1. 1. Vad är kompetensbaserad rekrytering?

2. 2. Varför är kompetensbaserad rekrytering så svårt?

3. 3. Vikten av en god kandidatupplevelse

4. 4. Vad är egentligen kompetens?

5. 5. Kravprofilen – ditt bästa försvar mot felrekryteringar

6. 6. Designa en träffsäker rekryteringsprocess

7. 7. Annonsering och search

8. 8. Det första urvalet – vem får komma på intervju?

9. 9. Anställningsintervjun – före, under och efter

10. 10. Det fortsatta urvalet - fler pusselbitar för ett säkrare beslut

11. 11. Den viktiga avslutningen - och den ännu viktigare början

1. Vad är kompetensbaserad rekrytering?

Kompetensbaserad rekrytering handlar om att hitta den person som bäst matchar kraven för tjänsten, utan att riskera att fastna i förutfattade meningar eller begränsande föreställningar om vem som skulle kunna vara "rätt person på rätt plats". Detta kräver en genomtänkt kravprofil, en objektiv urvalsprocess och en hög grad av struktur i alla delar av rekryteringen. Förutom att säkerställa en mer träffsäker rekrytering ger metoden en positiv kandidatupplevelse och ökar mångfalden i organisationen.

Kompetensbaserad rekrytering är viktigt.

Trots goda intentioner sker diskriminering i rekryteringsprocesser dagligen. Många anställningsbeslut påverkas av stereotypa föreställningar och subjektiva bedömningar istället för fakta och objektivitet.

Kandidater väljs både fram och bort på felaktiga grunder. Inte avsiktligt såklart, utan för att fel metoder och verktyg används i rekryterings- och urvalsprocessen. Eller för att bra metoder används, men i fel ordning. Viktiga och affärskritiska anställningsbeslut fattas alltså alltför ofta på felaktiga grunder där magkänsla och okunskap vinner över fakta och objektivitet. Kompetensbaserad rekrytering hjälper till att minimera dessa fällor.

Vad är nyttan med ett kompetensbaserat arbetssätt?

2. Varför är kompetensbaserad rekrytering så svårt?

Vi människor är programmerade för att fatta snabba beslut. Det har varit avgörande för vår överlevnad. Idag är den snabbheten fortfarande oerhört värdefull. Hur hade vi annars klarat av en enda dag på jobbet, lyckats sortera bland nyhetsflödet i våra smartphones eller ta ställning till alla valmöjligheter vi ställs inför? Förmågan att snabbt processa, sortera och kategorisera är avgörande för vår överlevnad även idag, men har också en tydlig baksida. Och den baksidan är anledningen till att rekrytering är så utmanande.

Tänk dig att du sitter i en intervju. Efter fyra minuter vet du. Den här personen kommer inte att fungera. Eller så har du redan bestämt dig för att det här är din nästa stjärna. Men hur vet du det – egentligen?

Vi får en första känsla på några sekunder – kanske till och med millisekunder – och därefter letar vi bevis för det vi redan känner. Den första magkänslan blir ett filter som färgar allt kandidaten säger och gör. Det här innebär att vi missar guldkorn. Men också att vi går vidare med karismatiska men mindre kompetenta personer. Att vi anställer den som liknar oss – inte den som är bäst för rollen.

Det undermedvetna styr – mer än du tror.

När du träffar en kandidat är det inte kompetensen du omedelbart bedömer – utan en mental bild du skapat. Den är baserad på utseende, tonfall, kroppsspråk och andra yttre signaler. Du kanske uppfattar någon som driven – men egentligen har du bara reagerat på ett fast handslag och ögonkontakt.

Vi människor är usla på att fatta rationella beslut, och rekrytering är inget undantag. Vi är däremot experter på att tro att vi är objektiva. Det är här problemet uppstår.

Nedan beskrivs fyra vanliga psykologiska fällor som alla som rekryterar behöver känna till. Dessa fällor är inte ovanliga – de är regel. Och de gör att vi gång på gång fattar beslut som inte är objektiva, inte är träffsäkra, och som ofta är direkt fel.

Kompetensbaserad rekrytering utmanar magkänslan.

Magkänslan går inte att stänga av. Den finns alltid med oss och kan också ge oss viss guidning. Men vi på HOME of Recruitment menar att magkänslan behöver utmanas och ifrågasättas. Det görs med kompetensbaserad rekrytering. Med en genomtänkt struktur. Med en tydlig process. Med utrymme för reflektion. 

Det finns inga garantier i en rekrytering. Det du gör är en kvalificerad gissning. En chansning som kan bli mer eller mindre träffsäker – beroende på hur strukturerad du är. Ju mer struktur desto mindre risk för felrekryteringar. Att arbeta ”kompetensbaserat” med rekrytering innebär just en hög grad av struktur.

