Vad du behöver tänka på när du bygger upp en intern rekryteringsfunktion #102

Innehåll i avsnittet 

I dagens avsnitt intervjuar Josefin, Katarina Riml om vad man kan tänka på när man bygger en intern rekryteringsfunktion. Katarina är en HOME of recriutment kollega sen 4år tillbaka, och arbetar främst med olika utvecklings- och rådgivningsuppdrag gentemot HOME:s kunder.  

Varför ska man ta hem rekryteringen?  

"Interna rekryterare tillsammans med rekryterande cheferna är dem som har bäst förståelse vad verksamheten behöver. Med en intern rekryteringsfunktion använder man resurserna med bäst kännedom och förståelse för vad som efterfrågas och passar i verksamheten utifrån dess kultur och värderingar."  

Vad behöver man tänka på när det gäller organisering av en intern rekryteringsfunktion eller Talent acquisition funktion (TA)?  

"Det handlar inte generellt om att hämta hem rekryteringen utan även hur man gör det. Det finns ingen “onesize fit all” lösning på hur man ska organisera på bästa sätt. Organisering av en TA-funktion beror på verksamheten och vilka behov, arbetsgrupper och roller man har – och hur man ska rekrytera till dem. Man behöver se inåt, finns det enbart svårrekryterade specialistroller eller handlr det om grupper som behövs volymrekryteras? Det gäller att utgå ifrån kravprofilerna och deras behov då det styr vilka typer av TA-roller, verktyg eller vilka arbetssätt som behövs." 

"Det är även centralt när man organiserar en TA-funktion, att skapa en plats där rekryterare trivs och vill stanna. Se till att det finns utvecklings-möjligheter, variation, en god arbetsmiljö och möjlighet att lära av varandra. Generellt är risken med TA-funktioner att det blir en ingångsroll för nyexaminerade som sedan vill gå vidare. Att vara TA-specialist är och ska vara en specialistroll, men det behövs fler utvecklingsmöjligheter inom själva TA-funktionen för att öka attraktionen av att stanna." 

Hur ska man lägga upp rekryteringsstödet i TA-funktionen mot cheferna?  

"Även här beror det på. Man behöver ha en förståelse för att olika organisationer behöver göra olika utifrån resurserna som finns. Värdet med att hämta hem rekryteringen och ha en TA-funktion är ju att rekryteraren känner organisationen. Det bästa är om man hittar arbetssätt där rekryterare får gå nära rekryterande chefer, då det ger störst möjlighet till en god inhouse funktion. Det finns två vanliga arbetssätt för TA-funktionen, inkorg eller dedikerat." 

"Inkorgsupplägget, handlar om att cheferna skickar in uppdrag som fördelas i rekryteringsteamet utifrån utrymme och tid. Detta skapar möjlighet till variation för rekryterarna och en jämn arbetsbelastning. Nackdelen blir att man inte arbetar med samma chefer och skapa en kontinuitet i rekryteringsarbetet."  

"Att arbeta dedikerat, innebär att man fördelar arbetet inom funktionen så att man som TA-partners eller rekryterare stöttar en specifik del i verksamheten. Med detta arbetssätt kan rekryterare lära känna en mindre del av verksamheten väl, bygga relationer till rekryterande chefer och lära känna målgruppen vilket kan möjliggöra proaktivt arbete. Nackdelen med detta kan bli bristen på variation för rekryterare – vilket dock kan lösas genom att öppna upp för rekryterare i teamet att stötta i varandras processer, exempelvis genom att skapa team i teamen."

Det dedikerade arbetssättet är något som Katarina och Josefin, har noterat uppskattas enormt av rekryterande chefer. Möjligheten att samarbeta med samma person skapar ett smidigt arbete och förståelse för de aktuella rollerna och deras behov. Arbetssättet ger även interna rekryterare chansen att inta ett konsultativt arbetssätt och skapa ett lärande, förståelse samt tillit över tid. 

Hur ska rollfördelning se ut mellan rekryterande chef och TA-funktionen? 

"Det är i rollfördelningen som en TA-funktion kommer till sin rätt. Man behöver forma rollfördelningen utifrån vad rollen kräver och dela upp arbetet utifrån vilka styrkor och svagheter som finns internt. Många organisationer använder TA-funktionen som ett internt rekryteringsbolag, som sköter rekryteringen självständigt. Jag har förståelse för varför man gör så, men jag vill lyfta att rekryteringarna blir mer kvalitativa när både rekryterare och chef är involverade i processen."  

"Oavsett hur man väljer att rollfördelning ska se ut, är det viktigt att ha en förutbestämd struktur. Att man bestämmer sig innan: hur man fördelar rekryteringsuppdraget och vilket arbetssätt man ska använda. Det är även fördelaktigt att strukturen sätts av TA-funktionen, så att alla chefer får samma stöd oavsett vilken rekryterare som hjälper."  

Vad behöver man tänka på för att få till ett värdeskapande arbete som Ta-funktion? 

"Detta är en bra fråga att ställa i verksamheten innan man utvecklar en TA-funktion, att man fundera hur man i verksamheten vill använda dessa resurser. Jag brukar fråga rekryterande chefer, “när upplever du att TA-funktionerna är värdeskapande”. Det återkommande svaret är att man uppskattar när rekryteringaren agerar som motor eller projektledare i rekryteringsprocessen. När TA-funktionen kan säkerställa en god kandidatupplevelse och fungerar som ett bollplank mot rekryterande chefer".  

"Det är viktigt att ha fokus på vad som är värdeskapande i verksamheten och hur man kan använda resurserna i TA-funktionen. En del i detta är att skapa möjlighet och tid för att inhouse rekryterare att jobba värdeskapande, att använda rekryteringssystem och andra digitala verktyg som kan minska det manuella arbetet. " 

Sammanfattningsvis, anser Katarina att det viktigaste är att tänka på alla dessa frågor först, innan man utvecklar en TA-funktion. Man behöver identifiera vilka resurser som behövs, för att få ut det mesta av dem. Ett tips är att göra en nuläges analys innan man sätter igång och upprepa den vid jämna mellanrum. Eftersom saker och förutsättningarna förändras i verksamheter över tid, behöver likväl även TA-funktionens arbetssätt, rollfördelning och organisering förändras. 

Här kan du läsa mer om hur Katarina hjälper kunder med strategisk rådgivning.