I en verksamhet med 7500 anställda, stor kompetensbrist och ett högt tempo gäller det att hitta ett effektivt och smart sätt att höja kunskaperna hos alla involverade i rekryteringsarbetet. Stort tack Karin Djurhed och Emma Sjöberg för att ni delar med er kring hur ni gör!
Karin Djurhed och Emma Sjöberg är rekryteringspartners i Region Gävleborg, en politiskt styrd organisation med ansvar för folkhälsa, hälso- och sjukvård, infrastruktur, kollektivtrafik, kompetens- och utbildningsfrågor, näringslivsutveckling, internationella frågor och kultur. Inom regionen arbetar cirka 7500 medarbetare.
Sedan några år tillbaka har Region Gävleborg en central rekryteringsenhet som består av 18 rekryteringspartners. Deras uppdrag är att stötta cheferna i kompetensbaserad rekrytering. Cheferna tar hjälp av rekryteringsfunktionen i ungefär en fjärdedel av de omkring 1000 rekryteringsprojekt som görs per år.
Främst jobbar Karin och Emma med rekryteringar inom hälso- och sjukvården, vilket är ett prioriterat fokusområde där det också råder stor kandidatbrist. Därtill utbildar Emma och Karin samtliga chefer inom regionen i hur man arbetar kompetensbaserat med rekrytering, en viktig och kritisk del i varje chefs uppdrag.
Här följer en intervju med Karin och Emma. Om du föredrar att lyssna så hittar du ett avsnitt om detta i Rekryteringspodden #83 Så utbildar Region Gävleborg sina ledare i kompetensbaserad rekrytering.
Vad var anledningen till att Region Gävleborg valde att bygga upp en intern rekryteringsfunktion för ett antal år sedan? undrar jag.
”Rekryteringsfunktionen har funnits som inhouse funktion i 2,5 år” berättar Karin. ”Det fanns flera anledningar till att man valde att bygga upp en central rekryteringsfunktion. Bland annat önskade man höja kompetensen inom rekrytering hos regionens alla chefer. Eftersom kandidatbristen är stor, främst inom sjukvården, förstod man att en tydlig process, som också gav en bra kandidatupplevelse, skulle underlätta kompetensförsörjningen både idag och framöver.
Med en högre kompetens hos alla involverade i rekryteringsarbetet hoppades man få fler kandidater som tackade ja till tjänsterna i slutändan. Med en välfungerande och bra hanterad rekrytering såg man även att man kunde få fler kandidater som rekommenderade regionen som arbetsgivare till sina nätverk och som även återkom senare när det återigen var dags att söka jobb.”
Det låter rimligt, smart och som en klok satsning om ni frågar mig. Givet att regionens uppdrag är så brett blir jag nyfiken på vilken typ av kompetenser som rekryteras, och även nyfiken på hur många olika roller det handlar om?
”Oj, ja det är det mesta mellan himmel och jord!” utbrister Emma. ”Det är många chefsrekryteringar och rekryteringar av olika typer av specialister, så klart. Och sedan… ja, tänk dig alltifrån administrativ personal, sjuksköterskor, läkare, undersköterskor, till ingenjörer, strateger och… ja allt! Det är verkligen så fascinerande när man kliver in i vår värld och liksom försöker få en blick över hur många kompetenser och yrkeskategorier vi har inom regionen. Jag har då inte hunnit räkna ut det under mina tre år inom regionen i alla fall” konstaterar Emma skrattandes.
”Eftersom funktionen inte funnits så länge har vi inte exakt koll på all statistik” berättar Karin, ”men vi kan konstatera att vi publicerar cirka 1000 annonser per år. Vissa av dessa annonser har som mål att anställa flera nya medarbetare, så minst 1000 rekryteringar per år.”
