Stockholm mejeri Arla designade om sin process för sommarrekrytering

Stockholm mejeri Arla är Sveriges största mejeri räknat till antalet medarbetare. Här arbetar omkring 650 medarbetare med att tillverka och distribuera färska mejeriprodukter. Bakom varje droppe mjölk du dricker ligger ett mycket imponerande maskineri, som främst är beroende av medarbetarna bakom spakarna.

HOME of Recruitment och Arla har i skrivande stund samarbetat under ett års tid. Samarbetet har bland annat innefattat att ta fram generiska kravprofiler för exempelvis tekniska operatörer, lagermedarbetare och chaufförer. Utifrån kravprofilerna har användarvänliga intervjuguider för de rekryterande cheferna tagits fram, vilka introducerats under komprimerade rekryteringsutbildningar under hösten 2018. Mer om detta kan du läsa i intervjun med Angelica Moland.

Inför sommaren 2019 behövde Arla, liksom varje vår, anställa ett antal sommarvikarier. Bara till kyllagret i Kallhäll var behovet 60 nya medarbetare. Och detta till en roll som ställer oerhört stora krav på ”rätt person på rätt plats”. Utöver att snabbt kunna lära in allt som krävs för uppdraget – alltifrån att ta truckkörkort till att förstå ett avancerat logistiksystem och att hitta bland alla olika produkter – ska man trivas med nattarbetet i endast +4 grader, vara en tydlig lagspelare men samtidigt gilla att arbeta självständigt med att plocka varor, långa stunder endast med en plockinstruerande röst i öronen som sällskap…

Att bedöma denna kompetens i en traditionell rekryteringsprocess är som ni förstår mycket svårt. Över 1000 cv:n för 60 tjänster är dessutom ingen enkel match att hantera på ett effektivt sätt. Med ovan nämnda kravprofil i hand, och med en ny och nytänkande HR-medarbetare på plats, designades rekryteringsprocessen om inför rekryteringen av vikarier sommaren 2019.

Hej Marie Larsson, rekryteringsentusiast och tillika HR-medarbetare på Arla i Kallhäll, vad var anledningen till att ni valde att utveckla er rekryteringsprocess för sommarvikarier till lager och produktion?

Jag skulle säga att det var en gynnsam kombination av mitt eget brinnande intresse för evidensbaserade metoder och en bra och tillitsfull chef som delade min syn på vad vi behövde förändra. Ett samarbete med HOME of Recruitment var redan påbörjat när jag tillträdde, vilket underlättade förankrings- och förändringsarbetet. Vi såg helt enkelt att det fanns potential att kunna göra mer träffsäkra, effektiva och rättvisa rekryteringar än ifall man arbetar på det mer traditionella sättet.

På vilket sätt skiljer sig den nya processen från den ursprungliga?

En stor del är att vi har tagit bort CV:t och det personliga brevet ur rekryteringsprocessen och istället infört två tester på ett tidigt stadium. Ett test för den delen av personlighet som man ibland kallar för integritet och även ett test för det som kallas GMA – general mental ability. Skall-kraven stämde vi istället av via urvalsfrågor i ett ansökningsformulär där man även fick ge exempel på tidigare beteende när det gäller bland annat ansvarstagande. I intervjun var den stora skillnaden att vi, efter en mycket kort inledande fråga, endast ställde frågor där vi bad om exempel på tidigare beteende. Dessa kompetenser som vi ville mäta genom intervjufrågorna hade arbetats fram genom ett kravprofilsarbete där man identifierat de viktigaste kompetenserna för respektive tjänst redan innan jag började. I den nya processen har vi också sett till att alla kandidater ska få ett nej-tack på något sätt och att de inte har behövt vänta för länge utan att få en uppdatering. Vi ville ge en ökad transparens till kandidaterna.

Kan du beskriva hur utvecklingsarbetet gått till?

