Hur lyckas man hantera fler rekryteringar på färre resurser? Vilka manuella delar av rekryteringsarbetet kan med fördel digitaliseras? Vilka KPI:er är intressanta att kika på och hur får man med sig såväl ledning och verksamhetens ledare på tåget? Det går vi igenom i den här intervjun med Jessica Ivarsson, TA Manager på Hemfrid.
Om du föredrar att lyssna så har vi intervjuat Jessica i ett avsnitt av Rekryteringspodden, och det kan du lyssna på här:
Hej Jessica. Berätta lite om din bakgrund och din roll på Hemfrid!
"Hej Josefin! Absolut, Jessica Ivarsson heter jag. Jag gifte mig här i somras så har nyss bytt efternamn från Magnusson. Jag är uppväxt i en liten ort som heter Falköping från början, flyttade sedan runt lite. Har bott i Aten ett år, och i Malmö fem år tills jag tillslut landade i Stockholm där jag nu bott i 6,5 år och trivs toppen – här blir jag kvar!
Jag har arbetat med rekrytering i snart 10 år och tycker det är så roligt. Jag har arbetat med såväl extern rekrytering som inhouse rekrytering, med volymrekrytering till svårrekryterade searchtjänster, i såväl stora bolag som i startups. Just idag har jag rollen som Talent Acquisition Manager på Hemfrid, men i september 2022 kommer jag påbörja en ny tjänst på Smile där jag fått möjligheten att utveckla deras TA-funktion med ett kompetent HR-team. På Hemfrid har jag arbetat i ca 6 år, det är ett superintressant bolag som utvecklats enormt under dessa år."
Stort grattis till både giftermål och nytt jobb Jessica - så kul! Jag undrar om du skulle kunna börja med att beskriva Hemfrid lite närmare?
"Javisst kan jag det. Hemfrid är ett intressant bolag där det händer mycket. Hemfrid grundades 1996 av Monica Lindstedt som skapade en ny bransch - hushållsnära tjänster. Vi är ett tillväxtbolag i ständig utveckling. Vårt mål är att fortsätta vara pionjärer i branschen och på ett innovativt sätt erbjuda den bästa servicen inom hushållsnära tjänster. Hemfrid har kontor i Stockholm, Göteborg, Malmö, Linköping, Uppsala och Västerås men har verksamhet i gång i fler orter. Vi erbjuder städning, flyttservice, fönsterputs och många andra tjänster i hemmet och för företag. Idag är vi ca 2 500 medarbetare. I höstas fick Hemfrid nya majoritetsägare, Fidelio Capital. Med Fidelio med på resan finns höga ambitioner om att växa ytterligare."
Jessica Ivarsson, Hemfrid
Så spännande! Självklart är jag nu också nyfiken på hur Hemfrid har lagt upp sitt rekryteringsarbete.
"För Hemfrid är rekryteringsfunktionen affärskritisk och prioriterad. Rätt kompetens, på rätt plats, i rätt tid – alltid. Vi har gjort en jättestor resa på Hemfrid med vår rekryteringsfunktion. Under 2018 byggde vi upp en stark inhousefunktion för vår rekrytering av white collar tjänster, och nu under de senaste åren har vi även gjort stora kvalitetsförbättringar inom blue collar där vi effektiviserat, professionaliserat och förbättrat vår rekryteringsprocess enormt.
Vi rekryterar all personal på Hemfrid inom vår interna TA-funktion som är en del av en större HR-avdelning där även funktionerna L&D, Comp & Ben samt HRBP ingår. Vi rekryterar till väldigt många olika roller; allt från chefer på olika nivåer, IT-specialister, business controllers, business developers m.fl, till alla våra servicehjältar som arbetar ute hos kunderna som hemstädare, fönsterputsare, trädgårdsmästare, flyttmedarbetare, hantverkare, barnpassare etc.
