Att bygga en TA-funktion

Att bygga eller utveckla en TA-funktion är inte bara en fråga om organisation, roller och processer. Det är ett strategiskt vägval kopplat till hur verksamheten vill arbeta med kompetensförsörjning framåt. Vi har pratat med Katarina Riml, COO och senior konsult på HOME of Recruitment, om vad som krävs för att skapa en intern rekryteringsfunktion som faktiskt bidrar till affären.

Så bygger ni en värdeskapande TA-funktion

Många organisationer börjar prata om en intern TA-funktion när det tidigare sättet att organisera rekryteringsarbetet inte längre räcker till. Processerna tar för lång tid. Chefer lägger mycket tid på rekrytering, ofta med varierande resultat. Kostnaderna för externa leverantörer ökar. Eller så blir det tydligt att “post and pray” inte längre fungerar för att hitta rätt kompetens.

Då kan det kännas naturligt att samla och professionalisera rekryteringsarbetet i en gemensam rekryteringsfunktion. Men enligt Katarina Riml, COO och senior konsult på HOME of Recruitment, behöver frågan lyftas högre än så.

 “En TA-funktion är inte bara en organisatorisk lösning. Rätt byggd blir den en strategisk motor i organisationens kompetensförsörjning. Men då behöver man börja i rätt ände.” 

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Varför behövs en TA-funktion? 

Talent Acquisition, ofta förkortat TA, handlar om mer än att hantera enskilda rekryteringsprocesser. I en mogen organisation kopplas TA-arbetet till affärens mål, framtida kompetensbehov, arbetsgivarvarumärke, kandidatupplevelse, urvalsmetodik och långsiktig kompetensförsörjning.

En värdeskapande TA-funktion kan frigöra chefstid, höja kvaliteten i urvalet, förbättra kandidatupplevelsen och minska beroendet av externa rekryteringspartners. Men det sker inte automatiskt.

“Det finns en risk att man bygger en rekryteringsfunktion som mest blir en intern servicefunktion. Då avlastar man kanske cheferna i vissa delar, men man missar den strategiska potentialen. TA ska inte bara få rekryteringar gjorda. TA ska bidra till bättre rekryteringar.” 

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Det är också här skillnaden mellan en administrativ rekryteringsfunktion och en strategisk TA-funktion blir tydlig. Den första hjälper organisationen att hantera rekryteringar. Den andra hjälper organisationen att förstå, hitta och säkra rätt kompetens över tid. 

Börja med nuläget, inte organisationsskissen 

När en organisation bestämmer sig för att bygga en TA-funktion går många snabbt in i lösningsläge. Man börjar prata om roller, processer, system, rekryteringsverktyg och bemanning.

Katarina menar att det ofta är för tidigt.
- Många organisationer börjar skissa på hur funktionen ska se ut innan de fullt ut har förstått vilket problem den ska lösa. Det är mänskligt, men det blir sällan riktigt bra.” 

Behoven kan se väldigt olika ut. En organisation kan behöva hantera stora rekryteringsvolymer. En annan kan ha svårt att rekrytera specialister. En tredje kanske ser att chefer lägger orimligt mycket tid på rekrytering, eller att HR-funktionen inte hinner med andra strategiska frågor eftersom rekryteringen tar över.

Därför behöver arbetet börja med en ordentlig nulägesanalys. Vad fungerar inte idag? Var uppstår flaskhalsarna? Vilka rekryteringar är mest affärskritiska? Hur mycket tid lägger chefer och HR på rekrytering? Vilka delar av processen skapar värde, och vilka gör det inte? Hur ser kandidatupplevelsen ut? Hur används data? Finns det struktur i kravprofiler, intervjuer och urvalsbeslut? Först när den bilden är tydlig går det att formulera en relevant målbild.

 “Man behöver våga ställa frågan: vad ska vår TA-funktion bidra med hos just oss? Ska den framför allt korta ledtider, höja kvaliteten, avlasta chefer, bygga searchförmåga, stärka kandidatupplevelsen eller bidra till strategisk kompetensförsörjning? Ofta är svaret en kombination, men prioriteringen spelar stor roll.” 

Utan en tydlig målbild blir det svårt att veta vilken kompetens som behövs, hur funktionen ska organiseras, vilka arbetssätt som ska prioriteras och vilken verktygslåda som krävs. 

Louise Thulin och Katarina Riml, författare av HOME of Recruitments årliga rapport State of TA.

En intern rekryteringsfunktion behöver byggas verksamhetsnära  

En vanlig fallgrop är att TA-funktionen hamnar för långt från verksamheten. Då blir stödet lätt generiskt och relationen mellan rekryterande chefer och TA mer som en beställare-leverantörsrelation.

