Vi gillar att dela med oss. Av kunskap, erfarenheter och möjligheter.

Skapa en bättre kandidatupplevelse

Ta del av våra tips för att skapa en bättre kandidatupplevelse med fokus på rättvisa, tid/kommunikation, transparens och värde. 

Flera studier tillsammans med vår egen erfarenhet gör att vi generellt fokuserar på fyra områden som viktiga att ha i åtanke i arbetet med kandidatupplevelse: rättvisa, tid/kommunikation, transparens och värde. Alla dessa delar får en positiv effekt av att de som är involverade i rekryteringsarbetet hos er utbildas. Läs mer om våra utbildningsupplägg här.

Rättvisa

Att kandidaten upplever att hon blivit rättvist bedömd är grundläggande för en positiv kandidatupplevelse.  Här är ordet upplever viktigt. Precis som alltid när vi talar om kandidatupplevelse. Du vet att du genomfört en rekryteringsprocess enligt konstens alla regler. Att alla kandidater har blivit rättvist bedömda, att du har använt din kravprofil i din bedömning och att de bäst lämpade kandidaterna har gått vidare. Men förstår de bortvalda kandidaterna allt detta? Om de förstår att deras kompetens har blivit bedömd, är ett nej tack väldigt mycket enklare att hantera.

Tips för upplevd rättvisa under rekryteringsprocessen

  1. De kandidater som kommer till intervju ska givetvis få relevanta frågor under intervjun, som har med den aktuella tjänsten att göra. Det gör att kandidaten uppfattar att hon fått visa sin kompetens och därmed blivit rättvist bedömd. En kandidat som i en intervju får prata endast en kortare stund av den avsatta tiden, uppfattar oftast att det är otydligt om intervjuaren förstått vem hon är. Att de som intervjuar har en grundläggande utbildning i rekryteringshantverket och kompetensbaserad intervjuteknik är viktigt. Här kan du läsa om vårt digitala utbildningsupplägg.

  2. De som efter intervju inte går vidare ska som vi tidigare nämnt få återkoppling via telefon. Här är det viktigt att alla får en tydlig bild av vad det är som gör att de ej går vidare. När du har en tydlig kravprofil – och det har du ju när du läst den här boken - kan du hänvisa till något i den. ”De kandidater som gick vidare hade mer av Y och X” eller ”Jag bedömer att du inte fullt ut fyller det ni behöver vad gäller kompetens Z”. Var ärlig och transparent.

  3. De som inte intervjuats återkopplas via ett tydligt och informativt mejl. Var transparent istället för att bara konstatera att ”Vi har tyvärr gått vidare med andra kandidater”. Förklara till exempel vad det är som gjort att andra kandidater gått vidare. Exempel: Vi har valt att gå vidare med kandidater som har erfarenhet från globala bolag såväl som från ledande positioner…. Meningen är givetvis inte att du ska svara alla individuellt, utan ett eller möjligen två olika mejl till de bortvalda räcker långt. Förmodligen har du ett par grupper av kandidater här: De som inte uppfyller kravprofilen alls, och de som uppfyller den delvis. Formulera ett par olika svar som passar dessa grupper. Exempelvis:

”Vi är verkligen glada att du tog dig tid att söka den här tjänsten. Vi ser att din profil är relevant på flera sätt. Eftersom vi har förmånen att ha fått kontakt med så många bra kandidater, har vi kunnat gå vidare med andra som uppfyller vår kravprofil fullt ut. Den här gången blir alltså du inte aktuell.  Vi ser mer än gärna att du söker dig till oss igen framöver. Återigen, stort tack för att du tog dig tid att söka!” 

  1. En rekryteringsprocess alla steg ska givetvis också vara rättvisa och relevanta för rollen. Om du inte riktigt vet exakt vad som bedöms i ett moment, så kan du vara rätt säker på att även kandidaterna kommer att ifrågasätta detta. Vår rekommendation är att även du kritiskt ifrågasätter ett sådant steg i din rekryteringsprocess – ska det ens finnas med? Vill du ha stöd och råd när det gäller att välja urvalsmetoder och att lägga dem i rätt ordning i din rekryteringsprocess är du varmt välkommen att kontakta oss, detta är vår expertis.  