I den mycket manuella processen som vi arbetat utifrån innan covid, så var det medarbetare motsvarande 12 fulltidsanställda som arbetade med rekrytering på Hemfrid; 10 av dem inom blue collar och två inom white collar. Idag, där vi dessutom vuxit och hanterar i stort sett dubbelt så många rekryteringar jämfört mot tidigare, är vi 7 fulltidsanställda som arbetar med rekrytering, uppdelat på TA-partners och TA-assistenter. Det är tack vare smarta arbetssätt och förbättrat systemstöd vi lyckas med detta."
Fler rekryteringar hanteras idag av färre resurser alltså. Imponerande! Hur många rekryteringar handlar det om?
"Ja, vi har enormt mycket rekrytering på Hemfrid, och vi rekryterar runt 90 till 150 nya kollegor varje månad. Vi har flera hundra parallella rekryteringsbehov och får in flera tusentals ansökningar varje månad. Därför är vi i starkt behov av strukturerade processer och bra systemstöd för att denna ”rekryteringsmaskin” skall rulla på ett bra och kvalitativt sätt och den resan har vi kommit väldigt långt med."
Kan du beskriva för våra läsare hur processerna ser ut och hur fördelningen är mellan er inom TA och verksamhetens rekryterande chefer?
"Absolut. Våra processer för white collar och blue collar skiljer sig något. För våra tjänster inom white collar använder vi arbetspsykologiska test för ett objektivt urval, medan för våra volymtjänster använder vi en AI-baserad chattbot som byggts kopplat mot olika tjänsters kravprofil som heter Hubert AI.
Chefen har högst ägandeskap för sin rekrytering, men vi på TA ansvarar för att ge cheferna det stöd de behöver i processen, där vi ansvarar för annonsering, urval, första intervjun och fler administrativa delar kopplat till rekryteringen. Vi utbildar även cheferna i kompetensbaserad rekrytering och har tät kontakt med våra chefer kring deras rekryteringsbehov."
Hemfrid har ju valt att samarbeta med oss på HOME of Recruitment genom åren, vilket vi är väldigt glada för. I det första samarbetet vi hade - i november 2019 - anlitades jag för en dragning och utbildning hos Hemfrids ledningsgrupp. Vad skulle du säga var anledningen till att jag fick förmånen att komma till er just då?
"I detta läge hade vi gjort en stor resa inom vår tjänstemannarekrytering. Vi hade bytt rekryteringssystem, bytt testleverantör, infört digital referenstagning, strukturerat upp hela rekryteringsprocessen från kravprofilsmöte, hur intervjuerna skulle gå till, professionaliserat intervjumallar m.m. För de roller vi rekryterade ofta inom tjänstemannasidan hade vi även genomfört en stor analys av kravprofilerna där intern personal genomfört arbetspsykologiska tester för att verkligen kvalitetssäkra dessa roller och skapa uppdaterade generiska kravprofiler.
En viktig del i arbetet var då även att utbilda våra chefer i rekryteringshantverket och öka förståelsen för kompetensbaserad rekrytering och de vinster denna rekryteringsmetod ger. Vi ville hitta en professionell partner för detta. Vi delar starkt er vision att arbeta för fler rättvisa och träffsäkra rekryteringar, vilket ökar lönsamheten, minskar diskriminering och ökar mångfalden. Att kontakta er på Home of Recruitment var då en självklarhet.
För våra ledare var och är rekryteringen viktig, och dragningen du höll för ledningsgruppen Josefin, blev startskottet för ytterligare proffsigare och mer kvalitetssäkra processer med hög validitet.
Det blev början på den rekryteringsprocess vi har idag för såväl white collar som blue collar. Jag är glad att Hemfrid satsat mycket på rekrytering och det resultat arbetet gett.
Idag utbildar vi chefer på alla nivåer i kompetensbaserad rekrytering där vi utbildar just i vanliga rekryteringsfällor, intervjuteknik, kravprofiler, kandidatnöjdhet, att tacka ja och nej till en kandidat m.m. Utbildningen är digital och innehåller såväl delar i text, filmklipp, quiz samt även kortare poddavsnitt från Rekryteringspodden av er på Home of Recruitment!"