3. Vikten av en god kandidatupplevelse

”De skulle höra av sig inom två veckor. Det har gått två månader.” Så berättade en jobbsökare om en rekryteringsupplevelse hos ett välkänt bolag. Och hen var tydlig: ”Jag kommer aldrig söka jobb där igen.”

En dålig upplevelse kostar.

Om en kandidat får ett negativt intryck av din process, är det inte bara den personen du förlorar. Det är också alla de hen pratar med. Dålig ryktesspridning går snabbt – och den är svår att reparera. Och tänk om det var just den kandidaten som hade varit den perfekta matchningen nästa gång? Eller om just den kandidaten har en väninna som hade varit det, och som nu aldrig kommer skicka in en ansökan till er.

Dagens kandidater har höga förväntningar. Och det med rätta. De vill bli behandlade med respekt, få återkoppling, känna sig sedda och förstå hur processen ser ut. När det inte händer, uppstår irritation, förlorat förtroende och i värsta fall – ett långvarigt skadat arbetsgivarvarumärke.

Men vi har inte tid… eller?

Det vanligaste skälet till att kandidatupplevelsen brister är tid. Som chef har du fullt upp. Rekryteringen ligger ofta ovanpå den vanliga arbetsbördan. Men det är just därför det är så viktigt att planera och prioritera rätt. För den tid du investerar i kandidatupplevelsen nu, kan du vinna mångfalt tillbaka i framtida rekryteringar. Och det fina är: det behöver inte ta mycket tid.

Ni är två som väljer.

Det kanske viktigaste budskapet i den här delen av vår guide är detta: ni är två som väljer. Du väljer – men det gör kandidaten också. Och kandidaten kommer inte bara välja utifrån lön eller titel, utan utifrån hela upplevelsen. Känslan. Intrycken. Bemötandet. Kommer du ihåg vårt snabba sätt att tänka, kategorisera och fatta beslut? Även kandidaten använder sin magkänsla.

Hur bedömer kandidaten beskrivningen av rollen i annonsen? Hur bedömer kandidaten er kultur utifrån sättet som hen blir hanterad under rekryteringsprocessens? Vad tycker kandidaten om era lokaler vid en eventuell intervju på plats, är det här hen kan se sig själv ha sin framtida arbetsplats? Hur bedömer kandidaten dig som sin möjliga framtida chef? Och hur lång tid har du på dig? Ja, antagligen inte mycket mer än fyra minuter.

Läs, lyssna och fördjupa dig i sånt som påverkar kandidatupplevelsen här. 

4. Vad är egentligen kompetens?

”Kompetens” – ett ord vi använder hela tiden. Kompetensutveckling. Kompetensbrist. Kompetensinventering. Kompetensbaserad rekrytering. Ordet används överallt i arbetslivet. Men när vi skrapar på ytan – vad menar vi egentligen? 

Kompetens är mer än vad som står i din cv.

HOME of Recruitment definierar kompetens som förmågan att kunna omsätta erfarenheter, kunskaper, personliga egenskaper och problemlösningsförmåga i framgångsrika beteenden i både den miljö och den roll som man verkar i.

Det är hur man agerar i jobbet som är avgörande, inte att man har vissa erfarenheter och kunskaper. Exempelvis är det som bekant inte alls självklart att den kandidat som har tio års erfarenhet av personalansvar är en bättre ledare än den som endast har två års erfarenhet av personalansvar. Det avgörande är självklart hur respektive kandidat agerar i ledaruppdraget och om det sättet passar med det som ska genomföras och uppnås i aktuellt ledaruppdrag.

I kompetensbaserad rekrytering är kompetens är en sammansättning av:

• Kunskaper – vad du vet.
• Färdigheter – vad du kan göra.
• Erfarenheter – vad du har varit med om.
• Personliga kompetenser – hur du är och beter dig.
• Vilja och motivation – vad du vill och strävar mot.

Olika delar väger olika tungt beroende på vad jobbet och uppdraget går ut på. Det räcker inte med att någon ”har gjort det förr”. Det måste finnas vilja att göra det igen – och i just din kontext. Kompetens är situationsbunden, dynamisk och handlar minst lika mycket om framtid som om dåtid. Att arbeta kompetensbaserat handlar ofta om att leta efter personer som agerar på rätt sätt och som har rätt potential, snarare än ”rätt cv”. Lyssna till avsnitt 101 av Rekryteringspodden för att få ännu mer information om hur vi på HOME of Recruitment definierar kompetens.

5. Kravprofilen – ditt bästa försvar mot felrekryteringar

"Det är bråttom! Helst skulle någon ha börjat redan igår." Känns det bekant? När en rekrytering plötsligt blir akut är det lätt hänt att första impulsen blir att kasta ut en annons direkt. Men just där – i den stunden – är det viktigaste du kan göra att stanna upp. För det du nu behöver är tid. Tid att inte slarva igenom eller hoppa över det allra mest avgörande grundarbetet: att ta fram en tydlig och genomtänkt kravprofil.