  2. De interna kandidaterna är givetvis minst lika viktiga som de externa. Många verksamheter slarvar tyvärr med de interna ansökningarna. De interna kandidaterna bedöms naturligtvis enligt samma kriterier som de externa. Förklara tydligt för de interna kandidaterna hur rekryteringsprocessen ser ut, och låt dem gå igenom samma process. Det ger en likvärdig och rättvis bedömning. Ingen kan då misstänka att någon fått en tjänst på grund av att hon kände rätt personer, eller blir bortvald av samma orsak. Blir det ett ”nej tack” till den interna kandidaten kanske konsekvensen blir att medarbetaren väljer att lämna organisationen. Men då bör man åtminstone vara säker på att hon inte gör det på grund av rekryteringsprocessen sköttes på ett slarvigt eller orättvist sätt.
Tid och kommunikation

Att vara snabb i sin återkoppling till kandidaterna är viktigt. Vi är idag vana vid omedelbar återkoppling via exempelvis sociala medier. Men även generellt sett i en stor del av den kommunikation vi har med vår omvärld idag går allt blixtsnabbt. Att då få vänta många veckor på att få höra något från en potentiell arbetsgivare blir uppenbart en sämre kandidatupplevelse.

Viktigt att ha i åtanke är att man inte förväntar sig ett definitivt svar omgående. Men någon form av kommunikation förväntar man sig relativt snart efter att en ansökningstid gått ut. Enligt en undersökning från Academic Work (Young Professional Attraction Index, YPAI 2017 Sverige), uppger 58 % av respondenterna att de anser att 8 dagar är en rimlig tid att vänta på någon form av återkoppling. Och det automatiska svaret räknas inte in här.

Återigen är det upplevelsen som är avgörande här. Att få vänta i radiotystnad gör att tiden upplevs annorlunda jämfört med om man får underhandsbesked. Vår bestämda uppfattning och erfarenhet är även att om man tar sig tiden att återkoppla tydligare och oftare till kandidaterna, så sparar man tid. Telefonsamtalen och mailen med frågor från kandidaterna blir betydligt färre och deras upplevelse av dig och din verksamhet blir betydligt mer positiv. Likaså är det viktigt hur du formulerar dig i din kommunikation.

Tips för upplevd snabbhet i rekryteringsprocessen

  1. Sätt förväntningarna på rätt nivå. Berätta gärna redan i ert autogenererade tack-mejl om ungefär hur lång tid det kan dröja innan ni hör av er och hur lång tid processen förväntas ta. Självklart kan processen ändå inte vara oändligt lång och kommunikationen lika med noll. Men var transparent och berätta vad kandidaterna kan förvänta sig. Detta gäller givetvis även när du träffar kandidater för intervju.

  2. Testa att skicka ett enda extra mejl under rekryteringsprocessen till samtliga kandidater och se vilken skillnad det gör. Det blir något utöver det autogenererade svaret och nej tack-mejlet, som faktiskt gör att ni som arbetsgivare sticker ut på ett positivt sätt. Det gör du förslagsvis någon dag efter ansökningstiden gått ut. Du kan formulera det exempelvis så här: ”Tack för ditt tålamod! Vi har precis börjat gå igenom ansökningarna och beräknar att vi kan återkomma med mer besked inom ca X veckor”. Sen säkerställer du givetvis att den tidsramen hålls. Att som kandidat få detta extra mejl gör att man upplever det som att väntan inte blir lika lång och att transparensen ökar.

  3. Gör dig och organisationen tillgänglig för kandidaterna. En del organisationer väljer att göra det så svårt som möjligt att komma i kontakt med dem under rekryteringsprocessen. Gör tvärtom! Var tydlig i tack för din ansökan-mejlet med vem man kan kontakta. Säkerställ att du ringer tillbaka eller mejlar svar på frågor. Men sätt förväntan på rätt nivå! Skriv inte ut ditt direktnummer om du vet att du aldrig svarar där. Skriv istället en mejladress där de kan få ställa sina frågor, eller ta hjälp från någon annan inom organisationen för frågor. Tänk på hur ni skulle behandla kunder i detta läge? Och gör likadant. Om ni dessutom säkerställer att ni har minst ett extra informationsmejl till alla kandidater under rekryteringens gång, kommer ni inte att bli översvämmade med frågor.
Transparens 

Många kandidater vittnar om att de upplever att de inte har en aning om hur de bedöms. Om vad som förväntas av dem om de går vidare i processen. Om när besked kommer. Betänk nu samma osäkerhet och hemlighetsmakeri när du är kund någonstans. Det är sannolikt inte en särskilt attraktiv tanke. På samma sätt är det inte en särskilt positiv upplevelse att vara i händerna på en process och en bedömning som man har noll insyn i. Det kan även skapa en fundering kring rättvisan. När en kandidat inte har någon som helst insyn i vad som händer så kan man börja undra hur rättvis processen varit.

Tips för transparens under rekryteringsprocessen

  1. Var transparent med upplägget för er rekryteringsprocess. På karriärsidan eller i annonsen kan det exempelvis finnas information om ungefär hur lång tid er rekrytering beräknas ta och vilka steg som ingår. Det ger kandidaterna en riktig förväntan redan innan de söker.

