Botkyrka kommun utbildar alla i KBR

Kompetensbaserad rekrytering är inget nytt i Botkyrka kommun. För några chefer är det ett väl beprövat sätt att rekrytera, medan det för andra är en nyhet. Under hösten 2021 och våren 2022 genomfördes därför en omfattande utbildningsinsats för kommunens alla ledare.

Anna Colton och Nina Angermund-Carlsson arbetar som HR-specialister på Botkyrka kommuns Rekryteringscenter. Anna, Nina och deras tre kollegor inom den centrala rekryteringsfunktionen har tagit hjälp av HOME of Recruitment i att utbilda samtliga chefer i kompetensbaserad rekrytering.

Utbildningarna har varit en blandning av digital e-learning och klassrumstillfällen, allt för att underlätta övergången till kompetensbaserad rekrytering. I samband med uppstarten av utbildningsinsatsen har kommunen ett nytt kompetensramverk på plats i rekryteringsverktyget Varbi.


"Det nya ramverket från HOME of Recruitment är enklare än det vi tidigare haft. Ramverket bygger på tolv kompetenser och har ett icke-akademiskt språk."

"I Varbi finns nu mallar för referenstagning och intervjuguide med 60 valbara intervjufrågor att ha som grund i den strukturerade intervjun", säger Nina.

somamrlov Botkyrka-1

Anne-Charlotte Carlsson, rektor för Tumba södra förskoleenhet, har gått utbildningen i kompetensbaserad rekrytering och berättar:

"Det var verkligen en ögonöppnare att lära sig hur kompetensbaserad rekrytering fungerar. Jag insåg hur lätt det är att man skapar sig en bild av den man möter utifrån hur man vill att den ska vara. Ofta går det för fort!"

När Anne-Charlotte sökte tjänsten som rektor i Tumba fick hon själv erfarenhet av hur det är att vara jobbsökande i en process som utgår från kompetensen. Som rektor är det nödvändigt att kunna hantera en stor bredd av frågor.

 "I stället för att tala om vad jag gjort tidigare fick jag berätta hur jag har agerat i olika situationer, från att hantera arbetsmiljö till undervisning och administration. Det var intressant att kunna reflektera. Eftersom processen tog tid kunde jag känna efter och skapa mig en bild av jobbet. Är det här vad jag söker?"

 

Nina och Anna Botkyrka

 

Josefin Malmer har samtalat med Nina och Anna kring hur Botkyrka kommun, en arbetsgivare med 6400 medarbetare och 350 chefer med rekryteringsansvar, jobbar för att bidra till så träffsäkra och inkluderande rekryteringar som möjligt. Här nedan kan du läsa intervjun.

Nina och Anna, beskriv gärna hur ni jobbar med kompetensbaserad rekrytering inom Botkyrka kommun!

"Rekryteringscenter startades upp inom kommunen 2020", berättar Nina. "Det var initialt ett projekt som syftade till att strategiskt höja kompetensen inom kommunen kring rekrytering."

"Vi använder oss av kompetensbaserad intervjumetodik, och arbetar idag i ett nära samarbete med fem av kommunens åtta förvaltningar", förklarar Anna. "Under 2022 gick projektet 'Rekryteringscenter' över till en permanent enhet, där vi idag är ett team om fem kollegor. Vi bidrar även med vår kompetens inom området attrahera och rekrytera till kommunen som helhet, och sitter med i olika utvecklingsforum där vi bland annat jobbar med kommunens arbetsgivarvarumärke.

"I kommunen är uppdragen av ett brett spann, och sträcker sig från stödassistenter, sjuksköterskor, lärare, olika ingenjörsroller till roller i ledningsgrupp som enhetschefer och områdeschefer. I och med att Botkyrka är en stor kommun, med det mesta i egen regi, så rekryterar vi brett", säger Nina. "Kommunen i stort har cirka 750 utannonserade tjänster varje år."

"Rekryteringsarbetet har varit decentraliserad till första linjens chefer fram till att Rekryteringscenter startade, och det är fortfarande runt 300 rekryteringar varje år där vi HR-specialister inte är inblandade" fortsätter Anna.

Botkyrka kommun Borgskolan3-2

Det ställer så klart krav på att cheferna känner sig trygga i de olika momenten. Kan ni beskriva vad som var anledningen till att ni initierade detta roliga och stora samarbete med oss på HOME of Recruitment?

"Absolut! När projektet initierades 2020 så såg vi över det kompetensramverk som man arbetat med i kommunen sen tidigare, och insåg att det var för komplicerat för att kunna kräva av chefer att de skulle kunna sätta sin in i," säger Nina.

"Det dåvarande kompetensramverket bestod av 32 kompetenser, och när man pratade kring dessa med sina chefer så blev det ofta att vi fick fram personen "superman" eftersom det sällan landade i färre än 7-8 olika personliga kompetenser som var viktiga för rollen. Då började vi kika runt efter på enklare och smartare sätt att arbeta med rekrytering och fann HOME of Recruitment", berättar Anna.


"Vi såg stora fördelar med att använda oss av HOME of Recruitments kompetensramverk, som dessutom var utan kostnad. Det vi lockades av var även 'bjussigheten' hos HOME. Vi får stor tillgång till kloka tankar kring rekrytering och processer som kan hjälpa oss framåt."


"Vi har haft hjälp av HOME of Recruitment i utbildning för chefer inom en stor förvaltning inom kommunen,  som än så länge inte tagit hjälp av oss på Rekryteringscenter. På så sätt har vi ändå kunnat nå dem med kunskap även om vi inte har möjlighet att jobba aktivt med dom. Vi har även erbjudit alla chefer inom kommunen att genomgå Homes utbildningsserie på tio utbildningstillfällen" berättar Nina.

Detta är vi så glada för! Har ni hunnit se några effekter av utbildningsinsatsen än och i så fall vad?

"Ja, det har vi absolut!" menar Anna.

"Medvetenheten har definitivt ökat, och gör också vårt arbete lättare när vi arbetar tillsammans med chefer i rekryteringar. Vi ser också en ökad kvalitet i våra annonser, samt att arbetet kring intervjuguider och mer träffande frågor har blivit lättare att diskutera med cheferna."


Fantastiskt att höra, så klart. Slutligen Anna och Nina, har ni några tips till andra som står inför att höja kunskaperna kring rekrytering hos ledarna inom sin verksamhet?

"Det har vi. Först och främst handlar det om att göra det konkret för chefer, och förklara varför. Dessutom får man att inte glömma bort att det är inte bara chefer vi behöver ha med på tåget, utan även övriga i organisationen, så som exempelvis övriga kollegor inom HR", tipsar Nina.

"Det sista tipset får bli att hitta ett sätt att hantera detta under längre tid. Bara för vi gjort denna insats så betyder det inte att vi är färdiga, det är en färskvara, det kommer nya chefer och man måste vara nära verksamheten för att ha dom med, och kunna hjälpa dem framåt" avslutar Anna.

Stort tack Anna och Nina för fantastiskt roligt samarbete och för att ni vill dela med er av hur ni jobbar med dessa viktiga frågor i Botkyrka kommun. 

Här kan du läsa om våra olika upplägg för utbildning i kompetensbaserad rekrytering. Hör gärna av dig till oss om du vill höra mer och diskutera det bästa tänkbara utbildningsupplägget för just era behov.

Josefin Malmer