Otroligt roligt att höra så klart. De senaste åren har ni digitaliserat och effektiviserat er rekryteringsprocess för blue collar. Berätta - varför?
"Det stämmer. Det har varit en sån rolig resa, och oj vad man kan göra bra saker utan att det behöver ta allt för lång tid. När covid-19 kom så behövde vi av förklarliga skäl ändra om vår rekryteringsprocess för våra blue collar tjänster. Det gav oss en chans att tänka om och tänka nytt. Vi hade alltid som grund att vi ville ha en effektiv och kvalitativ process, samtidigt som vi ville ha en hög kandidatnöjdhet och göra det enkelt för våra chefer att arbeta med rekrytering."
Så vad är det ni har gjort? Vilka steg har ni sett över och vad har ni infört för nya steg och verktyg?
"Tidigare hade vi en process med mycket manuell screening, trots urvalsfrågor var det mycket utmanande att göra urvalet med dessa. Vi fick in flera tusentals ansökningar varje månad, och flera tjänster hade inte några ”hårda” skallkrav kopplat till erfarenhet, utbildning, systemkunskap eller annat utan vi sökte personer med rätt attityd, driv och vilja, dvs de mjuka värdena var de vi ville få fram vilket i stort sett är omöjligt via urvalsfrågor.
Vi gjorde en noga analys av den process vi haft innan och la in parametrar som hur lång tid varje steg i processen tog, personalomsättning och CNPS (candidate net promoter score). Processen innan covid bestod av ett tungt screeningarbete som var en av våra största tidstjuvar, följt av en rekryteringsträff med gruppinformation, speedintervju samt arbetsprov och slutligen personlig intervju med chef. Många steg var mycket tidskrävande generellt. Så vi satte oss ner och tänkte; skulle vi försöka efterlikna vår white collar process mer som var välfungerande? Eller passade något annat bättre här där vi hanterade enorma volymer?"
Vad kom ni fram till?
"Det landade i tre olika piloter: Vi testade arbetspsykologiska tester likt white collar, vi testade ett digitalt case som påminde om det arbetsprov vi haft innan samt pilotade Hubert AI som är en AI baserad chattintervju. Dessa tre pilotade vi parallellt, och gjorde en noga analys av 1000-tals ansökningar under en månads tid. Vi mätte specifikt kandidatnöjdheten via CNPS, drop-off (hur mycket kandidater vi tappade i processens olika steg), effektivitet i rekryteringsprocessen i sin helhet samt om urvalet var korrekt utifrån kravprofilen, dvs mätte dessa moment vad vi faktiskt ämnade att mäta. I vår summering landade vi, utan tveksamhet, i att fortsätta med Hubert AI. Vår drop-off var lägre än tidigare, vi sparade hela 75 % tid i screeningtiden! Dessutom blev urvalet mer objektivt och träffsäkert."
Fantastiskt! Vad mer har ni förändrat och förbättrat?
"Utöver Hubert har vi även sett över fler effektiva funktioner som vi kan koppla till vårt rekryteringssystem Teamtailor för att förbättra våra processer. Bland annat så hämtar vi in personuppgifter, ID:n och arbetstillstånd via en API-koppling från Teamtailor till Scrive som är ett e-signeringssystem. Det är smidigt för oss på TA och kandidaterna, snabbar upp och GDPR-säkrar inhämtningen. Vi har automatiseringar till fler system vi använder, och använder generellt mycket funktioner för att hålla kandidater varma och uppdaterade under rekryteringsprocessen.
En annan förbättring vi gjort under 2021 var att utveckla hela det interna flödet för rekryterings- och avtalsbeställningar. När man rekryterar över tusen kollegor per år, och nästintill gör lika många eller fler förändringsavtal, behöver man bra system för hanteringen. Med representanter från TA, Payroll & IT byggde vi ett system i Power Automate som automatiserar stora delar i våra processer. Chefen kan enkelt göra rekryteringsbeställningar, vi på TA kan enkelt få en bra överblick, chefer kan enkelt se deras beställningar och statusen i processen, och när vi är i slutsteg automatiseras avtal direkt till lön, men också alla andra funktioner som behöver information om nya kollegor får denna automatiskt.