Oj, det är många rekryteringar det! Den här bredden av roller ställer så klart stora väldigt krav på samarbetet mellan er rekryteringspartners och verksamhetens chefer. Att förstå sig på de lika kravprofilerna och hitta rätt väg framåt för att stötta i rekryteringen måste vara avgörande. Hur har ni exempelvis fördelat arbetet mellan rekryteringspartners och chefer. Finns det en standard där eller är det väldigt olika?
”Det är väldigt olika” förklarar Karin. ”Vi säger att vi rekryteringspartners är väldigt flexibla, men vi är också tydliga med att det alltid är varje chef som är ytterst ansvarig för sin egen rekrytering. I de rekryteringar som vi är med och stöttar cheferna så inleder vi alltid samarbetet med ett uppstartsmöte. I det mötet tar vi kravprofil och diskuterar fram vilka delar som chefen önskar hjälp med i just den här rekryteringen. Det kan vara vad vi kallar för ”en hel process”, vilket innebär stöttning med allt från annonsförfattandet, urvalsarbetet, intervjuförfarandet och referenstagningen. Och vissa chefer känner sig trygga att hantera en hel del själva, så då stöttar vi upp i de delar som de önskar. Vi är väldigt flexibla, som sagt.”
”Det stämmer som Karin säger, att vi är väldigt flexibla” säger Emma. ”Men när det gäller rekrytering av chefer så skiljer det sig lite, för då är vi alltid med i alla steg så att chefen har en sparringpartner och full transparens hela vägen. I chefsrekryteringarna använder vi oss också alltid av personlighets- och problemlösningstester. Men den kunskapsöverföring vi önskar göra i samarbetet med chefen är alltid densamma, oavsett vilken roll vi rekryterar till.”
Att få cheferna att känna sig trygga i de olika momenten är ju ett tydligt uppdrag i era roller vad jag förstår. Inte minst i de rekryteringar som cheferna hanterar helt på egen hand. Vill ni berätta hur ni gör för att göra cheferna trygga i de olika momenten i rekryteringsarbetet och på vilket sätt ni jobbar för att förse dem med de kunskaper de behöver för att jobba kompetensbaserat?
”Ja, det är ju delvis varför vi använder oss av HOME of Recruitments digitala rekryteringsutbildning, som vi tycker är helt toppen och som vi nu har använt under ett års tid” säger Emma. ”Och när vi bestämde oss för att ta hjälp av er med detta så funderade vi också ordentligt först själva kring hur vi skulle göra detta på allra bästa sätt. Utifrån vår egen kompetens, utifrån hur vår organisation ser ut, och utifrån just våra förutsättningar - hur skulle vi involvera våra chefer i detta så att de i alla fall någorlunda visste vad kompetensbaserad rekrytering var, innan de gick in i själva utbildningen?
"Utifrån vår egen kompetens, utifrån hur vår organisation ser ut, och utifrån just våra förutsättningar - hur skulle vi involvera våra chefer i allt detta så att de
i alla fall någorlunda visste vad kompetensbaserad rekrytering var, innan de gick in i själva utbildningen?"
”Vi har ju hållit på ett år nu, som sagt” fortsätter Emma. ”Vi har skruvat lite på detta längs vägen, och precis nyligen gjort en liten utvärdering. Men så som vi har lagt upp det fram till nu är att vi har haft ett fysiskt tillfälle som uppstart – som under pandemin blivit till ett virtuellt digitalt tillfälle – där vi har gått in i respektive ledningsgrupp.
Vi har förklarat en del vad kompetensbaserad rekrytering är, varför vi valt att använda oss av det här förfarandet när vi rekryterar inom regionen, och så vidare. Sen har vi introducerat den här digitala rekryteringsutbildningen genom att visa hur de hittar in, hur vyn ser ut, vad de hittar för information i själva utbildningen… bara så att det ska vara lättare att komma igång.
