De vanligaste nyckeltalen bland de TA-ledare vi har intervjuat är Time to Hire, Time to Fill, kandidatnöjdhet och chefsnöjdhet. Annat som mäts är bland annat andel män och kvinnor i rekryteringsprocessen, Cost per Hire, Offer Accept Rate och Retention Rate. Men det nyckeltal som flest hade velat lyckas ringa in är Quality of Hire.
Quality of Hire är utan konkurrens det nyckeltal som flest TA-ledare hade velat få fatt i. Men detta nyckeltal är ofta komplicerat att mäta eftersom så många faktorer påverkar utfallet.
"Hur länge stannar den nyrekryterade och, om han eller hon slutar inom ett år, vilken är då orsaken? Vi skulle kunna få svar på många frågor om vi undersökte det: hur fungerar introduktionen, kulturen, ledarskapet, rollbeskrivningarna? Det vore också intressant att få reda på hur medarbetaren uppfattat sitt första, andra och tredje år", säger Anna Cardell på Södra.
Hon påpekar att mycket data redan finns genom medarbetar-undersökningar och utvecklingssamtal, men inte alltid används i analysen.
"Tänk om vi kunde hitta punkterna som visar att det kommer att bli en ny rekrytering? Nästan innan chefen själv vet? Det vore häftigt att hitta sådana korrelationer."
Anna Cardell, Södra.
Har medarbetaren fått rätt förutsättningar?
På Fortum undersöker man hur bra rekryteringen faktiskt blev, genom en chefsenkät efter sex månader där leveransen under det första året betygssätts.
"Svårigheten där är att veta vad som ligger på TA respektive chefen. Gav chefen en god introduktion och fick medarbetaren rätt förutsättningar? Det påverkar ju också", påpekar Fabian Åhlin.
Han lyfter också fram att han hade velat se mer data kring själva business caset och jämföra kostnader kopplade till att sköta rekryteringen inhouse jämfört med alternativkostnaden för att gå externt.
"Så Cost Savings och Cost Avoidance, det ger svart på vitt vad vi sparat bolaget."
Fabian Åhlin, Fortum.
Det mest komplexa nyckeltalet.
Även på Atea ses Quality of Hire som ett nyckeltal värt att ringa in.
"Quality of Hire är det vi strävar efter, men det är det mest komplexa nyckeltalet. Mycket spelar in och det är lång ledtid för att kunna mäta. Time to Hire och Time to Fill är viktiga, även om de är omdebatterade. Någonstans måste man fundera på chefens ansvar. Får den nya medarbetaren rätt förutsättningar? Vi vill veta hur många som blir tillsvidareanställda. Är de kvar efter ett antal år? Det hade varit kanon att kunna mäta Quality of HIre. Sätter man den har man kommit väldigt långt. Det är viktigt att inte mäta för mätandets skull, utan att göra någonting av det man får fram", säger Karl Odqvist på Atea.
Karl Odqvist, Atea.
För flera TA-team finns datakällor och utmaningen är framför allt att faktiskt börja använda den.
"Vi ser över vilka tillfällen vi ska kolla på datan så att vi får in den i one-to-ones och kan börja ta actions utifrån den", säger Stephanie Lindstrand på Mentimeter.
Kandidatnöjdhet ett vanligt nyckeltal.
Kandidatnöjdhet (Candidate NPS) är ett nyckeltal som flera TA-team följer.
"För oss är det prioriterat att börja arbeta med datan. Vi vill kunna mäta antalet lyckade rekryteringar. Hur stort gapet är mellan organisationens behov och det vi levererar. Vi har en uppfattning, men har saknat data. Nu när vi har mätning på plats (genom Trustcruit, reds. anm.) så blir mätetalet ett nollvärde och vi vill se en förflyttning i kandidatupplevelsen", säger Linn Landström, Skellefteå kommun och fortsätter:
"Vi vill inte bara fylla vakanser, vi vill hitta rätt person. Samtidigt finns det verksamheter hos oss där det alltid finns rekryteringsbehov, trots att vi tillsätter hela tiden. Det hade vi velat kunna mäta och följa upp."
Linn Landström, Skellefteå kommun.
Helhetsgrepp kring rekryteringsupplevelsen.
Recruitment Experience är ett område som Elisabeth Hjelm på SKF vill börja mäta både ur kandidatens, chefens och helst även rekryterarens perspektiv.
"Tittar vi långsiktigt vill jag att vi blir ännu mer datadrivna och får insights och inte bara KPI:er. Vilka plattformar kommer kandidaterna ifrån? Hur upplevde de våra intervjuer? Vi har en väg att gå innan vi är där."
