Så organiserar ni er TA-funktion smartast

Ta ett strategiskt beslut, gör en grundlig behovsanalys, bemanna TA-funktionen med rätt kompetens och se till att förankra den nya funktionen på rätt sätt. I den här delen i artikelserien går vi igenom hur TA-funktionen organiseras på bästa sätt.

Så byggs ett vinnande TA-team – del 2

För att en intern TA-funktion ska lyckas krävs först och främst ett strategiskt beslut i ledningsgruppen om att äga kompetensförsörjningen internt. Med det blir beslutet sanktionerat och förankrat och TA-funktionen kan få den budget som krävs för att lyckas med den kritiska kompetensförsörjningen till verksamheten.
- Om medarbetarna är vår viktigaste resurs så behövs mandat och budget att driva kompetensförsörjningsfrågorna, säger Stefan Holm, konsult och grundare av Home of Recruitment.

Louise Thulin, konsult på Home of Recruitment, framhåller vikten av att göra en genomgående analys av verksamhetens kompetensbehov och om hur arbetssätten fungerar för att möta dessa behov, innan TA-funktionen ritas upp.
- Det är ett misstag att endast ta in operativ avlastning. Först och främst måste man göra en grundlig behovsanalys. Det kan man behöva ett objektivt stöd i, inte minst för att få en benchmark kring organisering och val av verktyg och processer.

Genomlys behoven och processerna

Det är vanligt att missa att göra en ordentlig analys när man ska bygga en inhouseavdelning, menar Anki Stafwerfeldt, konsult och grundare av Home of Recruitment.
- Man tar ofta in en senior rekryteringskonsult i tron att den som har erfarenhet av brett rekryteringsarbete kommer lösa uppgiften. Så enkelt är det inte. Det slutar ofta med att man har en del rekryteringar inhouse, men det kanske inte är de som ger mest värde till affären, säger Anki Stafwerfeldt och fortsätter:

- Istället behövs en analys kring bland annat vilka rekryteringar man ska satsa på att lösa internt och om man behöver en avdelning. Volymrekrytering och search kräver till exempel helt olika hantverk. Det kanske är så att ni rent av ska ta in en expert som bygger upp er funktion och som sedan lämnar över till det operativa teamet.

Exempel på frågor att ställa sig är: Hur fungerar rekryteringen idag? Vilka roller ska det rekryteras till och i vilken omfattning? Hur lång tid tar i snitt en rekryteringsprocess för de roller vi har att tillsätta? Finns det flaskhalsar? Vilket stöd ska TA-funktionen erbjuda? Kommer vi behöva jobba med search? Vilka verktyg och tester behöver vi?
- Det kan vara ett spektrum av alltifrån processägarskap, ansvar för mallar och redskap, till att fullgott gå in och stötta upp operativt. Ett ordentligt förarbete är att rekommendera! Nu kommer det dessutom många nya verktyg i och med AI, det kommer påverka hur många man behöver vara i en TA-funktion men också vilken kompetens man behöver i en sådan funktion, säger Louise Thulin.

Bemanna med rätt TA-kompetens

En viktig del i analysen är vilka kompetenser och erfarenheter som krävs av TA-specialisterna. Någon som är van att rekrytera chefer? Eller som är duktig på att hantera större volymprojekt? Hur tillgodoser vi de kompetensbehov vi har framåt? Kommer det vara lätt eller svårt givet utbudet på kompetensmarknaden och hur starkt vårt arbetsgivarvarumärke är? Kommer vi behöva andra kompetenser än dem vi söker här och nu? Här gäller det att flytta fram planeringshorisonten.

Större kommersiellt fokus krävs

En stor utmaning för många som har en inhousefunktion för TA är att det finns en traditionell skolning inom TA och rekrytering som kanske inte matchar de behov som finns framåt. Det kan behövas TA-specialister som förutom att kunna intervjumetodik och urval också behöver ha ett större kommersiellt fokus och kunna attrahera, det vill säga mer av Employer Branding och säljroll.
- Till det kommer teknikutvecklingen där AI kommer kunna ta över många delar av rekryteringsprocessen, så som screening och urval, sådant som tidigare har varit kärnan för många TA-team, säger Louise Thulin.

Bättre förmåga att attrahera rätt

Rekrytering idag handlar om mer än att bara stödja chefer. Det är kritiskt att veta var kandidaterna finns, till exempel när man ska etablera en ny geografisk plats samt att veta vad relevanta målgrupper attraheras av.
- Rekryteringsexperten behöver ha koll på vilka lönenivåer och förmåner som krävs för de roller som ska rekryteras och behöver kunna närma sig kandidaterna på ett helt annat sätt än tidigare – och samtidigt ha en god förståelse för affären, säger Anki Stafwerfeldt.

Rätt förankring ger TA-funktionen lyftkraft

Nästa viktiga punkt är implementeringen, alltså att förankra den nya funktionen i organisationen och göra det tydligt för cheferna hur den nya funktionen ska supportera dem med kompetensen de behöver. Det behöver bli tydligt för alla chefer varför ni bygger er TA-funktion på det sätt ni gör och hur arbetssättet kommer förändras med den nya organisationen.
- Förankringen är avgörande för hur TA-funktionen kommer fungera. Visa hur det ska gå till och hur mycket cheferna själva förväntas bidra i rekryteringsprocesserna. Om cheferna förstår hur de kommer få nytta av den nya funktionen så kommer de inte vilja fortsätta göra som de alltid har gjort, till exempel använda externa rekryteringsfirmor, säger Stefan Holm.

Upptäck kvalitetsbrister i processen

En utmaning när man tar hem rekryteringen kan vara chefer som har lång erfarenhet av att rekrytera. De tycker sig kanske inte behöva så mycket stöd. Men när TA-arbetet synas i sömmarna kan det visa sig att rekryteringen inte fungerar så fläckfritt.
- Det kan till exempel finnas kvalitetsbrister som att man inte lyckas rekrytera den mångfald man vill ha och behöver eller att man upptäcker brister i kandidatupplevelsen, säger Louise Thulin.

Kollegor borgar för gott samarbete

Stefan Holm passar på att lyfta värdet av samarbetet mellan den rekryterande chefen och TA-specialisten.
- Den stora fördelen är ju att de är kollegor, vilket möjliggör ett bra rekryteringssamarbete. När du arbetar med en extern part kan du aldrig få lika god förståelse för verksamheten eller ett lika smidigt samarbete i vardagen.

Läs de andra delarna i artikelserien här:
Artikel 1: Fördelarna med att äga TA-funktionen inhouse
Artikel 3: Berika det interna TA-teamet med externa konsulter