Kravprofilen ger riktning.

En kravprofil hjälper dig tydliggöra vem du letar efter – inte bara vad. Och om du inte vet vem du söker är risken stor att du går vilse längs vägen. Många felrekryteringar bottnar i just detta: att kravprofilen var otydlig, slarvig eller helt enkelt inte fanns.

Det är nämligen kravprofilen som sätter tonen och riktningen för hela rekryteringen – från start till slut:

• När du skriver annonsen utgår du från kravprofilen.
• När du gör första urvalet är det kravprofilen du matchar mot.
• När du intervjuar är det kravprofilen som avgör vilka intervjufrågor du ställer.
• När du tar referenser är det kravprofilen som styr vad du behöver få svar på.

Kort sagt: utan kravprofil – ingen röd tråd. Och utan röd tråd? Större risk att du står där i slutet av processen med en kandidat som inte alls passar.

Formella och personliga kompetenser.

I kravprofilsarbetet går du igenom både vad som krävs i form av formella kompetenser och vad som kandidaten behöver ha med sig i form av mer mjuka delar, dvs de personliga kompetenserna. I vissa fall krävs inga, eller nästan inga, formella kompetenser för att klara tjänsten. Fokus är då på att hitta den person som har rätt attityd, som delar verksamhetens värderingar och som kan lära sig nytt och har "rätt" personlighet.

För att skapa ett relevant och användbart underlag måste du tydliggöra:

• Vilka arbetsuppgifter rollen innehåller.
• Vilket team och vilka förutsättningar personen kommer in i.
• Vilka formella kompetenser som krävs (utbildning, erfarenhet).
• Vilka personliga kompetenser som är avgörande - och hur de tar sig uttryck i faktiska beteenden.

Det sista är ofta det svåraste – och viktigaste. Vad betyder det att vara ”strukturerad” hos er? Behöver personen vara lösningsorienterad, kommunikativ eller beslutsför? Vad innebär det i praktiken?

För att underlätta arbetet med att definiera de personliga egenskaper och beteenden som krävs för att lyckas väl i rollen (punkt ett ovan), kan du utgå från HOME of Recruitments kompetensramverk. Det bygger på femfaktormodellen och på forskningen kring generell problemlösningsförmåga.

Syftet med att använda ett kompetensramverk är att komma längre i arbetet med att konkretisera och bryta ner de adjektiv som används för att beskriva personliga egenskaper. Senare under rekryteringsarbetets gång ska du undersöka hur väl kandidaterna matchar de önskvärda beteendena, och därför behöver kraven du sätter upp vara tydligt definierade så att urvalsarbetet blir fullt ut kompetensbaserat.

Gör skillnad på krav och önskemål.

Ju färre skall-krav du sätter upp i din kravprofil, desto större chans är det att du hittar rätt person. Om du minskar på kraven som rör utbildning, kunskaper och tidigare erfarenheter och lägger större vikt vid de mer personliga förutsättningarna skapas dessutom en rekryteringsprocess som gynnar mångfald.

Tänk på att varje krav du lägger till kan exkludera kandidater som annars hade varit helt rätt. En vanlig fälla är att kravprofilen förvandlas till en orealistisk drömbild: den perfekta kandidaten med allt. Men det är inte särskilt användbart. Istället behöver du fokusera på vad som är:

1. Krav – det som är absolut nödvändigt.
2. Meriterande – det som är en bonus, men inte avgörande.
3. Uteslutande – det som skulle göra någon olämplig för rollen.

Processens tågordning styrs här.

Kravprofilen är mer än bara en lista på önskemål. Den bestämmer i vilken ordning du gör vad. I vissa fall kanske det är avgörande att kandidaten kan ett specifikt system – då är det kanske ett arbetsprov som ska ligga tidigt i processen. I andra fall är de personliga egenskaperna viktigare än formella kunskaper – då bör ett strukturerat personlighetstest eller intervju komma först. Mer tips om hur du bör tänka när du designar din rekryteringsprocess hittar du här nedan.

6. Designa en träffsäker process

Att veta vad du söker är en sak. Att veta hur du ska hitta det är en annan. En väl planerad och medvetet strukturerad rekryteringsprocess är en av de viktigaste nycklarna för att faktiskt lyckas med din rekrytering. 

Vad du gör och i vilken ordning du gör det avgör allt.

Det finns inte ett rätt sätt att rekrytera. Tvärtom är det ofta direkt olämpligt att alltid följa samma modell. Rollen du rekryterar till, marknadsläget, antalet sökande och kraven i kravprofilen bör avgöra hur du bygger din process. 

Alla rekryteringsprocesser syftar till att successivt välja fram rätt kandidater till nästa steg. Och sen nästa och nästa. Till dess att du har en slutkandidat kvar, som ska vara den som allra bäst motsvarar det du söker. 