Det är inte där den interna TA-funktionens styrka ligger, menar Katarina.
- Poängen med en intern rekryteringsfunktion är att den ska komma nära verksamheten. Den ska förstå affären, bygga relationer med cheferna och utveckla kunskap om roller, målgrupper och kandidatmarknader över tid, säger Katarina.

När TA arbetar verksamhetsnära ökar möjligheten att ge kvalificerad rådgivning. Det blir lättare att utmana kravprofiler, ge insikter om kandidatmarknaden, föreslå rätt urvalsmetoder och hjälpa chefer att fatta bättre beslut.

Det gör också att TA kan arbeta mer proaktivt. I stället för att varje rekrytering börjar från noll kan funktionen bygga kunskap, data och pipelines över tid.

“En intern TA-funktion ska inte kännas som ett externt rekryteringsbolag innanför väggarna. Den ska kännas som en partner i kompetensförsörjning.” 

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Bygg stegvis och justera längs vägen  

När beslutet är fattat kan det vara lockande att lansera allt på en gång: ny funktion, ny process, nya roller, nya arbetssätt och kanske nya system.

Men Katarinas erfarenhet är att det ofta är klokare att bygga stegvis.
- Rekryteringshantverket sitter väldigt mycket i detaljerna. Det är först när arbetssätten möter riktiga rekryteringar, riktiga chefer och riktiga kandidater som man ser vad som fungerar.

Det betyder inte att man ska bygga utan riktning. Tvärtom. En tydlig målbild är avgörande. Men vägen dit behöver ofta vara iterativ.

En ny TA-funktion behöver få testas, justeras och utvecklas. Processer behöver förankras. Rollfördelningar behöver sätta sig. Chefer behöver förstå vad TA ska bidra med, och TA behöver förstå verksamhetens behov på djupet.

För organisationer som vill etablera en ny TA-funktion kan det därför vara värdefullt att ta in stöd i både det operativa och strategiska arbetet. HOME Create är framtaget för just den typen av situationer: när organisationen vill bygga upp en intern rekryteringsfunktion och samtidigt få rekryteringsleverans, struktur, verktyg och ett färdigt TA-team på plats.

Våga differentiera stödet

Alla rekryteringar är inte lika komplexa. Alla roller är inte lika affärskritiska. Och alla processer kräver inte samma typ av stöd från TA.

Ändå försöker många TA-funktioner ge samma stöd i alla rekryteringar.
- Det är en klassisk fälla, menar Katarina. Man vill vara hjälpsam och skapa enhetlighet, men resultatet blir ofta att TA springer väldigt fort utan att alltid lägga tiden där den gör störst skillnad.

En värdeskapande TA-funktion behöver därför kunna differentiera sitt stöd. Vissa rekryteringar kräver search, djup målgruppskunskap och tät rådgivning till chef. Andra kan hanteras med tydliga processer, stödmaterial, mallar och smart automatisering.

Det handlar inte om att vissa rekryteringar är oviktiga. Det handlar om att använda organisationens resurser klokt. Här blir kravprofilen central. Det är den som avgör vilka kompetenser som ska bedömas, vilka metoder som är relevanta och vilken nivå av stöd som krävs. När kravprofil, process, urval och beslutsunderlag hänger ihop skapas både kvalitet och effektivitet. 

“En mogen TA-funktion vågar fråga: var behöver vi lägga vårt krut för att organisationen ska lyckas?”

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Avlastning är viktigt, men kvalitet är viktigare

Ett vanligt skäl till att bygga en intern rekryteringsfunktion är att avlasta chefer. Och det är ett viktigt värde, menar Katarina. Men verklig avlastning handlar inte om att TA tar över allt.

“Chefens tid ska användas där den skapar mest värde. TA kan ofta driva process, struktur, kandidatupplevelse, metodik och kvalitetssäkring bättre och mer effektivt. Men chefens förståelse för uppdraget, teamet och verksamheten är fortfarande avgörande.”

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Därför behöver rollfördelningen vara tydlig. TA äger processens struktur och kvalitet. Rekryterande chef äger rekryteringsbeslutet. Båda behövs för att rekryteringen ska bli bra.

"En fallgrop är att reducera TA till administrativ avlastning. Då missar organisationen möjligheten att skapa bättre beslutsunderlag, mer träffsäkra urval och en mer rättvis process. TA ska absolut avlasta. Men framför allt ska TA bidra till bättre beslut.”

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Från reaktiv rekrytering till strategisk Talent Acquisition

En av de största vinsterna med att bygga eller utveckla en TA-funktion idag är att organisationen kan ta steget från reaktiv rekrytering till mer strategisk Talent Acquisition.