Bättre statistik kring rekryteringsprocessen.
Aleris är igång med ett systembyte som förhoppningsvis kommer ge bättre statistik kring rekryteringsprocessen, tid till ansökan, hantering och tid till anställning.
"Vi kommer titta mer på kandidatupplevelsen, hur det är att söka jobb hos oss. Antal ansökningar per månad, hur många processer per månad vi hanterar. Vi tittar på topplistan på kanaler våra kandidater kommer ifrån och vill kunna se antalet jobbkonverteringar bättre. Det vore klockrent att även kunna följa upp rekryteringsevent som sjuksköterskedagarna och att hitta uppföljningsverktyg för EB-kampanjer. Det kan annars vara svårt att dra slutsatser av det. Så att kunna mäta sådant hade hjälpt oss otroligt mycket", säger Petra Elisson, Aleris.
Carolina Emanuelson på Apoteket vill se hur många tillsättningar som görs och hur bra de är.
"Sedan finns det andra intressanta KPI:er som Time to Attract, alltså hur lång tid tar det innan vi når vår kandidat med vårt budskap tills de ansöker. Är den kandidaten vi tillsatte för tjänsten rätt? Är det den kandidaten vi har nått med vår kommunikation? Jag vill veta var vi investerar i Recruitment Marketing. Vi tar fram ett nytt EVP som kommer vara klart i början av året. Det ska bli spännande att se effekten av det. Förväntan är att det ska hjälpa oss i våra rekryteringar och korta ledtiderna för anställning", säger Carolina Emanuelson, Apoteket.
Från regionala till globala KPI:er.
På SKF har det tidigare funnits olika nyckeltal för olika regioner. Nu ska istället globala KPI:er tas fram.
"Vi börjar med the basics: Time to Hire, Time to Fill, Quality of Hire, Diversity. Av de som söker, vad blir det för slutkandidat? Vi vill självklart ha mer kvinnor för det är obalans där. Så det kommer nog vara en datapunkt. Vi tittar även på ålder och vi vill ha personer med Multiple Dimension och Multiple Experience, så det är en fördel att komma från ett annat land och en annan kultur, alternativt att du har multidimensionell, funktionell erfarenhet. Till exempel att du gått från fabrik till logistik, har rört dig inom värdekedjan eller över länder. Det ser vi som prioriterat. Sedan har v även KPI:er på levererade rekryteringar", säger Elisabeth Hjelm på SKF.
Ellen Fridner, Trafikverket.
Mät inte bara för att.
Ellen Fridner på Trafikverket lyfter en problematik med nyckeltal och KPI:er.
"Ibland tänker jag att en del vanliga nyckeltal är överskattade. Mäter vi det vi faktiskt kan påverka? Vet vi varför utfallet blir som det blir? Det finns en risk att vi ibland drar för långtgående slutsatser om vi mäter en viss fas."
En felrekrytering var kanske egentligen en felintroduktion. Ledarskapet eller medarbetarskapet var kanske inte tillfredsställande?
"Det hade varit något att få in i introduktionen, hur vi kan möjliggöra att tillsättningen blir en Culture Add och inte bara en Culture Fit. Vi får ju reda på så mycket som rekryterare, men kan inte ta tillvara det när medarbetaren väl börjar. Det är lite att kasta bort värdefull kunskap."
Det behövs en tydligare brygga från rekryteringen och in i organisationen, menar Ellen Fridner.
"Enligt en rapport från Universum slutar allt fler nyrekryterade inom ett år. Vi inom TA skulle kunna jobba mer på att få kandidaten att trivas genom att stötta och coacha cheferna."
Sammanfattning KPI:er:
- Quality of Hire – hett eftertraktat men komplicerat att mäta.
- Använd data som samlas in i medarbetarundersökningar och utvecklingssamtal i den totala analysen av kompetensförsörjningen.
- Se till att chefer ger medarbetare rätt introduktion och goda förutsättningar att lyckas.
- Jämför kostnader mellan att sköta rekrytering själva eller att gå externt.
- Kandidatnöjdhet är ett vanligt och viktigt nyckeltal – men även nöjdheten bland de rekryterande cheferna och rekryterarna själva.
- Följ upp rätt saker, på rätt sätt och framför allt – använd insikterna (utan att dra för långt gående slutsatser).
- TA skulle kunna jobba mer med att få de nyrekryterade medarbetarna att trivas genom coachning och stöttning av cheferna.