Allt börjar med kravprofilen. Det du har identifierat som viktigast för att lyckas i rollen bör du undersöka först. Det handlar om att välja rätt urvalsmetoder för just din rekrytering – och att använda dem i rätt ordning. Vilka kandidater som är rätt att flytta framåt i processen beror på vad du formulerat i din kravprofil. Självklart är cv-gallring inte alltid rätt första steg, även om de flesta rekryteringar inleds så. Som du förstår blir det helt avgörande vilka metoder du använder och kanske ännu mer i vilken ordning du väljer att använda dem.

Att tänka till kring vilka kandidater som gynnas och respektive missgynnas av varje urvalsmetod är klokt. Att även ställa sig frågan "vad är alternativet?" till den urvalsmetod vi överväger att använda, är också smart. 

Rätt metoder för rätt beslut.

Alla urvalsmetoder är inte lika bra. Arbetsprov, begåvningstest och strukturerade intervjuer hamnar i topp när man undersöker hur väl de förutser arbetsprestation. Mindre träffsäkra metoder, som att titta på ålder, antal utbildningsår eller att läsa personliga brev, är vanliga men bidrar inte till att förutspå arbetsprestation. 

En god kandidatupplevelse innebär en effektiv process – för både dig och kandidaten.

Att skapa en bra kandidatupplevelse handlar inte bara om att bemöta alla sökande med respekt – det handlar också om att vara relevant, tydlig och effektiv. Kandidater vill bli rättvist bedömda, och de vill att processen ska vara smidig. För långa, krångliga processer där stegen inte känns motiverade skapar frustration och kan leda till att du tappar just de kandidater du allra helst vill ha.

Fundera över vad som är absolut nödvändigt att ha med i processen för att fatta bra beslut, och vad som kanske är tradition men inte tillför så mycket. Kan du till exempel skippa personligt brev? Kan du ersätta cv med urvalsfrågor direkt i systemet? Kan du låta ett test ge dig ett objektivt första underlag? Ofta finns det tid och pengar att spara – och kvalitet att vinna.

Kvalitet över kvantitet.

Mer information är nödvändigtvis inte bättre för ditt beslutsunderlag. Våga välja bort steg som inte är relevanta. För många steg, eller för mycket fokus på oväsentliga detaljer, gör processen långsammare, mer subjektiv och mindre rättvis. Ett klokt val av urvalsmetoder ger dig bättre beslutsunderlag, och en mer positiv upplevelse för den som söker jobbet. Det ökar sannolikheten att du får in rätt person – och att hen faktiskt tackar ja.

Tänk projekt, inte punktinsats.

Ett vanligt misstag är att se rekrytering som några intervjutillfällen i kalendern. Men rekrytering är ett projekt. Det har ett mål, en tidslinje, en budget och ofta flera involverade parter. Det kräver planering, struktur och tydlig kommunikation – både internt och externt. Det kräver också en vilja att reflektera och lära: Vad fungerade bra? Vad kunde vi gjort annorlunda? Vad blev resultatet? En systematisk och lärande ansats gör varje ny rekrytering lite smartare än den förra.

7. Annonsering och search

Minns du när det räckte att lägga ut en platsannons – och sen invänta ansökningarna? Den tiden är förbi. Idag är verkligheten en annan. Många branscher upplever kandidatbrist, och rekrytering har mer och mer börjat likna marknadsföring. Det räcker inte längre att sitta still och vänta. Du behöver attrahera. Aktivt. Det handlar inte bara om att fylla en tjänst. Det handlar om att positionera ditt arbetsgivarvarumärke. Och det börjar – för de flesta – långt innan själva platsannonsen.

En ny roll för marknadsavdelningen.

I takt med att rekrytering blivit mer proaktiv har marknadsföring fått en viktigare roll. Rekryteringsspecialister samarbetar i allt högre grad med kommunikatörer och marknadsavdelningar för att:

• Bygga ett äkta och relevant arbetsgivarvarumärke.
• Nå rätt målgrupp med rätt budskap.
• Jobba långsiktigt med att väcka intresse, innan kandidater ens börjat leta jobb.

Att rekrytera handlar idag mer om att bli vald än att välja. Och det kräver en annan typ av synsätt.

Annonsen – din första kontakt.

För många kandidater är annonsen det första konkreta mötet med din organisation. Det betyder att det inte bara handlar om att beskriva arbetsuppgifter och krav – utan om att väcka nyfikenhet och förtroende. Men var försiktig: det är lätt att falla i klichéfällor. Allt för ofta fylls annonser med slitna fraser som ”högt tempo”, ”positiv inställning” och ”flexibel lagspelare”. Det säger i praktiken ingenting.

Istället: utgå från din kravprofil. Vad är det faktiskt som krävs i den här rollen? Var konkret. Tala direkt till kandidaten. Och ge gärna en känsla av kulturen – men gör det med autenticitet, inte floskler.

