Vi gillar att dela med oss. Av kunskap, erfarenheter och möjligheter.

Såhär lägger du upp anställningsintervjun

Struktur, struktur, struktur. Det är viktigt i hela rekryteringsarbetet (för att inte säga avgörande…), inte minst i intervjusituationen. Här är våra tips för hur du strukturerar din anställningsintervju.

Struktur är oerhört viktigt när du ska hålla din intervju. Men vi vill även inledningsvis gärna lyfta fram förhållningssättet under intervjun. En intervju är inget förhör – men inte heller ett ”trevligt samtal över en kopp kaffe”. Det senare är nog det vanligaste misstaget. Visst är det positivt om kandidaten uppfattar det som att det är just ett trevligt samtal, men du är den som styr intervjun. Du säkerställer att du får svar på alla dina frågor, såväl som att du säkrar tid för kandidaten att ställa sina frågor. Som sagt – struktur.

Vi rekommenderar att du har förberett ett intervjuformulär specifikt för den roll du ska intervjua för. Läs våra tips för hur du förbereder din intervju i detta blogginlägg. Ditt intervjuformulär använder du när du tagit fram det, för samtliga kandidater i samma rekrytering. Du ska alltså inte anpassa frågorna utifrån vem du har framför dig! Om du gör det sitter du där i efterhand med viss information från vissa kandidater, och annan information från andra. Det blir omöjligt att på ett rättvist och effektivt sätt jämföra kandidaterna gentemot kravprofilen.

Att intervjua kompetensbaserat är ett hantverk. Alla de som intervjuar bör få en grundläggande utbildning. För att fatta bättre anställningsbeslut men också för att kandidatupplevelsen är viktig. Läs mer om våra utbildningsupplägg här.

Strukturerat, ostrukturerat eller mittemellan?

Man brukar beskriva att det finns tre sätt att intervjua. Ostrukturerat, strukturerat och semi-strukturerat.

Ostrukturerad intervju: Du förbereder eventuellt några frågor, men låter mestadels kandidaten och kandidatens svar styra intervjun. Intervjun skiljer sig då en hel del mellan de olika kandidaterna. Det här leder till att du får svårt att jämföra kandidaten med kravprofilen och de kompetenser som krävs för rollen. Magkänslan får då stort utrymme. Som du förstår är det här en metod som vi inte rekommenderar. Det är även enligt forskning en sämre metod än de mer strukturerade intervjuerna. Dock är det relativt vanligt förekommande enligt våra erfarenheter.

Strukturerad intervju: Det här är givetvis motsatsen till ostrukturerat. Du har då förberett frågor såväl som detaljerade följdfrågor utifrån kravprofilen. Detta manus följer du exakt för alla kandidater i samma rekrytering, oavsett vad kandidaten svarar. Därtill har du tydliga bedömningsskalor som varje svar mäts mot. Här kan kandidaten uppleva intervjun som stel och just manusstyrd. Fördelen är att alla kandidater får exakt samma frågor och därmed förutsättningar. Nackdelen är att du sannolikt inte ställer de frågor du behöver ställa för att fullt ut förstå din kandidat, utan går vidare till nästa fråga när ditt manus leder dig dit.

Semi-strukturerad intervju: Det här är den metod vi rekommenderar. Här har du förberedda frågor utifrån kravprofilen, precis som vid strukturerade intervjuer. Dessa frågor ställer du till samtliga kandidater i samma rekrytering. Däremot kan och bör följdfrågorna skilja sig åt något, beroende på vad kandidaten svarar. Viktigt här är att du ställer tillräckligt många följdfrågor för att först din kandidat, utan att du svävar ut i följdfrågorna och kommer in på andra områden än vad huvudfrågan egentligen avser. Samtliga kandidater får samma huvudfrågor och det möjliggör en bra jämförelse med kravprofilen. Samtidigt upplever kandidaterna oftast att det blir ett bra samtal där de får ge en ordentlig bild av sin egen kompetens, samtidigt som kraven för rollen och vad jobbet faktiskt går ut på blir tydliga. En bedömningsskala kan med fördel användas även här.