  2. Ge ännu fler detaljer kring rekryteringsprocessen och tidplanen under intervjun. Berätta vad som förväntas av kandidaten om hon går vidare; antal intervjuer, tester, referenstagning, bakgrundskontroll och annat. Kanske finns det även något datum längre fram som är svårt att ändra på, exempelvis en intervju med en person? Berätta om det datumet redan nu, så kan kandidaten få möjlighet att blocka tid för det. Läs gärna om hur vi hjälpt Skolverket med att designa urvalsprocessen för ledare. 

  3. Likaså bör man som arbetsgivare måla upp en ärlig bild av hur det är på arbetsplatsen och vilka utmaningar såväl som möjligheter som finns i tjänsten. Ingen kandidat tror på en enbart positiv bild, och det gynnar båda parter att tidigt skapa en transparens kring detta. Det finns alltså all anledning att vara öppen och tydlig med fördelar såväl som vilka de största utmaningarna i tjänsten är.
Värde 

Kandidaterna lägger ofta ned en hel del tid och engagemang i att söka en tjänst. Vad upplever de att de får tillbaka? Om du aktivt sökt upp kandidater är det givetvis även då väldigt relevant att säkra att dessa personer upplever att det finns ett värde i att vara med i en rekryteringsprocess. Vi är medvetna om att man på sina håll har en inställning kring att ”Vadå värde, man ska vara glad om man får jobb här, vi vill ha de som visar att de verkligen vill vara här”. Det är idag en förlegad inställning som sannolikt och förhoppningsvis inom kort kommer att försvinna helt. Återigen, det är två som väljer. Arbetsgivaren såväl som kandidaten.

Tips för upplevt värde under rekryteringsprocessen

  1. Det finns ett stort värde i att vara tydlig med vad man efterfrågar, så att inte fel kandidater söker tjänsten i onödan. Här är det exempelvis viktigt att beskriva tjänsten på en riktig nivå och med de verkliga arbetsuppgifterna, redan i annonsen. Att som kandidat lägga tid på en tjänst som man senare förstår inte alls var vad man trodde blir en negativ upplevelse. I värsta fall en felrekrytering.

  2. Här kommer vi återigen tillbaka till återkoppling. Att ge kandidaten en tydlig återkoppling på vad hon saknar och hur man kan komplettera sin kompetens ger definitivt ett värde. Gäller särskilt de du intervjuat. Att använda testverktyg som ger kandidaterna insikter kring exempelvis sin personlighetsprofil, med styrkor och utvecklingsområden, bidrar med stort värde. Vill ni börja använda testverktyg – eller står ni inför att utvärdera eller byta leverantör? Vi hjälper gärna till. Läs gärna om hur vi hjälpt Svevia att hitta rätt leverantör.

  3. Vissa arbetsgivare har börjat att ge någon form av rabattkod eller annat erbjudande kopplat till verksamheten i samband med att man skickar ut ett nej tack-mejl. Här är det givetvis viktigt att man skött sin rekryteringsprocess snyggt innan, så att inte erbjudandet blir något som istället uppfattas negativt. Ett värde skulle även kunna vara att inkludera en intressant artikel som är relevant för yrkesområdet. Du som känner din målgrupp allra bäst vet vad de skulle kunna uppskatta och uppfatta som ett värde.

Som kandidat ska man alltså få med sig information, lärdomar eller annat som gör att man när man söker jobb nästa gång har vässat sig och blivit en starkare kandidat. Snacka om värde!

Ta hänsyn till alla kandidater

Som du ser är tipsen väldigt fokuserade på kommunikation gentemot samtliga kandidater i processen. Vi kan inte nog understryka hur viktigt det är att ta hand om just alla kandidater. Inte enbart de som blir aktuella för intervju denna gång. Det är nämligen här, bland majoriteten av kandidaterna, de flesta felen görs. Det är även här man enklast kan göra en stor skillnad.

Ett bonustips som vi skulle vilja ge dig som är intresserad av kandidatupplevelse är att helt enkelt fråga kandidaterna! De arbetsgivare som är allra bäst på kandidatupplevelse gör just detta. De frågar alla kandidater i en rekryteringsprocess hur det är att söka jobb hos dem. De justerar sedan processen utifrån den information de får, och så frågar de igen. Men som sagt, börja med att se till att den basala kommunikationen med alla kandidater fungerar. Det kommer du långt med.

Stort lycka till! Vill du ha stöd och hjälp med delar av ovan, eller för att utbilda verksamheten kring detta viktiga område, är du alltid välkommen att kontakta oss!