Använd hela verktygslådan.

En platsannons räcker sällan längre. Det kan behövas flera kompletterande insatser:

• Aktivt söka upp kandidater på t.ex. LinkedIn.
• Använda riktad annonsering i sociala medier.
• Återanvända och paketera innehåll för olika målgrupper.

Detta är ett hantverk i sig. Och om du har möjlighet – ta hjälp av någon som kan. Kanske kan du ha nytta av en konsult från oss på HOME of Recruitment? Men även om du själv ansvarar för det, är det viktigaste att du utgår från din målgrupp. Vad triggar just dem?

Ord spelar roll.

Vidare är det viktigt att undvika diskriminerande eller uteslutande formuleringar som ”junior” eller ”ung och hungrig”. Transparens i rekryteringsprocessen uppskattas av kandidater – därför kan det vara en fördel att beskriva processen redan i annonsen. Dessutom bör annonser alltid korrekturläsas för att undvika språkfel och interna jargonger som kan vara svåra att förstå för externa kandidater.

Sammanfattningsvis bör en jobbannons inte bara informera om en tjänst utan också sälja in arbetsplatsen och locka rätt kandidater. Genom att skapa en genomtänkt och tydlig annons ökar chansen att attrahera rätt person till rollen.

8. Det första urvalet

Det kan inte nog understrykas: det första urvalet avgör precis allt som sedan följer i ditt rekryteringsarbete! De kandidater du väljer att sålla bort här inledningsvis, kommer mest sannolikt aldrig någonsin igen bli synliga för dig. I kompetensbaserad rekrytering är det därmed oerhört viktigt och helt avgörande att det första urvalet baseras på det som står i din kravprofil, och inget annat!

Det finns tyvärr många exempel på rekryteringsprocesser som inleds med att kandidater väljs fram eller bort baserat på irrelevant information om exempelvis ålder, kön och etnicitet. Utöver att denna typ av gallring är ett icke-träffsäkert sätt att identifiera kompetens, så är det också direkt diskriminering vilket är olagligt.

Det (o)personliga brevet.

Därtill sker tyvärr många tidiga sållningar bland ansökningshandlingar baserat på hur kandidaternas har formulerat sig i sitt personliga brev, vilket inte alls ger en rättvisande bild av deras egentliga personlighet. Självklart är det viktigt att kandidaterna har de personliga egenskaper som krävs, men detta kan inte utläsas ur ett (o)personligt brev. Snarare är det så att de flesta tenderar att använda samma adjektiv när de presenterar sig i ett personligt brev, eller återge de adjektiv som stod i annonsen.

Vi avråder starkt från att använda personliga brev! Självklart anser vi att personen bakom cv:t är det mest intressanta att få grepp om i rekryteringen, men vi vet att vi inte gör det med dessa brev. Vårt förslag är istället att du använder dig av urvalsfrågor, kompetensbaserade intervjuer och/eller personlighetstest för att undersöka kandidaternas föredragna beteenden och personliga egenskaper.

Urvalsfrågor.

I en kompetensbaserad rekryteringsprocess hanteras det tidiga urvalet genom att du går igenom huruvida kandidaterna matchar de formella skallkraven för tjänsten (utbildningsnivå, arbetslivserfarenhet, språkkunskaper, systemkunskaper etc). Detta kan göras genom att du läser igenom samtliga kandidaters cv:n eller Linkedin profiler, eller genom att du går igenom kandidaternas svar på så kallade urvalsfrågor.

Urvalsfrågor är frågor som de sökande får svara på redan vid ansökningstillfället, och som är direkt kopplade till den aktuella kravprofilen. De kan handla om utbildningsbakgrund, tidigare arbetslivserfarenhet eller om kunskaper i ett visst system. Här får du våra tips på hur du skapar bra urvalsfrågor i ett avsnitt av Rekryteringspodden. 

Så funkar screening med testverktyg.

Tidigt i rekryteringsprocessen - innan du bestämt dig för vilka kandidater du ska bjuda in till intervju - kan du med hjälp av så kallade screeningtester dra slutsatser kring vilka kandidater som är mest intressanta att titta vidare på i processen. På gruppnivå. 

Låt säga att du i ditt kravprofilsarbete exempelvis har kommit fram till att det är viktigt att den eller de som får jobbet har förmåga att snabbt lära sig nya arbetsuppgifter. Då kan du med hjälp av screeningtester mäta just denna egenskap i tidigt skede. När du testar ett större antal kandidaters inlärningsförmåga kan du med både gott samvete och hög träffsäkerhet (då detta är träffsäkert, rättvist och icke-diskriminerande) dra slutsatsen att kandidaterna som har fått höga poäng på testet kommer att ta in ny kunskap och lära sig snabbare än övriga kandidater. De med hög inlärningsförmåga tar du vidare till nästa steg. Om det mest kritiska istället är bemötande, integritet, avsaknad av kontraproduktivt beteende, förmåga att ge bra service - ja, då kan du göra motsvarande första urval baserat på testverktyg som mäter just detta.  