Systemet har hjälpt oss att få mycket bättre koll på våra KPI:er. De här volymerna hade i stort sett varit omöjliga att räkna på på annat sätt. Med hjälp från vår Business Analyst har även proffsiga tabeller byggts för att ledare på alla nivåer skall kunna följa resultatet i realtid. Från HR-systemkunniga har vi fått feedback att det är bland det mest automatiserade rekryterings- och avtalsflödet de sett, vilket så klart är superkul ."
Så vilka effekter har detta utvecklingsarbetet inneburit? 75 % mindre tid i screening av ansökningar är ju så klart effekt nog, men har ni gjort fler vinster?
"Ja, 75 % av screeningtiden sparades som sagt, men det nya sättet att hantera screeningen gav även andra positiva effekter. Nu kan vi genomföra ett mer objektivt och rättvist urval som såväl ökat mångfalden som kandidatnöjdheten. Med automatiserade inhämtningar av samtycken för bakgrundskontroll, ID:n och arbetstillstånd har vi sparat 50 % av tiden mot innan och har bättre och mer säkra processer enligt GDPR. Med flera andra automatiseringar och systemförbättringar har vi lyckats öka Numbers of Hires per TA-partner inom blue collar från i snitt 8 till i snitt 20-25 rekryteringar/månad per person. Vår CNPS har ökat och vi är mycket snabbare i vår Time to Hire mot tidigare."
Wow alltså! Så vilka nyckeltal tittar ni extra mycket på, och vad kan ni se där?
"Vi kan grotta oss ner i flera olika KPI:er, men huvudfokus just nu är Numbers of Hires, Recruitment Difference Time (genom differanstid från önskad start av kandidat till faktisk start av kandidat), CNPS, Backlog (rekryteringar vi ligger back i leverans med) och Quality of Hire genom POMS (personalomsättning).
Vilka måltal som vi ansett vara mest viktiga har varierat något. För ett år sedan såg vi närmre in på Time to Fill (rekryteringstid från chefens beställning till signerat avtal av kandidat), men då våra chefer generellt var duktiga med proaktiviteten för rekryteringen blev detta måltal mindre aktuellt att följa, och vi bytte i stället till Recruitment Difference Time som blev mer viktigt och relevant för alla parter.
Rekryterings-KPI:er är något jag verkligen kan nörda ner mig i så självklart håller vi ett öga på Time to Hire (kandidatens resa från ansökan till anställd), Time to Respond (hur snabbt vi är igång med en rekryteringsprocess efter beställning från chef) m.fl."
Ojoj, många förkortningar där. Och så många bra tips på KPI:er att ha med i utvärdering och utveckling av sitt rekryteringsarbete. Slutligen då Jessica, vilka är dina tre främsta tips för den som står inför att göra motsvarande förändringsarbetet som du/ni gjort?
"Nummer ett är att våga testa! Att sätta i gång och börja testa i liten skala. Utvärdera, skruva vid behov.
Mitt andra tips är att mäta rekryteringsarbetet! Att en TA-funktion tydligt kan visa på siffror är också något jag tycker är viktigt. Arbetar man inte med tydliga KPI:er idag så bör man sätta igång. Utan data är det svårt att utvärdera de förbättringar man gör. Kan man dessutom presentera tydliga måltal mot organisationens ledningsgrupp och andra stakeholders så kommer man troligtvis i mycket större skala få igenom de förslag och förbättringar man vill driva för organisationen. Och det blir ju så mycket roligare att kunna följa det resultat man själv skapar också!
Mitt tredje och sista tips är att ligga nära organisationens chefer. Rekryteringen är ett teamwork. Förstår man varandras utmaningar och behov kommer samarbetet till 100 % fungera mycket bättre."
Stort tack Jessica, och lycka till med det nya jobbet!
Vill du också ha HOME of Recruitment som stöd i igångsättande och/eller utvecklande av ert rekryteringsarbete? Tveka inte att kontakta mig!
