Våra tips för kompetensbaserad kravprofil

Kravprofilen handlar om vad för kompetens vi letar efter. Kravprofilen handlar lika mycket om hur vi ska leta efter den. En väl genomarbetad kravprofil bör vägleda hela processen från start till slut. Här är några av våra tips på vägen:

Avsett tillräckligt med tid.
Grundarbetet är faktiskt viktigast, inte bara vid tapetsering! Det tar tid att bredspackla. Det tar tid att göra en bra kravprofil!

Involvera alla beslutsfattare och expert-tyckare.
Låt alla som ska vara med i det slutliga beslutsfattandet antingen vara delaktiga i kravprofilsarbetet eller åtminstone läsa igenom kravprofilen och säga sitt innan ni sätter igång! Den diskussionen om vad som krävs och är viktigast ska ni ha nu, inte sen, när ni står i slutet med två slutkandidater och två, tre, fyra olika viljor.

Sätt samman en representativ grupp för kravprofilsarbetet.
Se till att gruppen är så heterogen som möjligt. Är ni bara 35-åriga tjejer på HR är det kanske läge att bjuda in några andra? Få input från olika delar av verksamheten. Kanske även av kunder, leverantörer..

Gör kravprofilsarbetet i rätt ordning.
Börja inte med det ni upplever som lättast! Då är det nämligen mycket vanligt att fastna i något gammalt, något felaktigt, som inte riktigt stämmer med verkligheten. Exempelvis är det vanligt att man börjar rabbla upp relevant utbildningsbakgrund, branscherfarenhet och hur länge (x antal år) man ägnat sig åt olika saker, så som exempelvis personalansvar, när man börjar fundera över kraven för rollen.
I värsta fall blir kraven indirekt diskriminerande. I värsta fall missar ni guldkorn. I värsta fall bidrar er kravprofil till att cementera ni den arbetsmarknad vi har idag.

Identifiera vad som krävs för att agera kompetent i den aktuella rollen.
I detta läge är det absolut svåraste att ”hålla i sig”. Att inte fastna i gamla invanda tankemönster. Att inte rapa upp de slentrianmässigt ställda kraven. Att tänka utanför boken. Att tänka utanför normen.
Några frågor som kanske kan hjälpa er på traven.

  • Behöver man ha en master examen? Räcker en kandidat? Hur påverkas beteendet av om man har fem högskolepoäng kvar att ta ut, innan examen finns på ett tjockt papper med sigill? Kan gymnasiekompetens räcka?
  • Behöver man har varit verksam i en specifik bransch? Vad kan vi möjligen ha för nytta av en medarbetare från en helt annan bransch
  • Hur länge måste man ha arbetat? Kommer medarbetaren per automatik göra jobbet bättre (bete sig mer i linje med vad ni anser vara kompetent) om hen har fem års erfarenhet? Räcker 0,5 års erfarenhet? Finns en övre gräns? Kan man vara för senior? – Varför i så fall
  • Måste man kunna ett specifikt program, språk, system? Kan en ny medarbetare läras upp i det den inte kan från start? Finns det andra medarbetare som kan ta delar av det kunskapskrav som – om vi väljer att ta med dem i kravprofilen – begränsar och snävar av vårt urval avsevärt?

Definiera framgångsrika beteenden i er miljö/kultur, på ett mer generellt plan.
Om ni inte redan har gjort det är vårt tips att börja med att fundera kring hur man beter sig på ett ”framgångsrikt” sätt hos er. På ett mer generellt plan. Hur gör man? Hur gör man inte? Hur beter sig de som är framgångsrika, uppskattade och viktiga kulturbärare hos er?
När ni gjort detta definitionsarbete ett antal gånger är det mycket möjligt att ni som verksamhet kan landa ert eget ”kompetensramverk”. Detta ramverk innehåller då definitioner av hur man agerar i enlighet med verksamhetens värderingar, i era olika roller och kanske även på de olika nivåer som finns. Kompetensramverket kan ni sedan utgå ifrån vid samtliga framtida rekryteringar.

Genom att välja ut ett antal ”kompetenser” som ses som avgörande vid den aktuella rekryteringen skapar ni ”den röda tråden” i alla urvalssteg. Då vet ni vad ni ska ställa för urvalsfrågor, kompetensbaserade intervjufrågor, vad ni ska titta efter för testresultat (om ni använder det) och vilka simulerade övningar ni ska använda er av mm. Ett kompetensramverk är inte bara värdefullt i rekryteringssammanhang – ni kan med fördel använda det vid introduktion, uppföljningssamtal, utvecklingsplaner, successionsplanering, talent review, exit-samtal…

Sätt upp en tidplan redan i kravprofilen.
Och se till att alla som är involverade längs hela rekryteringsprocessen har avsatt tid i kalendern. Vem gör vad och när? Rekrytering är en viktig strategisk process – det håller alla med om. Men rekryteringsprojektet hanteras trots det ibland som projektet ”vem köper fredagsfikat?”. Ordning och reda i projektet – för kandidatupplevelsen och för att inte riskera att tappa era bästa kandidater!

Slopa er standardprocess – den funkar sannolikt inte!
Hur vi lägger upp – eller designar – rekryteringsprocessen bör enligt vår mening bero på vad kravprofilen landar i. I kompetensbaserad rekrytering finns inga universallösningar och därmed ingen standardprocess som kan appliceras på alla verksamhetens rekryteringar. Med detta sagt hoppas vi att åtminstone några av er att ifrågasätta er egen verksamhets ”standardprocess”.

Lycka till!