Kandidatupplevelse och screeningtester.

Att använda sig av tester tidigt i en rekryteringsprocess ställer krav på tydlig och transparent kommunikation till kandidaterna. Det finns en stor risk att man som kandidat upplever att tester är opersonliga, tidskrävande, krångliga och att de inte känns relevanta i sammanhanget - "Varför ska jag svara på ett intelligenstest för en tjänst som sommarvikarie till kundtjänst!?". 

Våra intentioner med att använda tester tidigt i vårt rekryteringsarbete är de allra bästa. Vi vill låta så många kandidater som möjligt visa sin matchning i förhållande till kravprofilen, på ett strukturerat, objektivt och rättvist sätt. Vi vill inte bli påverkade av sånt som är irrelevant och som riskerar påverka oss att välja fram eller bort kandidater på felaktiga grunder, vilket ofta faktiskt sker (mer eller mindre omedvetet) när vi läser brev, cv eller LinkedIn-profiler. Vi vill helt enkelt inte missa några guldkorn bland de sökande för att vi är subjektiva människor som mer eller mindre medvetet sorterar in kandidater i "intressant" och "icke-intressant" utifrån både relevant men också många gånger högst irrelevant information.

Det är därför vi väljer att låta testresultaten - som är blinda för ålder, kön, etnicitet, tjusigt formulerade brev eller imponerande cv:n - avgöra vilka som ska bjudas in till intervjurummet. Allt detta behöver vi förklara för våra kandidater så de också förstår syftet med det här urvalssteget. Här hittar du våra tips kring kandidatkommunikation vid screeningtester.

Inspireras av andra.

Bland våra många kundsamarbeten finns exempel på verksamheter som moderniserat och effektiviserat sina rekryteringsprocesser med bättre rekryteringsbeslut, nöjdare kandidater och en ökad mångfald som resultat.

I kompetensbaserad rekrytering kan exempelvis både cv och personligt brev många gånger uteslutas och ersättas av urvalsfrågor och arbetspsykologiska testverktyg. Arla Foods och Handelsbanken är två förebilder när det kommer till att förändra sina rekryteringsprocesser för att skapa en mer välfungerande rekrytering.

9. Intervjun – före, under och efter.

Att hålla intervjuer kan kännas både spännande och pressande. Det är ett av de mest direkta mötena i en rekrytering – och också ett av de mest avgörande. Men hur du förbereder, genomför och följer upp intervjun påverkar inte bara om du hittar rätt person. Det påverkar också hur rättvist, respektfullt och effektivt hela processen upplevs. Här kommer lite hjälp i tre delar: inför, under och efter intervjun – för dig som vill intervjua med kvalitet.

Inför intervjun – grunden läggs långt innan samtalet.

Många tror att det största jobbet sker i själva mötet. Men den verkliga magin händer innan. Det är i förberedelserna du skapar förutsättningarna för en strukturerad, rättvis och kompetensbaserad intervju.

Bestäm syftet.

Ställ dig frågan: Vad vill jag få ut av intervjun? Svaret bör aldrig vara ”en känsla för personen”. Det du ska få ut av mötet med kandidaten är:

• Information om kandidatens kompetenser.
• Exempel på hur kandidaten agerat i liknande situationer.
• Ett bra beslutsunderlag.

Utgå från kravprofilen.

Det är kravprofilen – inte magkänslan eller vilka intervjufrågor du själv gillar  – som ska styra vilka frågor du ställer. Identifiera de viktigaste kompetenserna i rollen och bygg dina frågor utifrån dem. Om du vill ha förslag på kompetensbaserade intervjufrågor som undersöker personliga egenskaper kan du använd HOME of Recruitments kostnadsfria kometensramverk som du hittar här nedan.

Skapa en intervjuguide.

En mall med en genomtänkt inledning, relevanta kompetensbaserade intervjufrågor och en avsrundning där du förser kandidaten med viktig information om er, rollen och vad som väntar hjälper dig att:

• Hålla samtalet strukturerat.
• Säkerställa att du frågar samma sak till alla.
• Få jämförbara svar.

Låt säga att du ska undersöka den personliga kompetensen "samarbetsförmåga". Då kan en relevant fråga för att ta reda på om kandidaten agerar på det sätt som ni anser är rätt i rollen och hos er vara: ”Berätta om en gång då du samarbetade i en grupp med olika viljor. Vad gjorde du för att bidra till ett bra resultat? Vad hände sen? Vad gjorde du då? Hur gick det?”

Om kompetensen istället är "självständighet" kan intervjfufrågan lyda: ”Ge ett exempel på när du behövde fatta ett beslut på egen hand. Hur gick du tillväga? Vad tog du hänsyn till? Vad hände? Hur blev resultatet?”

