ av frågeställningar ger dig helt enkelt för lite information för att kunna göra en bedömning av kandidatens kompetens och blir därför helt onödiga. Undvik även frågor om personliga egenskaper. Fundera istället på hur dessa kompetenser ska utvärderas på bästa sätt, samt i vilket steg i processen det hör hemma.
8. Överväg noga antalet urvalsfrågor för respektive process. Givetvis bör antalet frågor inte bli för många, då kan du riskera att tappa sökande på grund av det. Många ställer dock endast en eller två urvalsfrågor, ofta per slentrian eller i rädsla för att man ska skrämma bort de som inte uppfyller det meriterande. Men om kandidaterna slipper lägga ner en massa tid på att skriva CV och författa ett (o)personligt brev är det inte för mycket begärt att be om svar på en eller två ytterligare urvalsfrågor då det ju tar betydligt mycket mindre tid i anspråk.
9. Testkör gärna urvalsfrågorna på en kollega, eller ännu hellre en person som har den profil du söker! Är de möjliga att besvara? Upplevs de relevanta? Hur lång tid tar de att besvara?
10. Låt urvalsfrågorna ersätta personliga brevet. Ju mer insamlad information är inte alltid till det bättre, utan riskerar att ställa till det för våra subjektiva hjärnor och grumla våra beslut. Våga testa att utesluta det (o)personliga brevet i nästa process och använd urvalsfrågorna istället till att samla in den information som är relevant för ditt urval. 

Vill du ha även Josefins, Ankis och Katarinas tips kring just urvalsfrågor? Lyssna in avsnitt 108 och avsnitt 44 av Rekryteringspodden. 

Önskar du andra tips och råd för en mer effektiv och träffsäker rekrytering?  Hör gärna av dig till mig! 

Maria Jansson, Utbildningsansvarig.