Anteckna under intervjun

Att anteckna eller inte, det får vi ofta frågor om. Här är rekommendationen tydlig: Anteckna! Under hela intervjun. Vi minns helt enkelt inte, och blandar ihop saker. Vi tolkar vad vi tror att vi minns att vi hörde. Sen är det en smaksak huruvida du antecknar direkt i datorn eller för hand på ett papper. Personligen har vi länge antecknat för hand, men mer och mer börjat övergå till att anteckna i datorn. Viktigt här är att du kan hantera datorn på ett bra sätt (ja, även anteckningsblocket för all del), så att du inte har skärmen som en vägg mellan dig och kandidaten, och får stirra ned på tangenterna under 95% av intervjun. Så välj det som är mest bekvämt och som fungerar även ur kandidatens perspektiv. Berätta inledningsvis att du antecknar för att minnas, så behöver inte kandidaten fundera för mycket över vad du egentligen sitter och skriver. Vår erfarenhet är att kandidater är väldigt positiva till att man antecknar under intervjun. Det upplevs som proffsigt och seriöst.

Anteckna det kandidaten säger. Inte din bedömning av svaret. Det vill säga, skriv inte ”Bra, dåligt, nja...” eller liknande, utan använd kandidatens egna ord som stödord för ditt minne.  

Struktur för intervjun

Ett upplägg för en intervju innefattar förslagsvis nedan delar. Vi rekommenderar att kandidaten pratar ungefär 75 % av intervjutiden. Här brukar vi få en del reaktioner i stil med ”Oj, jag som brukar prata minst hälften av intervjutiden…”. Men vår rekommendation här är tydlig: fokus ska vara på kandidaten och det hon har att berätta. Det är nödvändigt för att du ska hinna få fram den information du behöver för din bedömning.

Inledning och upplägg

Här berättar du kort om vem du är, och om ni är två som intervjuar så berättar ni tydligt om vilka roller ni har under intervjun. Du berättar även om upplägget för intervjun, det vill säga i vilken ordning som allt sker och hur lång tid har ni på er på ett ungefär. Berätta även att kandidaten får ställa alla sina frågor lite senare under intervjun, så att hon inte behöver fundera över det. Det är en fördel om du även beskriver att du kommer att efterfråga konkreta exempel på hur kandidaten har agerat tidigare i jobbet (mer om denna intervjuteknik under stycket ”Kompetensbaserade frågor”). Många kandidater är inte vana vid att få den här typen av frågor, så det är bra att förbereda dem på detta. Säg gärna även att de sannolikt behöver lite tid att fundera över sina svar, vilket givetvis är helt ok.

Berätta även att du antecknar för minnets skull. Fråga även gärna om kandidaten har några funderingar kring upplägget så här inledningsvis. Återigen – du skapar en avslappnad situation där det är tydligt vad som ska hända. Det leder till att kandidaten får bästa förutsättningar att visa vem hon är.

Sökmotivation och formella kompetenser

Du kan inleda med att fråga vad det är som gjort att kandidaten sökt just denna tjänst. Vad lockar? Därefter frågar du om nuvarande tjänst och tidigare erfarenheter. Här täcker du in de mer formella kraven i kravprofilen, såsom kunnighet inom system, språk och vissa arbetsuppgifter. Har du haft en telefonavstämning före intervjun så kan du ha ställt vissa av dessa frågor redan. Då behöver du givetvis inte upprepa dem. Dock behöver du ha svaren nedtecknade i intervjuformuläret. Fokus här bör vara på hur man arbetat. Att en kandidat har använt ett språk eller ett visst system kan du se i CVt. I intervjun vill du förstå på vilken nivå, i vilken omfattning, i vilka sammanhang och få konkreta exempel på hur det sett ut. Här har du nytta av kompetensbaserade intervjufrågor. Kom ihåg att det är de erfarenheter och kunskaper som finns med i din kravprofil som är relevanta, andra delar behöver du inte ägna tid åt.

Personliga kompetenser

Här är fokus på de personliga kompetenserna som du valt ut i kravprofilen. Här använder du kompetensbaserade frågor. Denna del bör ta upp majoriteten av tiden under din intervju. Om det någon gång blir en felrekrytering, är det ofta här som man hittar ”felet”. En person trivs inte och/eller kan inte fullt ut leverera för att man inte har de rätta personliga kompetenserna. Så varför inte ägna mycket fokus till detta?  Om du har valt fyra kompetenser som avgörande för rollen, är det samtliga fyra som du ska fråga om i detta avsnitt. Men inte fler eller andra. Fokus ligger på att få fram hur kandidaten har betett sig tidigare i arbetsrelaterade situationer.

Om er och tjänsten

Här berättar du om er verksamhet och om tjänsten mer i detalj. Du säljer in er och berättar om fördelar men även om vilka utmaningar som finns. Transparens är viktigt. Det är inte en bra idé att dölja nackdelarna, alla kandidater förstår ändå att det finns utmaningar i alla verksamheter och kommer att göra sitt bästa för att ta reda på dem. Du vill ju inte heller locka fel kandidat till rollen. Använd gärna kravprofilen som underlag då du berättar om rollen, så får alla kandidater samma information. Var noga med att avsätta tid till kandidatens frågor i den här delen av intervjun.