Planera bemötandet.

Kandidaten ska inte bara bedömas – hen ska också få en rättvis chans att förstå er. Planera hur du presenterar rollen, teamet och organisationen på ett ärligt och välkomnande sätt. Få ner vad du vill förmedla till alla kandidater i ditt intervjuunderlag och säkerställ att du har utrymme rent tidsmässigt att hinna gå igenom detta och även besvara eventuella frågor.

Att förbereda kandidaterna på den kompetensbaserade intervjun är inte bara schysst, det är dessutom något som ger dig bättre beslutsunderlag när själva intervjun går av stapeln. Lyssna på detta avsnitt av Rekryteringspdodden för att få veta mer om varför det är bra att förbereda kandidaterna och hur du gör det på ett bra sätt. 

Under intervjun – lyssna mer än du pratar.

Nu är det dags. Kandidaten är på plats (fysiskt eller digitalt), du har din guide framför dig. Ditt viktigaste uppdrag: att skapa ett samtal där du lyssnar in verklig kompetens.

Sätt scenen.

Börja med att välkomna och presentera dig själv. Berätta kort om upplägget: hur lång tid ni har, vad du kommer att fråga, och att kandidaten gärna får ta tid på sig att tänka. Det skapar trygghet.

Använd beteendebaserade frågor.

Det är stor skillnad på att fråga ”Hur skulle du hantera en stressig situation?” och ”Berätta om en gång när du faktiskt gjorde det.” Beteendebaserade frågor utgår från verkliga exempel och minskar risken för gissningar eller idealiserade svar.

Bra följdfrågor:

• Vad hände sen?
• Hur reagerade andra?
• Vad gjorde du då?
• Hur gick det till slut?

En god tumregel är att ställa en mer följdfråga än vad du tror behövs eller vad du känner är bekvämt i stunden. Risken är stor att man går vidare till nästa intervjufråga för snabbt, när man tror man har förstått hur kandidaten hanterade situationen, utan att egentligen säkerställa att bilden man fått stämmer.

Var vaksam på dina bias.

Undvik att:

• Avbryta eller hjälpa till när kandidaten tvekar.
• Reagera med överdrivet beröm eller skepticism.
• Tolka nervositet som inkompetens.
• Tolka verbal skicklighet som kompetens.

Du är inte där för att bli underhållen eller charmad. Du är där för att förstå.

Bygg förtroende.

En avslappnad ton, ögonkontakt och ett intresserat lyssnande gör stor skillnad. Det handlar om att skapa en miljö där kandidaten kan vara sig själv.

Efter intervjun.

När samtalet är över börjar nästa viktiga steg: att dokumentera dina intryck och bedöma dem objektivt.

Skriv ner direkt.

Fyll i din bedömningsmall så snart som möjligt. Vänta inte till dagen efter – minnet bleknar snabbare än du tror.

Bedöm per kompetens.

Gå igenom varje kompetens du intervjuade kring. Vad sa kandidaten? Vad gjorde hen? Hur väl matchar det era krav? Undvik att ge helhetsbetyg eller generalisera utifrån ett intryck.

Undvik diskussion innan din egen bedömning.

Om ni är flera som intervjuat – gör era bedömningar var för sig först. Diskutera sen. Det minskar risken för att någon annans åsikt påverkar din egen.

Ta stöd av skriftliga svar.

Om kandidaten har gjort ett test, case eller förberedande uppgift: jämför det med det som framkom i intervjun. Tillsammans ger det en mer nyanserad helhetsbild.

Sammanfattning.

Intervjun är ett kraftfullt verktyg – när den genomförs rätt. Med god planering, strukturerade frågor och en objektiv uppföljning blir den inte bara mer rättvis och träffsäker, utan också mer meningsfull för både dig och kandidaten.

Du kommer fatta bättre beslut. Kandidaterna kommer känna sig respektfullt bemötta. Och du kommer göra fler lyckade rekryteringar.

10. Det fortsatta urvalet – fler pusselbitar för ett säkrare beslut

När det börjar närma sig beslut gäller det att ha ett underlag du kan lita på. Och då räcker det inte med en enda bild – du behöver flera perspektiv som bekräftar varandra.

Att använda flera olika sätt att bedöma kompetens är inte bara klokt – det är nödvändigt. För när flera metoder pekar åt samma håll ökar tillförlitligheten dramatiskt. Det ger dig ett beslutsunderlag som vilar på stabil grund, och inte på enskilda intryck eller en stark magkänsla.

Det är just det den senare delen av rekryteringen handlar om; hur du kompletterar intervjun med ytterligare verktyg – för att öka reliabilitet, rättvisa och träffsäkerhet.

Ju mer som pekar i samma riktning, desto större chans att det stämmer.