Sen har man haft ungefär åtta veckor på sig att gå igenom den digitala rekryteringsutbildningen, som ju tar ungefär tre till fyra timmar att genomföra och som man kan fördela upp precis så som man vill – vilket är toppen! Och det vet vi verkligen har varit uppskattat – att man kan pausa om det dyker upp något annat man behöver hantera, och att man enkelt kan fortsätta igen dagen efter.”
”Och det vet vi verkligen har varit uppskattat – att man kan pausa om det dyker upp något annat man behöver hantera, och att man enkelt kan fortsätta igen dagen efter.”
”Sen som avslutning så har vi mötts igen i den här ledningsgruppen och haft ett tillfälle för reflektioner, frågor och för att knyta ihop säcken lite. Under detta tillfälle har vi rekryteringspartners också visat hur det ser ut i våra interna nätverk, var man som chef hittar allt det man behöver när det är dags att faktiskt rekrytera, allt från kompetensramverk och så vidare”, berättar Emma vidare.
”Ja, och sen har vi också visat väldigt konkret hur det funkar i vårt rekryteringssystem Visma”, lägger Karin till. ”Och det har varit väldigt uppskattat. Det har exempelvis kommit många frågor i det här sista mötet, och det tycker jag är väldigt positivt, för det betyder att de verkligen vill förstå och nu göra så som de har lärt under utbildningen.”
Jag tycker att det här låter optimalt. Det är vår erfarenhet också att det blir som allra bäst då man har ett tydligt ”startskott” för utbildningsinsatsen. Det första tillfället blir också en ”teaser” eller ”reklamslott” för den digitala utbildningen, låter det som, så att man förstår värdet av att gå in där och vad för typ av information och stöd man kan hitta där inne.
Och sen är det väldigt kul att höra att cheferna, efter dessa åtta veckor, också är väldigt ”pepp” på att i praktiken använda sig av de här nya kunskaperna man lärt sig. Att cheferna inte bara vet vad de borde göra, utan att de även känner sig inspirerade till att faktiskt göra annorlunda. Kunskaper är en sak, men det är beteendeförändringen vi är ute efter.
”Absolut” svarar Emma. ”Och förståelsen för ’varför ska jag göra det här?’. Många chefer har jobbat i så otroligt många år, och har gjort det här så länge, men till och med de hittar ju saker i den digitala rekryteringsutbildningen som de kan ta med sig, som de kan skruva på och utifrån en redan god grund bygga vidare på. Alla kan ta med sig någonting och det tycker jag är så himla bra, och det tror jag är anledningen till att alla känner just den här inspirationen som du pratar om Josefin.”
”Alla kan ta med sig någonting och det tror jag är anledningen till att alla känner sig inspirerade!”
Det här är så klart väldigt härligt att höra som ni förstår. Vilka delar av utbildningen skulle ni säga är de viktigaste för cheferna att de får till sig?
”En sak som jag tänker på är väl just den här insikten kring att det inte är den som har bäst magkänsla som är den bästa rekryteraren” säger Karin. ”Att man förstår att man har fördomar och att man gör omedvetna val. Alla chefer kommer in med olika infallsvinklar. Vissa chefer kommer in med stor öppenhet för detta, medan andra tycker att de redan kan rekrytera. Man behöver vara ödmjuk inför detta och här tycker jag att hela upplägget i er utbildning är väldigt bra. Att utbildningen får cheferna att inse det här, och att det också går att rätta till.”
”Ja, att den ’medvetandegör’ liksom” fyller Emma i. ”Och sen tycker jag också att den här strukturen och den röda tråden är något som cheferna uppskattar. De brottas lite med detta, att de själva tycker att exempelvis intervjuerna blir väldigt olika beroende på vilka kandidater de möter. Med hjälp av strukturen som utbildningen ger känner de att de lättare kan hantera sina anställningsintervjuer.”
Ja, jag håller med. Och jag upplever också att många chefer efter en genomgången utbildning också upplever en stor lättnad. ’Vad skönt att det finns en tydlig ledstång att hålla sig i här, att det finns en process som hjälper mig och att om jag gör enligt det här sättet så har jag gjort allt jag kan för att min rekrytering ska bli rätt och rättvis’.