Senast här i första intervjun frågar du även kring löneanspråk. Längre än så ska du inte vänta med denna fråga. Det blir negativt både för kandidaten och för dig om ni längre fram kommer fram till att ni oavsett vad som händer i övrigt, inte kommer att kunna komma överens kring lönen. Onödig tid har spenderats och du har helt enkelt gått vidare med fel kandidat. I många fall kan man stämma av lönen redan vid telefonavstämningen.

Här går du även igenom vilka förutsättningar som finns i tjänsten, exempelvis att det är resor X antal dagar, att det är arbete vissa helger, eller att det kräver en viss flexibilitet vissa tidpunkter på året. Därefter kan du fråga hur detta fungerar för kandidaten. Då får kandidaten möjlighet att berätta att: ”Jo, jag har en partner som reser…” eller ”Jag har tre barn...” eller ”Jag har en häst … men eftersom att mina svärföräldrar bor nära… Det här gör att du inte behöver ställa en rad frågor om kandidatens privata situation för att förstå förutsättningarna – något som gör att du även riskerar att tolka svaren på ett felaktigt sätt. (”Hm, hennes partner reser mycket, kan hon verkligen också resa då? Fyra barn, hur ska det fungera med VAB och allt sånt?”). Sanningen är att vi inte har en aning om hur förutsättningarna ser ut egentligen. Om du istället gör som beskrivet är det ett enkelt och bra sätt att lägga fram förutsättningarna, och sen ha en diskussion utifrån det. Kandidaten får veta de ärliga förutsättningarna och diskussionen blir mer transparent. På så vis kan du även undvika potentiellt diskriminerande frågor.  

Avslutning

Här har du fokus dels på att låta kandidaten komplettera det hon berättat, om hon har kommit på något under den tid du berättade om rollen och er. Dels klargör du här hur processen ser ut framåt. Vad händer nu, och hur ser processen ut? Om kandidaten går vidare, vilka är de kommande stegen? När kommer du att återkomma? Var transparent med hela processen och var noggrann med att informera om specifika datum framåt som är särskilt viktiga och kanske svåra att planera om. 

Kompetensbaserade frågor

De kompetensbaserade frågorna är en viktig del av intervjun. Här söker du information om hur kandidaten omsätter erfarenheter och kunskaper i faktiska beteenden på jobbet - hur hon gör. Här får du fram viktig och många gånger avgörande information om personlighet och vilken typ av beteende du kan förvänta dig att få in i ditt team om du väljer att gå vidare med kandidaten. Finns det ett behov av att gå en utbildning i intervjuteknik? Här är våra olika upplägg.

Viktigt är att du är den som gör bedömningen av hur väl kandidaten uppfyller din kravprofil. Inte kandidaten själv. Det kan tyckas givet, men om man använder vanligt förekommande intervjufrågor så är det kandidaten som gör bedömningen, inte du.

Detta händer exempelvis om du ställer frågor som: ”Vilka är dina starka/svaga sidor? Hur bra är du på att hantera stress?”  Svaren från din kandidat kan då vara i stil med: ”Mina styrkor är att jag är resultatorienterad och strukturerad, kreativ och bra på att samarbeta…” och ”Jo, jag är faktiskt väldigt bra på att hantera stress…”  Dessa svar säger dig egentligen ingenting. Vad menar kandidaten med att hon är resultatorienterad och strukturerad? Finns det ens med i din kravprofil? Och att kandidaten själv säger att hon är bra på att hantera stress indikerar inte heller något om hur väl hon hanterar en situation hos er. För den delen – hur många kandidater skulle svara att ”Nja, jag är faktiskt inte alls bra på att hantera stress”?

Kompetensbaserade frågor handlar om att få fram konkret information om hur kandidaten tidigare gjort. Med hjälp av kompetensbaserade frågor får du bästa möjliga förståelse för kandidaten och hur hon betett sig tidigare i arbetslivet. Detta beteende är nämligen det bästa sättet att förstå hur hon sannolikt kommer att bete sig i den roll du ska tillsätta. Och nu börjar vi få fram information som är högst relevant för din bedömning!

Vi har tagit fram ett kompetensramverk med 12 personliga kompetenser och med förslag till 60 olika intervjufrågor. Läs mer om dessa här

Lycka till med dina intervjuer!