Alla urvalsmetoder har sina styrkor och svagheter. Intervjuer kan ge fördjupning, tester kan ge objektivitet, referenser kan ge kontext – men inget enskilt verktyg fångar hela bilden. Därför rekommenderar vi alltid att du kombinerar flera metoder.

Tänk så här:

• Om både intervju, testresultat och ett arbetsprov visar att kandidaten har hög samarbetsförmåga – då har du skäl att tro att det verkligen stämmer.
• Om svaren från referenserna bekräftar det du själv sett – då växer din trygghet i beslutet.

Det är just i överensstämmelsen mellan flera datakällor som säkerheten växer. Det är detta som gör skillnaden.

Tester – objektiv input till din helhetsbild.

Psykologiska testverktyg – t.ex. logiska problemlösningstester eller personlighetstest – kan ge ovärderlig information. Särskilt när de:

• Används på rätt sätt och för rätt syfte.
• Är väl validerade och arbetsrelaterade.
• Tolkas tillsammans med övriga intryck – inte fristående.

Tester kan bekräfta det du redan sett i intervjun, eller komplettera det du inte kunnat observera. De är särskilt användbara tidigt i urvalet, alltså innan du beslutar vilka kandidater som ska bjudas in till intervju. Men även här mot slutet, när du vill minimera risken att påverkas av omedvetna fördomar.

Arbetsprov eller case – låt kandidaten visa, inte bara berätta.

Ett arbetsprov är ofta det mest konkreta sättet att mäta kompetens. Det kan handla om:

• Att lösa ett case baserat på verkliga arbetsuppgifter.
• Att skriva en text, hålla en presentation eller göra en analys.
• Att agera i en simulerad situation lik den rollen innebär.

Arbetsprover ger inblick i hur kandidaten faktiskt agerar i praktiken. Och när de bedöms med samma struktur för alla kandidater, ger de ett mycket träffsäkert och rättvist underlag.

Referenser – när de görs strukturerat ger de mervärde.

Referenstagning har ofta låg träffsäkerhet – men det beror mest på hur den genomförs. Med en tydlig struktur kan referenser bli en viktig del av beslutsunderlaget:

• Koppla frågorna till samma kompetenser du intervjuat om.
• Be om konkreta exempel, inte omdömen eller tyckanden.
• Använd minst två referenser – gärna från olika roller eller kontexter.

Referenserna bekräftar ofta det du redan vet – och när de gör det, stärker det tilltron till beslutet. Skulle det dyka upp avvikelser är det ett tillfälle att reflektera vidare, inte att reagera impulsivt.

Sammanfattning: Ju fler datakällor, desto säkrare beslut.

Det handlar alltså inte om att ”dubbla” jobbet, utan om att göra det rätt från början. Varje metod du adderar – så länge den är relevant och strukturerad – bidrar till ett rikare och mer tillförlitligt beslutsunderlag. Och det är just då du står där i slutet av processen och känner dig trygg. Trygg i vad kandidaten kan. Trygg i att du bedömt objektivt. Trygg i att du gjort rätt val.

Erbjudandet – gör det personligt och engagerat.

Att få erbjuda jobbet är en av de finaste stunderna i en rekrytering. Ta det tillfället själv – inte via HR eller extern part. Det stärker relationen till din nya medarbetare. Du kan direkt fånga upp frågor eller tveksamheter. Du visar att personen är efterlängtad – inte bara av organisationen, utan av dig.

Var beredd med avtal och nästa steg. Håll tempot uppe. Tiden mellan besked och underskrift är känslig – så se till att du leder den med värme och tydlighet.

Utvärdera – så blir du bättre nästa gång.

När processen är avslutad är det lätt att springa vidare. Men just nu sitter lärdomarna som djupast. Ta dig tid att utvärdera:

• Hur många sökte? Var det rätt målgrupp?
• Hur väl matchade kandidaterna kravprofilen?
• Hur såg köns- och åldersfördelning ut genom processen?
• Hoppade någon av – och varför?
• Hur lång tid tog det – från start till mål?
• Hur fungerade annonsen, urvalet, intervjuerna, beslutsfattandet?

Svaren ger dig nycklar till att förbättra varje del nästa gång. En bra rekrytering blir ännu bättre med små justeringar – och det sparar både tid och energi framöver.

Skapa en start som håller i längden.

Det kan låta som att allt är klart när avtalet är påskrivet. Men sanningen är: nu börjar det på riktigt. Din nya medarbetare är motiverad, förväntansfull – och lite nervös. Nu gäller det att ta vara på det engagemanget.

Gör så här:

• Hör av dig innan start – håll kontakten levande.
• Bjud in till lunch, teammöten eller aktiviteter.
• Dela material, uppdateringar eller bara ett hej.
• Planera en introduktion som handlar både om uppgifter och om tillhörighet.

Du har också samlat insikter under rekryteringen – använd dem för att forma en utvecklingsplan från start. Det visar att du ser hela människan, inte bara rollen.