Design av process för stora urval

Den 29 januari samlades Friends of HOME – vårt nätverk för yrkesverksamma inom Talent Acquisition – för att fördjupa oss i en fråga som många upplever som särskilt utmanande: hur vi hanterar volymprocesser där ansökningarna strömmar in, tiden är begränsad och kraven på både effektivitet och träffsäkra, rättvisa beslut bara ökar.

Träffen leddes av Maria Jansson och Anki Stafwerfeldt, som guidade deltagarna genom både praktiska case och gemensamma reflektioner.

Utgångsfrågan vi samlades kring var: Hur kan vi kombinera urvalsmetoder så att vi både hanterar volymen och fattar väl underbyggda beslut – utan att tappa kandidater på vägen? 

Maria Jansson, konsult på HOME of Recruitment

När utmaningen är att det finns för många bra

En tydlig insikt från samtalen var att problemet sällan är bristen på kandidater – snarare tvärtom. Många profiler blir “eventuellt intressanta”. Tillräckligt starka för att inte väljas bort direkt, men inte självklara nog att prioriteras. Resultatet riskerar att bli väntelägen, fördröjd återkoppling och en kandidatupplevelse som inte håller den nivå vi vill stå för.

Vi pratade också om det psykologiskt svåra i att våga välja bort – att faktiskt lita på urvalet. Att inte hålla dörren på glänt “för säkerhets skull”. För även om det kan kännas tryggt internt, är det sällan transparent eller professionellt ur kandidatens perspektiv.

Volymrekrytering kräver design – inte tempo

En av de starkaste slutsatserna från träffen var att stora urval inte löses genom att arbeta snabbare, utan genom att arbeta smartare.

Volymrekrytering kräver:

• en tydlig och genomarbetad kravprofil (vad är faktiskt skall-krav?)

• en strukturerad projektplan

• en klar rollfördelning och mandat i varje steg

• medvetna beslut om var vi automatiserar – och var mänsklig bedömning är avgörande

När många är involverade internt riskerar annars oproportionerligt mycket tid att gå åt till koordinering och otydliga beslutsvägar. Processdesign blir därför en strategisk fråga – inte bara en systemfråga.

”En noga genomtänkt design av rekryteringsprocessen i kombination med en tydlighet i vem som ansvarar för vad i respektive urvalssteg är ofta nyckeln till en effektiv och träffsäker process, som samtidigt upplevs professionell av kandidaterna.”

Maria Jansson, HOME of Recruitment

Maria Jansson och Lotta Kantsjö, konsulter på HOME of Recruitment

Urvalsfrågor – små justeringar, stor effekt

Urvalsfrågor lyftes som ett av de mest kraftfulla – och ibland underskattade – verktygen i tidig screening.

När de är rätt formulerade kan de:

• särskilja kandidater på relevanta kriterier

• säkerställa att skall-krav är uppfyllda innan nästa steg, vilket minskar risken att kandidater får göra tester i onödan eller att fel kandidater intervjuas

• tydliggöra förutsättningar och förväntningar i rollen

Samtidigt behöver vi vara medvetna om att ingen metod är hundraprocentig. Kandidater kan överdriva, ta hjälp av AI eller formulera sig strategiskt – precis som i CV:n och intervjuer. Det är kombinationen av metoder som skapar träffsäkerhet.

Tester, AI – och Hubert som stöd i stora urval

Tester diskuterades både som ett värdefullt verktyg – särskilt i volymprocesser där personlighet och potential väger tungt – och som en metod som kräver tydlig kommunikation för att fungera väl. Kandidater behöver förstå syftet, hur resultaten används och vad nästa steg innebär.

Vi berörde även hur AI kan användas som ett stöd i tidiga skeden av stora urval. Ett exempel som lyftes var HOME of Recruitments partner Hubert, som erbjuder ett verktyg där kandidater bjuds in till en strukturerad, textbaserad intervju/chatt. Svaren analyseras och matchas mot kravprofilen för att hjälpa rekryterare att snabbare shortlist:a relevanta kandidater – och lägga mer tid där den mänskliga bedömningen verkligen gör skillnad.

Samtidigt är en sak central: enligt EU AI Act får AI inte ensamt fatta beslut med “betydande effekt” för arbetssökande. Human in the loop är och förblir en grundprincip.

Trots att tekniken utvecklas snabbt visar vår rapport State of TA 2026 att endast 18 % av de tillfrågade inom TA idag använder AI för screening. Hur det kommer att se ut framåt återstår att se.

Vad tog deltagarna främst med sig?

I chatten sammanfattades flera återkommande insikter:

• Kravprofilen måste sitta – annars blir hela urvalet instabilt

• Urvalsfrågor och kandidatkommunikation är kraftfullare än många tror

• ATS-stöd och smart automatisering kan minska onödig handpåläggning

• Ingen process är felfri – men medveten design gör stor skillnad

Slutsats: jobba smartare, inte hårdare

Den kanske tydligaste slutsatsen från träffen var denna:

Stora urval “löses” inte genom mer manuellt arbete. De löses genom bättre flöden.

När vi kombinerar tydliga kriterier, genomtänkt screening, rimlig automatisering och transparent kommunikation skapar vi en process som både är effektiv för verksamheten och respektfull mot kandidaten.

Och det är först då volymrekrytering faktiskt blir hållbar.

Vill ni ha hjälp?

Vill ni utveckla er volymrekrytering – eller är ni nyfikna på hur exempelvis Hubert kan fungera som stöd i era stora urval? Vi hjälper er gärna att designa en rekryteringsprocess som är träffsäker, tids- och kostnadseffektiv, rättvis och kandidatvänlig. Vi kan även hantera screening eller större volymrekryteringsprojekt åt er. Läs mer här.

Välkomna att höra av er.