Om TA bara kopplas in när ett behov redan har uppstått blir arbetet lätt kortsiktigt. Då handlar mycket om att lösa akuta rekryteringar, ofta under tidspress. En mer proaktiv TA-funktion använder kunskap om organisationens mål, återkommande rekryteringsbehov, svårrekryterade roller och framtida kompetensbehov för att bygga relationer, pipelines och insikter innan behovet blir akut.

Det kräver en annan typ av kompetens än den traditionella rekryterarrollen ofta har haft.

“Framtidens TA behöver kunna mer än att administrera rekryteringsprocesser. Man behöver förstå verksamheten, kunna arbeta datadrivet, använda teknik och AI klokt, driva förändring och agera rådgivande mot chefer och ledning.”

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Här behöver många befintliga rekryteringsfunktioner ta nästa steg. Det kan handla om att tydliggöra mandat, utveckla arbetssätt, stärka kompetensen i teamet, skapa bättre samarbete med HR, L&D och affären eller etablera bättre styrning och uppföljning.

För organisationer som redan har en TA-funktion men vill utveckla den vidare är vår tjänst HOME Elevate ett stöd för att analysera nuläge, identifiera förbättringsområden och bygga en mer effektiv, strategisk och självgående rekryteringsfunktion.

Önskar ni hjälp med att kompetensutveckla ert TA-team iför att lyckas ta nästa steg? Kontakta oss!

Rätt mandat och resurser är avgörande

En TA-funktion kan ha rätt ambitioner men ändå misslyckas om den inte får rätt förutsättningar. För litet mandat, för små resurser eller otydlig styrning gör att TA snabbt riskerar att bli en flaskhals. Ledtiderna ökar, irritationen växer och chefer börjar hitta egna vägar runt funktionen, antingen genom att rekrytera själva eller köpa externt stöd.

“Det är lätt att underskatta vad som krävs. Om man vill att TA ska bidra strategiskt kan man inte samtidigt organisera funktionen som om den bara ska hantera administration.”

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Mandat handlar bland annat om att TA behöver få vara med tidigt i planeringen, ha möjlighet att utmana kravprofiler, påverka arbetssätt och bidra med insikter kring kompetensmarknaden. Resurser handlar både om kapacitet och kompetens.

Att bemanna framtidens TA-funktion med gårdagens kompetens är en risk. Då bygger man en funktion som kanske kan hantera rekryteringar, men inte den förflyttning organisationen egentligen behöver.

Vad kännetecknar en värdeskapande TA-funktion?

En värdeskapande TA-funktion kännetecknas inte av en viss organisationsmodell. Den kan vara centraliserad, decentraliserad eller hybrid. Den kan vara liten eller stor. Den kan byggas från grunden eller utvecklas ur ett befintligt rekryteringsteam.

Det avgörande är att den är byggd utifrån verksamhetens behov och har ett tydligt uppdrag.

En stark TA-funktion har nära koppling till affären, tydliga processer, relevant metodstöd, väl definierade roller, rätt kompetens och ett mandat att arbeta både operativt och strategiskt. Den bidrar till kvalitet i varje rekrytering, men också till organisationens långsiktiga kompetensförsörjning.

“För mig är det ganska enkelt: TA ska hjälpa organisationen att förstå, hitta och säkra den kompetens som krävs för att lyckas, både idag och framåt.”

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Det låter självklart. Men i praktiken kräver det ett gediget arbete. Att bygga en intern rekryteringsfunktion handlar om att göra jobbet. Att inte runda hörn. Att inte kopiera någon annans lösning. Att inte börja med system, roller och processer innan man förstått problemet. Och att våga se TA som mer än en funktion som fyller lediga tjänster.

“Rekrytering är en av de viktigaste investeringarna en organisation gör. Då behöver funktionen som ansvarar för arbetet också byggas med den nivån av omsorg.”

Katarina Riml, COO och konsult, HOME of Recruitment

Behöver ni bygga eller utveckla er TA-funktion?

Oavsett om ni står inför att etablera en ny intern rekryteringsfunktion eller vill utveckla en befintlig TA-funktion finns mycket att vinna på att göra arbetet strukturerat från början.

Med HOME Create hjälper HOME of Recruitment organisationer att bygga upp en fungerande TA-funktion från grunden, med både operativ leverans och strategisk uppbyggnad. Med HOME Elevate hjälper vi organisationer att utveckla en befintlig rekryteringsfunktion till att bli mer effektiv, mer strategisk och mer självgående. Gemensamt för båda tjänsterna är att arbetet utgår från er verklighet, er målbild och era kompetensbehov. För det finns ingen standardmodell som passar alla.

Men det finns ett sätt att börja rätt: med nuläget, målbilden och frågan om vilket värde TA ska skapa för just er organisation. Hör av er så tar vi ett första möte för att undersöka förutsättningarna för ett samarbete.