Jag och min HR-kollega diskuterade vad vi ville uppnå och tog med oss en del idéer till er på Home of Recruitment där vi sen fick hjälp med att hitta den bästa lösningen för just oss med de förutsättningar vi hade. Det innebar bland annat diskussioner kring i vilken ordning vi skulle sätta testen, hur de skulle viktas mot varandra och självklart kandidatupplevelsen. Hur får vi kandidaterna att förstå vårt syfte med att använda de här testen? Parallellt med detta förankrades allt med de rekryterande chefer som vi jobbade mot så att de var med på tåget och visste vilken tanke det fanns bakom alla moment. Under perioden när vi rekryterade så fick vi såklart även lösa tekniska problem efter hand, som att föra över information från rekryteringsverktyget, dit ansökningarna kom in, till testverktyget. Vi har även utvärderat vad som funkade bra och vad vi ska förbättra i processen till nästa gång.

Hur har den nya processen mottagits av rekryterande chefer?

Väldigt positivt faktiskt, på ett generellt plan. Självklart har vi behövt diskutera en mängd saker och tagit tid för att lyssna på varandra och prata igenom frågetecken som dykt upp initialt. Cheferna har särskilt månat om formuleringen av intervjufrågorna men inte i grunden innehållet eller typ av fråga.

Vad har ni fått för feedback från kandidaterna?

Vi har inte gjort en genomgående utvärdering av kandidatupplevelsen där vi frågat alla kandidater hur de upplevde processen. Vissa har varit besvikna över att de hade fått test-inbjudan i skräpinkorgen vilket vi har svårt att styra över. Vi kommer kommunicera ännu tydligare nästa gång. Men många har upplevt det som positivt av de vi pratat med och har inte ifrågasatt användandet av testerna, vilket annars kan vara en stor risk.

Vilket resultat har den nya processen gett?

Ett av de viktigaste resultaten är faktiskt en mer objektiv och rättvis rekryteringsprocess där ingen kandidat blivit bortvald för att en rekryterare utgått från sin magkänsla och valt bort ett CV utan att riktigt veta varför. Vi har utgått, så strikt vi kan, utifrån potential att prestera bra i rollen samt de kompetenser som identifierats som viktiga. Det har också varit enormt tidsbesparande att screena med hjälp av tester då vi hanterar närmare 1000 ansökningar sammanlagt för de tre avdelningar där vi sökt sommarvikarier. Vi har inte granskat och jämfört prestationsdata men rekryterande chefer menar att vi har fått in riktigt bra sommarvikarier detta år. De flesta har snabbt lärt sig jobbet och haft en engagerad attityd, mer än tidigare år.

Vad har varit det mest utmanande för dig som projektledare av detta utvecklingsarbete?

Främst har det varit att få rätt tekniska förutsättningar och rätt systemstöd för en bra process. Där har vi såklart inte haft vilka friheter som helst, men vi hittade till slut en lösning som fungerade tillräckligt bra. Det gäller främst att vi inte hann få fram en lösning där testerna kunde integreras med vårt rekryteringssystem så vissa bitar fick jag lösa delvis manuellt, men vi har med oss det inför framtiden. 

Vilka tips skulle du ge till andra som står inför att göra liknande utveckling?

  • Det främsta är – lita på forskningen och inte din magkänsla! Om du inte har koll på vad forskning säger om urval och rekrytering – ta hjälp av någon som kan
  • Välj helst DNV-certifierade tester så att du slipper försöka utvärdera validitet och reliabilitet hos testerna själv. Det kan vara väldigt svårt att veta vilken testleverantör man kan lita på
  • Satsa på bra systemstöd som kan sparat tid och krångel åt dig
  • Räkna lite grovt på hur mycket du tjänar på en evidensbaserad process i tid och pengar så att du kan argumentera för att det är värt att göra investeringen

Stort tack Marie för att du delar med dig av den häftiga förändringsresa ni gjort på Arla!

Om du vill höra ännu mer kan du lyssna på Rekryteringspodden där Josefin pratar mer med Marie om detta samarbete. Podden hittar du här, eller överallt där poddar finns.

Är du intresserad av att utveckla eller förfina era rekryteringsprocesser, tveka inte att kontakta oss. Läs mer och kontakta oss här.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.