Cheferna inser att de fortsatt kan vara sig själva och även personliga, när det finns en tydlig struktur att falla tillbaka på. ’Åh så skönt att det inte är upp till mig och min magkänsla hur det här ska gå!’. Många blir glada över att få höra att ’håll dig till den här metoden så gör du rätt. Det blir kanske inte alltid rätt, men det här är det rätta sättet’.
”En annan sak är att cheferna som många gånger är stressade, också upplever att det blir mycket mer tidseffektivt att arbeta så här. Det är något flera har återkopplat till mig. Att det är supersmidigt när man gör det enligt den här processen” säger Karin.
”Ja, och vi har också märkt att cheferna är med benägna att exempelvis ta referenser nu än innan” säger Emma. ”Nu när cheferna förstår hur referenstagningen hänger ihop med kravprofilen ser de värdet med den. Dessutom så jobbar vi många gånger med rekryteringar där vi knappt inte har några kandidater alls, och då blir förståelsen för hur man skapar goda kandidatupplevelser viktig. Vi jobbar så här strukturerat för att de kandidater vi har stannar kvar i processerna och väljer oss.”
Det är verkligen jättekul att höra de här återkopplingarna ni har fått!
”Ja, och en annan del i den digitala utbildningen som uppskattas, är där man få läsa igenom en cv och reflektera över den. I reflektionsövningen kopplat till den uppgiften är det väldigt många insikter och aha-upplevelser upplever jag. ’Jag ska inte döma ut en kandidat utifrån stavfel eller särskrivningar’ kan vi exempelvis läsa bland kommentarerna” säger Emma.
Ja, så kul – just där är det många polletter som trillar ner. Och det är ju också väldigt bra i själva upplägget att vi kan se hur det sker i och med reflektionsuppgifterna där vi alla kan vara inne och titta på hur lärdomarna görs.
Vi kan även se alla deltagares progress och få bra input till vad vi kanske behöver ägna mer eller mindre tid till när vi coachar våra chefer, eller vad för information som ytterligare borde läggas in i utbildningsupplägget.
”Ja, verkligen, och så kanske det allra viktigaste – det skulle vara väldigt svårt för Karin och mig, och alla våra kollegor inom rekryteringsenheten, att lyckas förmedla allt detta till alla våra chefer på något annat sätt” konstaterar Emma.
Slutligen Karin och Emma, vilka är era främsta tips till andra som också önskar höja lägsta nivån hos verksamhetens chefer kring kompetensbaserad rekrytering?
”Ja, det som vi har upplevt framgångsrikt är det vi tidigare pratat om” summerar Karin, ”nämligen att vi fångar upp dem i ett första möte för att introducera det här med KBR, hur utbildningen kommer att gå till och handlar om. För när man har en stressig vardag kanske det känns ganska så pressande att gå en utbildning uppepå allt. Men när vi skickar i väg dem så här lite lugnt och fint och gör dem startklara så går det väldigt bra.”
”Och även att man är tydlig med syftet” säger Emma. ”Förstår man varför man ska gå den här utbildningen så har vi vunnit väldigt mycket. Och då kan alla känna den här viktiga inspirationen som vi också har varit inne på.”
”Tidsramarna tror vi också på” säger Karin. ”Så att utbildningsinsatsen inte sprider ut sig över ett helt år utan att man gör det under åtta veckor, så att den verkligen blir gjord. Och tack till er på HOME of Recruitment, för utan er digitala rekryteringsutbildning hade vi inte lyckats få till detta under denna korta tid.”
Tack själva för ett väldigt givande och bra samarbete, och tack för att ni vill dela med er av hur ni jobbar.
Intervju av: Josefin Malmer
Mer information om våra olika utbildningar och upplägg hittar du här.
